De onontdekte parels van Profit 16

8 grote en kleine verbeteringen in Profit 16 waarmee je vandaag nog tijd bespaart

De uitlevering van Profit 16 is in volle gang. Tijdens de tweede volledig digitale AFAS Open van dit jaar presenteerden de productmanagers in hun video’s  de belangrijkste ins & outs. Ook de Profit webpagina’s en releasenotes staan weer boordevol extra informatie. In deze stroom aan nieuwe functionaliteit zie je een kleine verbetering soms gemakkelijk over het hoofd. Dat is ontzettend jammer vindt Senior Consultant Henk Sebens, omdat juist deze aanpassingen vaak veel impact hebben. Daarom ging hij ook in Profit 16 op zoek naar verbeteringen die – hoe onterecht ook - de spotlights niet halen. Hij zet acht parels uit Profit 16 in op een rij.
Parel 1: logboekmeldingen via de AppConnector bekijken 

Profit heeft een omgevingslogboek waar alle meldingen over de omgeving in terecht komen. Deze logboeken kunnen soms flink uitdijen, waardoor een specifieke melding lastig terug te vinden is. Dit gold ook voor eventuele fouten met de AppConnector – voor de koppeling tussen Profit en andere pakketten. Door deze meldingen nu bij de eigenschappen van de AppConnector te plaatsen, hoef je niet meer het hele logboek door te akkeren. Je vindt fouten sneller en kan ze dus ook gerichter op lossen. Daarnaast is dit beter autoriseerbaar zodat partners alleen de meldingen zien waar ze wat mee moeten.

Lees meer in dit artikel in het Helpcenter.

Parel 2: Workflow inkoopfactuur met functieveld voor controle van de overschrijving op geblokkeerde verplichting

Het inkoopproces is in Profit een complete workflow. Als alle stappen correct verlopen, volgt automatisch de betaling. Als bedragen niet kloppen volgt een controle. Deze checks zitten niet allemaal in de workflow. Zo’n controle kost meestal tijd. Met het nieuwe functieveld voor controle van de overschrijding op een geblokkeerde verplichting, kan je nu een marge voor de toegestane overschrijding instellen. Je kan dus verschillen, bijvoorbeeld tot 5 euro door laten gaan. Zo kan je nog beter sturen op de uitzonderingen die je aandacht écht nodig hebben.

Parel 3: Een projectboeking wordt automatisch transitorisch geboekt als dit ook voor de inkoopfactuur geldt

Transitorisch boeken van facturen ofwel het verdelen van een factuur over meerdere periodes kan al jaren in Profit Financieel. Als dit een project betrof, ging deze verdeling echter niet mee. De verdeling gebeurde dan handmatig. In Profit 16 gaat het transitorisch boeken van de inkoopfactuur automatisch mee naar het project. Zeker voor sectoren waar veel met projecten gewerkt wordt, zoals catering, schoonmaak of de bouw, scheelt deze verbetering veel extra werk.

Parel 4: Inkoopfactuur openen vanuit overzicht nacalculatie per project

Een andere verbetering waar projectklanten blij van worden, is dat je nu via het nacalculatieoverzicht in InSite kan doorklikken naar de inkoopfactuur. Bij nacalculatie is een goed inzicht in de verschillende kosten belangrijk. Je wilt dan bijvoorbeeld de geboekte uren en de inkoopfacturen zien. Dat is nu een kwestie van doorklikken. Je gaat dan meteen naar de betreffende inkoopfactuur. Het resultaat is nog sneller inzicht in alle kosten voor een nacalculatie. 

Parel 5: Mogelijkheid om verschillende workflows te gebruiken bij toevoegen en wijzigen van familieleden

In het verleden was er één workflow om familieleden via InSite toe te voegen of hun gegevens te wijzigen. En dat gold ook voor de controles. Maar het verschilt nogal of je een kind aanmeldt en ouderschapsverlof wilt aanvragen. Of dat je het noodtelefoonnummer van je partner wilt wijzigen. Als je nu een nieuw kind aanmeldt kun je daar nu een andere workflow aan koppelen, bijvoorbeeld voor een presentje en het opstarten van de aanvraag ouderschapsverlof. Dat werkt veel doelgerichter en makkelijker.

Parel 6: Roepnaam in plaats van voornaam in dossieritem omschrijving 

In Nederland verschillen officiële voornamen soms van de roepnaam. Voornamen staan op je paspoort en vliegticket, maar verder worden die nauwelijks gebruikt. Zo kent iedereen mij bij mijn roepnaam Henk en ik wil niet dat ik in AFAS als Hendricus naar voren kom. Profit 16 gebruikt de roepnaam. Wel zo duidelijk. 

Parel 7: Code van de organisatorische eenheid (OE) wijzigen

Organisatorische eenheden zijn een belangrijke pijler van de autorisatiestructuur binnen Profit. Hoewel er bij bedrijven regelmatig nieuwe functies of rollen ontstaan, was het niet mogelijk om de code van een OE te wijzigen. Als je wilde reorganiseren in je organogram moest je de medewerkers een nieuwe functieregel geven. Dat is nu veel eenvoudiger door de OE te hercoderen. 

Lees meer in dit artikel in het Helpcenter.

Parel 8: Indicator op aantal reacties in een workflowtaak binnen AFAS Pocket

Als je een workflowtaak in AFAS Pocket opent, zie je een aantal tabs. Een ervan is die voor reacties. Zeker als het een complexe of lange workflow betreft kan het aantal reacties flink oplopen. Je ziet dan soms door de bomen het bos niet meer in de reacties. De oplossing in Profit 16 is eenvoudig. Als je in AFAS Pocket een taak opent, zie je nu meteen een indicator op de ongelezen reacties. Je hebt dus meteen overzicht. 

Wat zijn jouw eigen parels?

Heb jij zelf ook al een of meer parels in Profit 16 ontdekt, waar nog niet over gecommuniceerd is? Laat het ons dan vooral weten. We delen deze graag met andere AFAS Beheerders. En heb je nog vragen over de parels van Henk? Neem dan contact op met je Succesmanager.