Eerste dag(en) van de AFAS Beheerder (Verslag)

Op 17 & 22 november 2016 en 17 & 19 januari 2017 hebben de eerste dagen van de AFAS Beheerder plaatsgevonden bij AFAS.

De AFAS Beheerder in de spotlights. Hoe vaak komt dat nou voor? Bij veel organisaties speelt de beheerder vooral een rol op de achtergrond. Een gemiste kans in onze ogen. Zij zorgen er immers voor dat de software bij onze klanten goed werkt. Tijd om de AFAS Beheerders uit de schaduw te halen en te helpen om hun werk leuker en eenvoudiger te maken.

Dat doen we met een speciaal evenement: de ‘Dag van de AFAS Beheerder’. Een dag waarop we AFAS Beheerders informeren en inspireren. En vooral de kans bieden om elkaar beter te leren kennen en van elkaars ervaringen te leren. We geven je graag een impressie!

De AFAS Beheerder is onmisbaar

Waarom is de AFAS Beheerder zo belangrijk voor AFAS? Dat is heel eenvoudig volgens Marketing Manager Klantsucces Rik ten Wolde. Als organisaties optimaal profiteren van onze software levert dat ons tevredener klanten op. Hoewel hij weet dat AFAS Beheerders daarbij onmisbaar zijn, wist AFAS aanvankelijk nog weinig van deze groep. De noodzaak om dit verder uit te zoeken ontstond toen bleek dat 77 procent van de organisaties nog geen optimaal gebruik van AFAS maken en gemiddeld daardoor minder tevreden zijn. Deze cijfers onderstrepen voor Rik dat er dus nog genoeg ruimte voor verbetering is. En dat is precies waar we op de Dag van de AFAS Beheerder een begin mee maken.

Een serieuze rol

Als de AFAS Beheerder dan zo belangrijk is voor AFAS, moeten we niet alleen weten wie het zijn, maar ook wat ze bezig houdt. Om een goed beeld te krijgen ging Marketingtrainee Jacco Faaij op onderzoek uit. Uit zijn gesprekken met tientallen klanten, partners, consultants en adviseurs kwam een grote diversiteit binnen deze groep naar voren. Bovendien onderstreepte zijn onderzoek dat de rol van de AFAS Beheerder een serieuze rol is, die door verschillende mensen in een organisatie wordt uitgevoerd. Een deel doet dit werk naast hun gewone werk, terwijl anderen fulltime aan de software werken. Op basis van de onderzoeksgegevens heeft Jacco vier soorten AFAS Beheerders met het bijbehorende kennisniveau geïdentificeerd. Dit geeft AFAS de handvatten om de verschillende groepen informatie op maat te bieden en om te zorgen dat iedereen zich kan blijven ontwikkelen.

Succesbeheer

Om AFAS Beheerders direct te bereiken, zijn de speciale Succesbeheerpagina’s op de klantportal gemaakt. Hier staan tips, blogs, artikelen, klantverhalen en templates speciaal voor de AFAS Beheerder. Bij deze informatieve en praktische artikelen geven we duidelijk aan voor wie ze bestemd zijn. Zo kan iedereen snel interessante content vinden. We adviseren je deze pagina’s regelmatig te checken. Kijk daarnaast zeker even naar de speciale pagina ‘Leren van elkaar’. Daar vind je allerlei tips van andere AFAS Beheerders.

Bekijk de presentatie van Rik ten Wolde & Jacco Faaij:


De meerwaarde van AFAS beheer

Eén van de belangrijke bevindingen uit het onderzoek van Jacco is dat 53 procent van de AFAS Beheerders te weinig tijd heeft om de software echt te optimaliseren. Eén van de manieren om dat te doen, is zorgen dat je alles van de software afweet. Volgens Manager Opleiding & Advies, Robbert de Ruijter kun je dan veel sneller schakelen en zijn echte procesverbeteringen makkelijker te realiseren. Bovendien bespaar je zo flink wat tijd en geld. Hij helpt je op weg met praktische tips om je werk eenvoudiger en leuker te maken.

