Als we alles voor de volle 100% goed doen, zijn procesbeheerders vrijwel onzichtbaar. Dan komen er namelijk geen vragen uit de organisatie. Om die ideale situatie te bereiken, moeten we vooraf weten wat klanten, in dit geval onze collega’s, willen. Pas dan kunnen we goed anticiperen en vragen voorkomen. Natuurlijk moet je daarvoor de software volledig beheersen en weten wat er in je organisatie gebeurt. Maar je kunt meer doen.
Onze afdeling, Procesbeheer, krijgt regelmatig verzoeken uit de organisatie. In dat geval stellen we ons zelf altijd drie vragen: Kan het in Profit? Als het antwoord nee is, stellen we een vervolgvraag: Kan het écht niet in Profit? Wanneer het antwoord dán nog steeds nee is, valideren we de vraag en gaan we de beste oplossing maken. Het doel is om zo’n proces in één keer goed in te richten en vervolgens automatiseren.
We gaan meteen voor het hoogste doel omdat collega’s dan optimaal geholpen zijn. Dat betekent dat je op zoek moet naar de vraag achter de vraag en ook kritisch mag zijn. Procesbeheerders willen dat iedereen binnen AFAS kan excelleren en dat is mogelijk met gestroomlijnde processen. Op die manier hoeft niemand dubbel werk te doen of lang te zoeken naar gegevens. Maar probeer het wel met één oplossing voor iedereen op te lossen. Anders ben je zelf maatwerk aan het maken. Met de juiste autorisatie en veiligheid is het eenvoudig om de juiste informatie bij de juiste mensen te krijgen. Zo kan iedereen doen waar hij goed in is. Het is geweldig om dat met iedereen in de organisatie te realiseren.
Om de beste oplossing te ontwikkelen, zoeken ook wij best wel eens de grenzen van de software op. Je kunt zelfs spreken van misbruik als we Profit gebruiken voor zaken waar het initieel helemaal niet voor bedoeld is. Door de bovenstaande drie vragen te stellen, dwingen we onszelf om creatief te zijn. Als AFAS bijvoorbeeld alle simkaarten wil registreren, gaan we nadenken hoe we dat slim kunnen doen. In eerste instantie lijkt het dan niet logisch dat we uitkomen bij Vaste Activa. Toch bleek dat de beste optie, omdat we dan ook makkelijk de koppeling met onze werknemers kunnen leggen. Door dit soort ideeën uit te werken, zijn we de proeftuin voor onze eigen software. En daarbij gaan we tot het gaatje.
Zoals je de grenzen van de software kunt rekken, is het ook belangrijk om te beseffen dat AFAS niet stopt bij de muren van je eigen organisatie. De voordelen liggen ook daarbuiten, dus kijk ook voorbij de horizon. Dat hoeft niet lastig te zijn. Een klachtenworkflow via OutSite is een eenvoudig en praktisch voorbeeld. Als klanten klachten via de site of portal centraal indienen, daarop automatisch een statusmail ontvangen en de klacht automatisch bij de juiste persoon terecht komt, is dat niet alleen efficiënt: Een klant voelt zich serieus genomen. Bovendien kun je het probleem sneller oplossen en heb je achteraf inzicht in de historie. Zo bespaar je extra werk en tijd, en krijgt je klant betere service. Zulke kansen liggen voor het grijpen met de software. Het is aan jou om ze te pakken, waarmee je jouw collega’s én je organisatie laat excelleren.