Het wordt even op je tong bijten, maar als je dit deel goed doet, is de helft al gewonnen. Zorg dat je níéts zegt over wat de komende tijd de bedoeling is, wat je verwacht en waar je mensen op afrekent. Sterker nog: je vertelt niet eens van wíé je iets verwacht, of wie je als beheerder ziet. Krijg je moeilijke vragen? Geef dan een vriendelijk onduidelijk antwoord in de categorie: ‘Wat een interessante vraag, daar ga ik over nadenken en daar kom ik op terug.’ Of stuur de vraag aan zoveel mogelijk mensen door. Dan krijg je meerdere antwoorden en duurt alles nog langer.
Beheerders zijn vast goed in hun werk, maar uiteindelijk ben jij de baas. En of je nu wel of geen verstand hebt van ICT: jij beslist. Dat kun jij als goede generalist. Vraag van je medewerker dus vooral geen daden, maar plánnen. Uitgewerkt op a4, liefst geprint, in ieder geval een pagina of drie, vier. Neem rustig de tijd om deze plannen te beoordelen. Zeg vervolgens dat je het eigenlijk anders voor je zag en dat de persoon in kwestie volgens jou beter kan (niet meer zeggen dan dat, zie stap 1).
Vraag van je medewerker dus vooral geen daden, maar plánnen.
Specialisten zijn lastige mensen, dat weet jij als geen ander. Ze stellen moeilijke vragen, en worden niet gehinderd door statusgevoel. Zorg dus dat de kennis van je beheerder vooral niet toeneemt. Wat je beheerder in de avonduren doet, moet hij zelf weten, maar in jouw tijd wordt er niet geleerd. Zo simpel is het. Desnoods huur je langdurig een externe partij in om implementatie en optimalisatie te regelen, zodat die kennis niet ín je organisatie terecht komt. Dat moet natuurlijk wel een partij zijn die niet te principieel is over het schrijven van uren. Dat kost wat, maar bedenk: juist hoge kosten zijn ideaal om klachten over het systeem in de hand te werken.
Het is natuurlijk het allermooiste als de software zichzelf om zeep helpt. Nou lukt dat nooit helemaal, zeker niet met de automatische updates van tegenwoordig, maar zorgen dat je software maximaal verouderd is, is een mooi streven.
Prachtig toch als de mensen van HR komen klagen, dat ze de nieuwste cao-gegevens niet kunnen vinden of dat de software niet GDPR-proof is? Schakel nu naadloos over naar stap 1. Zeg: ‘Joh, wat erg, dat zou je toch niet verwachten van zo’n duur pakket. Ik ga er meteen achteraan.’ Doe vervolgens niks. Laat het aantal klagers oplopen. Totdat jij niet anders kunt, dan de stekker eruit trekken. Hoe graag je het ook anders had gewild. Bijkomend voordeel: als manager ben jij bijzonder daadkrachtig opgetreden en dat versterkt waarschijnlijk je positie binnen de organisatie.
Het punt met de bedrijfssoftware van tegenwoordig is dat ze goed is. En het probleem met beheerders is dat ze echt hart voor hun vak hebben. De kunst is dus om hén te breken. Dat laatste is je grootste uitdaging. Want beheerders zullen er alles aan doen, om te zorgen dat de implementatie en optimalisatie wel een succes wordt. Pak ze daarom op hun motivatie. Dat is een kwestie van lange adem. Blijf alle vier de bovenstaande stappen uitvoeren. Net zo lang tot ook de beheerder het niet meer ziet zitten en misschien zelfs ergens anders gaat solliciteren waar hij of zij wel het maximale uit de software kan halen. En jij precies bent waar je wezen wilt: een goedbetaalde, liever-lui-dan-moe manager van een net-niet-nutteloze afdeling.
Het is misschien dan toch eens goed om een Succesmanager om hulp te vragen.
PS: Dit artikel is zéér geschikt om door te sturen naar je manager!