Betrek enthousiaste en negatieve collega's bij verbeteringen

Robbert onderstreept dat het vermogen om je werk zelfstandig te kunnen doen belangrijk is voor AFAS Beheerders. Toch kom je nergens zonder draagvlak bij je management en je collega’s. Zorg dus dat je weet wat er speelt en wat AFAS kan betekenen voor je bedrijf en je collega’s. Op dat vlak ben jij de autoriteit, dus durf initiatief te nemen en vergeet vooral niet je collega’s, enthousiast of sceptisch, te betrekken. Je wilt namelijk wel dat zij de verbeteringen ook echt gaan gebruiken.

Maak een jaarplan

Eén onderwerp dat we uit de presentatie van Robbert lichten is het jaarplan. Hij is hierover heel stellig: een jaarplanning is dé manier om succesvolle projecten echt gedaan te krijgen. Uit ervaring weet hij dat verbetering een grotere kans van slagen heeft als je vooraf duidelijk maakt wat je wilt bereiken. Met een business cases maak je glashelder wat verbeteringen opleveren en welke inspanning daarvoor nodig is. Een jaarplan met strakke doelen en duidelijke projecten geeft jezelf en anderen in de organisatie vastigheid. Wees daarom ook altijd zo concreet mogelijk over het tijdspad. En benut die duidelijkheid om collega’s voor, tijdens en na het project te betrekken. Het is namelijk ook veel leuker om uiteindelijk samen het succes te vieren en de volgende verbetering weer in gang te zetten. In een later artikel gaan we zeker nog dieper in op het jaarplan.

Bekijk de presentatie van Robbert de Ruijter:


Sneak peak Profit 3

Het is zaak dat AFAS Beheerders goed luisteren naar de wensen van gebruikers. En dat is voor de productontwikkelaars van AFAS niet anders, stelt Manager Productmanagement, Mohamed Amri. Als voorbeeld noemt hij de inspraak- en focussessies die AFAS regelmatig organiseert. Tijdens een inspraaksessie delen klanten hun wensen en suggesties. Bij een focussessie gaan deelnemers echt de diepte in. Op die manier hebben AFAS Beheerders direct invloed op de uiteindelijke oplossing. De resultaten van de meest recente sessies komen samen in Profit 3, waarvoor de uitrol vanaf eind april 2017 op de planning staat. De planning vind je terug op afas.nl/roadmap.

InSite gaaf maken

De kernwoorden voor Profit 3 zijn ‘user experience’, ‘performance’ en ‘security’. Daarnaast staan gebruiksgemak en eenvoud centraal. De verbeteringen die daarvoor op stapel staan, zijn niet altijd technisch. Als voorbeeld noemt Mohamed de nieuwe opties om InSite en OutSite gebruiksvriendelijker te maken. Niet alleen als portal voor allerlei functionaliteit, maar ook om het intranet in te zetten als instrument om de bedrijfscultuur te versterken met nieuws en video. Die gebruikerservaring is natuurlijk wel afhankelijk van de performance. Op dat vlak maakt AFAS continu stappen. Zo is de laadtijd van webpagina’s op het AFAS Online platform sinds februari 2015 bijna vier keer korter geworden. Deze snelheid mag natuurlijk niet ten koste van de veiligheid gaan. Strenge regelgeving probeert de beveiligingsrisico’s te beperken. In het verlengde daarvan scherpt AFAS de security steeds verder aan. Daarbij ligt de focus op security dwars door alle processen heen en wordt bijvoorbeeld ook 2-factor authenticatie geïntroduceerd.

Spontaan applaus

Mohamed haalt tijdens zijn presentatie een waslijst aan nieuwe functionaliteit en verbeteringen aan, die het enthousiaste publiek in sommige gevallen met applaus ontvangt. Zo maakt het redesign voor boekingslayouts uren boeken veel makkelijker. Nieuwe snelinvoer-opties zorgen dat mutaties met een paar muisklikken te verwerken zijn. In combinatie met slimme workflows, zijn audits en control aanzienlijk eenvoudiger. Andere nuttige aanpassingen zijn de optimalisatie van de dossieritems met drag & drop functionaliteit voor documenten en het stroomlijnen van het inkoopproces. Stuk voor stuk verbeteringen die het werk van gebruikers beter ondersteunen en de optimalisatiekansen voor de AFAS Beheerder verder vergroten.

