Als manager wil je in sommige gevallen graag inzicht hebben in wat een medewerker al gedaan heeft en wat deze nog moet doen in een bepaald proces. Ditzelfde inzicht wil je ook aan de medewerker geven zodat deze weet wat hem nog te doen staat. Maar hoe?
Je zou dit natuurlijk prima kunnen oplossen door je workflow zo in te richten dat ieder af te handelen punt op de checklist een ‘taak’ in de workflow is. Dit zorgt er voor dat er na het afhandelen van ieder actiepunt weer een volgende taak bij de betreffende medewerker terecht komt. Je mist dan alleen het overzicht van wat er al gedaan is en wat er nog moet gebeuren. Een andere oplossing zou zijn om alle af te handelen actiepunten toe te voegen als vinkvelden op het dossieritem. Je zou het dossieritem dan steeds moeten openen, aanpassen, een vinkje aanzetten en weer opslaan. Je hebt dan wel het overzicht, maar heel praktisch is het niet.
Maar waarom kiezen tussen twee matige oplossingen als je met een combinatie van deze twee een veel mooiere oplossing kan neerzetten?
In dit artikel leer je hoe je een checklist kan maken die je daadwerkelijk kan gaan afhandelen, en waarbij de workflow pas afgerond wordt als alle checklist punten zijn afgehandeld. Je gaat daarbij gebruik maken van dossieritems, workflowcondities, vinkvelden en workflowacties die waardes toekennen aan deze vinkvelden. Op deze manier ontstaat er een ‘visuele’ checklist waaraan je aan de kleur van het icoontje ziet of een actie is afgehandeld of niet, binnen één pagina.
Voor elk af te handelen punt op je checklist maak je een vrij vinkveld aan op het type dossieritem dat je hiervoor wil gaan inzetten. Ga naar de Managementtool, kies voor Dossier en vervolgens het juiste type dossieritem. Voeg hier per af te handelen actiepunt een vinkveld (ja/nee veld) toe. Normaal gesproken zou je deze velden ook willen tonen binnen je dossieritem en dus toevoegen aan een of meerdere tabbladen, maar in dit geval gaan we deze velden ‘onderwater’ gebruiken. Je hoeft ze dus niet op een tabblad te zetten.
Vervolgens maak je onder het type dossieritem dat je wil gaan gebruiken een nieuwe workflow aan, of kies je een bestaande workflow als je de checklist in een reeds bestaande flow wil gaan inbouwen. Nu voeg je per af te handelen actiepunt twee workflowacties toe. We gaan er namelijk voor zorgen dat er altijd maar één van de twee zichtbaar is. Geef een van de twee acties steeds een groen icoontje en de andere een rood icoontje. Stel per workflowactie in dat deze als vervolgtaak weer naar dezelfde taak teruggaat.
Om ervoor te zorgen dat steeds maar één van de twee workflowacties zichtbaar is, moet je een aantal workflowcondities gaan toevoegen. Dit doe je door helemaal naar het begin van je workflow te gaan, en daar de gegevensverzameling ‘Dossier’ toe te voegen, met daarin alle vinkvelden die je eerder hebt aangemaakt. Vervolgens maak je onder het kopje ‘Conditie’ steeds twee condities per af te handelen actie aan:
Hierbij filter je dus per vinkveld of deze gevuld is met een Ja of Nee. Al deze condities koppel je vervolgens aan de eerder toegevoegde workflowacties. De conditie met ‘= J’ voeg je toe aan de actie met het groene icoontje, en de conditie met ‘= N’ aan de rode.
We willen dat iemand door middel van het uitvoeren van een workflowactie onderwater deze vinkvelden verandert van waarde, zodat de conditie verandert, en dus de andere actie met het andere icoontje zichtbaar wordt. Hiervoor maak je gebruik van de optie ‘Waarde toekennen’. Bij de acties met het rode icoontje voeg je een regel toe waarbij je de waarde van het vinkveld verandert naar ‘Ja’. Dit zorgt ervoor dat, wanneer je na het uitvoeren van de actie terugkomt in het dossieritem, het checklist item veranderd is van een rood icoontje naar een groen icoontje.
Zijn alle actiepunten afgehandeld? Dan wil je dat de flow doorgaat naar de volgende taak of misschien wel definitief afgehandeld wordt. Voeg daarom ook nog een actie toe aan je taak die heet ‘Alle actiepunten afgehandeld’. Bij deze actie stel je in dat deze conditioneel doorgaat naar de vervolgtaak onder de conditie ‘Alles = J’. Deze conditie moet je dus ook nog toevoegen aan je workflow, waarbij je filtert op alle vinkvelden waarbij de waarde ‘Ja’ is. Deze workflowactie hoeft natuurlijk niet zichtbaar te zijn voor gebruikers, dus koppel deze conditie ook onder de optie ‘Zichtbaar als’, zodat deze alleen zichtbaar is als alle acties zijn afgehandeld. Hij is dan alsnog niet zichtbaar, omdat de workflow deze actie al automatisch heeft uitgevoerd en je workflow dus is afgehandeld.
Procentje beter tip:
Gebruik voor workflowacties die de workflow conditioneel afhandelen of naar een vervolgtaak zetten bijvoorbeeld een tandwiel icoontje. Zo zie je direct tijdens het bewerken van de flow welke acties een conditionele afhandelactie bevatten.