Dag archiefkast, hallo digitaal dossier!

In de praktijk leven er veel excuses om het digitaal dossier in Profit NIET in te richten. Tijdens hun klantbezoeken hebben Succesmanagers Jill Kerkmans en Evelien Mulder ze inmiddels allemaal wel gehoord. Argumenten als ‘Zo doen we het al jaren’ of ‘Ik heb geen tijd’, maken op hen geen indruk meer. Zij kennen de feiten. Als je nu de archiefkast, boordevol papieren dossiers en ordners de deur uitdoet en kiest voor digitale dossiers, is de tijdsbesparing enorm. En dat is nog maar één van de voordelen.

Veel bedrijven beseffen onvoldoende dat ze met de keuze voor AFAS al een flinke stap richting digitaal werken gezet hebben. Als HR ingericht is, zijn er vaak al workflows in gebruik, bijvoorbeeld voor declaraties. Min of meer onbewust werken ze dan al met een digitaal dossier. Het is dus helemaal niet ingewikkeld. Als we dat met een klant bespreken, zie je hun ogen letterlijk opengaan.

DNA

Veranderangst als showstopper

Ook de veelgehoorde angst voor verandering is geen showstopper. De bestaande structuur is niet echt in één keer verdwenen. Daar is al eens goed over nagedacht en deze wordt omgezet naar AFAS. Door alles direct goed in te richten werkt de structuur gewoon door in alles wat er in een organisatie gebeurt. Vanzelfsprekend met oog voor kansen om te optimaliseren. Hierdoor zijn de voordelen direct merkbaar. HR-medewerkers hoeven niet langer documenten via mail te verzamelen, te printen en handmatig op te bergen.

Knippen en plakken

Niet langer knippen en plakken

Papier in dossiermappen wordt met Profit ingeruild voor een veilig en gestructureerd digitaal dossier. Deze dossiers zijn altijd op orde en voldoen aan de regels voor opslag en bewaren van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens. En als er iets aan die eisen verandert, is dat digitaal veel makkelijker aan te passen. Ook het maken van contracten of overeenkomsten is niet langer een kwestie van knippen en plakken. In AFAS doe je dit met een druk op de knop met alle actuele gegevens. Een digitale handtekening toevoegen en alles is centraal en goed vastgelegd.

HR-afdeling

HR-afdeling nooit meer dicht

Niet alleen de HR-afdeling profiteert van digitale dossiers en workflows. Met een duidelijke autorisatiestructuur hebben medewerkers altijd toegang tot hun eigen gegevens. Bovendien zijn ze zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens. Zo zijn alle gegevens up-to-date en als de geldigheidsduur van een document afloopt, ontvangen ze een signaal. In een digitale organisatie is het nooit meer de vraag wie de sleutel van de dossierkasten heeft. Het is echt niet meer van deze tijd dat de HR-afdeling ‘dicht’ is tijdens de lunch. Alle informatie is, met de juiste autorisatie 24/7 beschikbaar. Dit klinkt misschien als een commercieel verhaal. Maar je hebt de software al in huis. Je moet het alleen nog waarmaken.

HRM

HR draait om mensen, niet om dossiers

Durf jij de archiefkast weg te doen? Dat levert niet alleen de bovenstaande voordelen op. Het maakt je werk ook leuker. Vervang de kast voor een spreektafel. Of nog toffer: een pool- of airhockeytafel, of een massagestoel. En je creëert letterlijk de ruimte om met je collega’s in gesprek te gaan. Want laten we eerlijk zijn: HR draait om mensen niet om het beheren van mappen.

Wil je weten hoe je dat slim regelt? In hun break-outsessie tijdens de Dag van de AFAS beheerder geven Jill en Evelien je praktische tips over hoe je met het digitale dossier in Profit afscheid neemt van je archiefkast. Ze geven inzicht in de voordelen van een digitaal dossier, workflows, signalering en de digitale handtekening.

Webinar

Op 9 april 2019 vond het webinar 'Van archiefkast naar digitaal dossier' plaats. In dit webinar kom je alles te weten over de mogelijkheden die AFAS biedt om met een veilig en gestructureerd digitaal dossier te werken. Kijk het webinar gerust terug!

De kern van deze blog

Durf jij het aan de archiefkasten weg te doen? Je hebt de tools al in huis. Nu is het tijd voor actie!