Profit bij AFAS

Als er één groep is die de rol van AFAS Beheerder serieus neemt, zijn het onze eigen applicatiebeheerders. AFAS heeft vier procesbeheerders in dienst en manager Hans Roozen deelt zijn ervaringen graag met zijn collega-beheerders. De procesbeheerders bij AFAS zijn onder andere verantwoordelijk voor AFAS Online, kwaliteitsmanagement (zoals ISO- en ISEA-certificeringen) en applicatiebeheer. Hans heeft als beheerder het privilege dat hij letterlijk overal bij kan. Toch is dat niet altijd prettig. Toen Hans het AFAS beheer overnam, trof hij een organigram aan waarin structuur ontbrak. Zijn eerste taak was een simpel en praktisch model opzetten. Dat is het fundament voor de gehele autorisatiestructuur van Profit. Hoewel dit een fikse klus was, is nu wel steeds duidelijk wie wat mag en ligt die verantwoordelijkheid ook bij de business. Dit geeft rust en voorkomt veel discussie. In dit artikel gaat Hans dieper in op de autorisatie en geeft hij tips om het werk overzichtelijker en makkelijker te maken.

Fan van Workflows

Hans legt de verantwoordelijkheid graag waar deze binnen de organisatie hoort. AFAS faciliteert dat. Bijvoorbeeld bij InSite. Iedere divisie binnen AFAS kan zijn deel van InSite naar eigen inzicht inrichten. Teams gaan zelf aan de slag met standaardfunctionaliteit voor todo-lijsten, nieuws of handboeken. Zo kiezen ze zelf de indeling die past bij hun activiteiten en processen. Zijn enthousiasme over Profit gaat nog een stap verder: hij is een grote fan van workflows. En niet voor niets. Door processen binnen afdelingen of organisatiebreed in te richten weet iedereen precies wat er wanneer moet gebeuren. De kans op fouten neemt zo sterk af. AFAS heeft momenteel 160 workflows ingericht. Dat werkt heel prettig en is kwaliteitverhogend. Bovendien is het handig voor de toetsing van de ISO-certificeringen. We kunnen altijd aantonen dat we volledig in control zijn.

Signalen 2.0

Tot slot gaat Hans in op voordeel van signalen. Bij AFAS variëren die van het een melding bij het te laat inleveren van een beamer tot een berichtje twee dagen voor je verjaardag met de vraag naar welk adres we de bloemen kunnen sturen. Signalen zijn heel makkelijk en voorkomen veel fouten. Bovendien bieden de vrije velden in Profit extra mogelijkheden: Signalen 2.0. Zo heeft de facilitaire dienst van AFAS alle schoonmaakactiviteiten vastgelegd, inclusief hoe vaak ze in een bepaalde periode schoongemaakt moeten worden. Dat gaat om het stofzuigen van de gang tot het reinigen van de AFAS letters voor het gebouw. Door dit vast te leggen, en de interieurverzorger te voorzien van een eigen iPad, kan ook deze geautomatiseerd en taakgestuurd werken. Zo wordt er nooit iets vergeten.

Standaardisatie geeft rust

Dit voorbeeld onderstreept volgens Hans het belang van standaardisatie. Het werkt eenvoudig. Als er een vraag komt, gebruik je de standaard of maak je een standaard. AFAS biedt daarvoor alle mogelijkheden. Zo geeft de software Hans rust en de kans om zich te concentreren op de optimalisatie van AFAS. Dat is precies wat we met het inspirerende programma van de Dag van de AFAS Beheerder en de Succesbeheer portal willen bereiken. 

Bekijk de presentatie van Hans Roozen:


Tot de volgende keer!

Inmiddels hebben we de eerste vier edities van de Dag van de AFAS Beheerder achter de rug. Wat ons betreft waren deze dagen een groot succes, en dit wordt onderstreept door de bezoekers die de dagen gemiddeld met een mooie 7,9 beoordeelden. Dat gaan we dus zeker vaker doen. Graag tot de volgende keer!