Solliciteren is soms een zenuwslopend proces waarin kandidaten eindeloos wachten op een reactie. Niet bij AFAS. Zodra je het sollicitatieformulier instuurt, krijg je via mail een inlogcode voor de sollicitatieportal. Via deze portal kunnen kandidaten het gehele proces op de voet volgen. Je logt gewoon in en ziet precies waar je in het proces zit. Aan de kant van AFAS is ook altijd duidelijk wie wat moet doen. De workflow wijst taken automatisch toe aan de juiste persoon. Omdat altijd direct duidelijk is wat er moet gebeuren, lukt het meestal om binnen 24 uur te reageren op een sollicitatie. Als dat niet het geval is, is er ook niets aan de hand. Naast een persoonlijke uitleg, ontstaat automatisch een taak om een reep chocola te versturen.
Een sollicitant vult op OutSite zelf de gegevens in die nodig zijn. Omdat alle data centraal worden vastgelegd, is de kans op fouten minimaal. Vervolgens is de relevante informatie direct vanuit de bron beschikbaar voor de verantwoordelijke medewerker. Dit voorkomt onnodige tussenstappen en vertraging. De communicatie is zoveel mogelijk gestandaardiseerd, waarbij er wel ruimte is voor een persoonlijke noot. Ook informatie die de sollicitant nodig heeft, bijvoorbeeld als voorbereiding op de stage-ochtend, opdracht of auditie, wordt automatisch verstuurd. Of via mail of als download op de portal.
Er komt geen papier meer aan te pas. Zelfs niet als we iemand in dienst nemen. De nieuwe medewerker ontvangt het arbeidscontract in pdf en de ondertekening doen we natuurlijk via digitaal ondertekenen. Daar houdt het geautomatiseerde proces nog niet op. Voor de eerste werkdag krijgt de afdeling een signaal dat er een nieuwe collega begint. Ook de facilitaire dienst is daar automatisch van op de hoogte gesteld. Zij zorgen dat er altijd een AFAS welkomstpakket klaarstaat. Zo voelt een nieuwe medewerker zich meteen welkom.
Bij AFAS hebben we inmiddels bijna alle stappen rondom werving & selectie met OutSite en InSite geautomatiseerd. Maar ook wij zijn klein begonnen. HR en Procesbeheer hebben het proces samen uitgedacht en uitgetekend. Daarna zijn we gewoon aan de slag gegaan. Gaandeweg hebben we veel geleerd over het proces en over Profit. Die kennis en ervaring gebruiken we om Sollicitant Self Service te verbeteren.
Je kunt eindeloos over de voordelen praten, het is veel belangrijker dat je er gewoon mee start. Neem het bestaande proces onder de loep en onderzoek waar het beter, sneller en efficiënter kan. In Profit kan je echt elke stap automatiseren. Maar wees wel kritisch. Het is niet zinvol om overbodige onderdelen ook mee te nemen. Is het bijvoorbeeld echt nodig dat iets langs drie mensen moet voor akkoord? Waar ligt de verantwoordelijkheid echt? Blijf dit soort vragen stellen en maak vooral het proces dat bij je bedrijf past. Besef verder dat je als organisatie in ontwikkeling blijft. Sollicitant Self Service is niet in beton gegoten. Je kunt er altijd je eigen invulling aan geven. Doe dat dan ook.
De grote vraag is altijd: hoe dan? Met een live demo hielp Ilona je op weg tijdens de Dag van de AFAS beheerder 2018! Heb je de presentatie van Ilona gemist of wil je deze nog een keer bekijken? Klik dan op onderstaande video.
Ilona was één van de break-outsprekers op de Dag van de AFAS beheerder 2018. De presentatie van Ilona vind je onder dit blog.