Door een slimme voorbereiding kun je jezelf een hele hoop stress besparen. Hoe je dat doet? Marco Pijnappel, controller bij AFAS, geeft je 5 tips.
Het is de kunst de werkwijze binnen de organisatie zoveel mogelijk te structureren; maak van de jaarrekening dan ook een workflow gestuurd proces. Per medewerker definieer je vooraf digitale taken en signaleringen van werkzaamheden die plaats moeten vinden. Als controller kom je zo in de rol van procesbewaker en kun je bijhouden of iedereen taken tijdig en volledig uitvoert. Afhankelijk van de omvang van je bedrijf, scheelt een gestructureerde werkwijze bij het opleveren van de jaarrekening twee tot drie dagen. Daarnaast geef je een goed signaal af aan eventuele aandeelhouders, want je laat zien: wij zijn in control, continu.
Werken met een los handboek en daar vervolgens van afwijken, dat werkt vragen van de accountant in de hand. Het is beter om het werk zo te organiseren, dat het volgen van procedures wordt afgedwongen.
Neem bijvoorbeeld de totstandkoming van een creditnota. Je kunt het zo organiseren dat tot een bepaald bedrag de manager een creditering beoordeeld, bijvoorbeeld €1000, en iedere creditering boven dit bedrag via de CFO gaat. Laat je dit proces via een digitale workflow verlopen, dan is het bij de accountantscontrole een kwestie van creditering workflows nalopen over wat er wanneer en waarom is gebeurt. Je legt door deze procedure de verantwoording voor financiële keuzes gedurende het jaar af, in plaats van achteraf. Verrassingen achteraf zijn hiermee uitgesloten. Voor zowel de accountant als jou een groot voordeel!
Een prominente rol binnen het jaarrekeningproces speelt de zogenoemde ‘Prepared by Client List’, met specificaties, rondrekeningen, aansluitingen en lijstjes. Loop eens na: wat lever je elk jaar extra aan? Zorg dat je die zaken alvast klaar hebt staan voor de volgende controle. Je wordt dan nauwelijks nog verrast door verzoeken om extra informatie tijdens de controle aan het begin van het nieuwe jaar.
Er zijn nogal wat documenten in omloop die de accountant tijdens de controle graag raadpleegt, zoals specificaties, inkoopcontracten en verslagen van aandeelhoudersvergaderingen. Aan jou de taak om deze digitaal inzichtelijk te maken op één centrale (versleutelde) plek, bijvoorbeeld via het intranet. Hiermee bereik je dat het controleteam op één plek alle informatie vindt die nodig is voor het uitvoeren van de audit. Dit voorkomt dat het team stilvalt omdat jij naar een document op zoek moet. Voeg er een mogelijkheid voor aftekenen aan toe, dan weet de controleleider ook wat de stand van zaken is.
Het opzetten van procedures en het maken van de juiste taakverdeling – onder andere met behulp van workflows – is iets waar je ieder jaar de vruchten van kunt plukken. En dat is dan ook de afsluitende tip: zorg dat je al het werk wat je hebt bedacht en verdeeld, eenvoudig kunt dupliceren en de taken in het nieuwe jaar geautomatiseerd terug kunt laten komen. Je aandacht hoeft dan niet uit te gaan naar wat en wanneer er moet gebeuren, maar of het gebeurt en of je nóg een procentje beter kunt voorsorteren op de controle.
Op de Dag van de AFAS beheerder deelde Marco zijn verhaal over stress voorkomen voor de accountantscontrole. Heb je de presentatie van Marco gemist of wil je deze nog een keer bekijken? Klik dan op onderstaande video.
Marco was één van de break-outsprekers op de Dag van de AFAS beheerder 2018. De presentatie van Marco vind je onder dit blog.