Hoe doe je dat? In dit artikel vind je de tips om berichtsjablonen in je huisstijl te zetten en zo je eigen identiteit te bewaken. Dit geldt ook voor de standaardberichten vanuit de software van AFAS.
Wil je algemene informatie over berichtsjablonen, zoals het inrichten, koppelen en beheren? Dan vind je deze informatie uitgebreid in onze help.
In de template worden standaard berichten uitgeleverd in een standaardhuisstijl. We krijgen steeds vaker de vraag van klanten of zij kunnen beschikken over deze stijl zodat zij afbeeldingen of tekst kunnen aanpassen.
Via deze link kun je het .PSD-bestand van de e-mailheader downloaden en naar eigen inzicht aanpassen. Vervolgens kun je deze uploaden op de wijze zoals dat in stap 4 wordt uitgelegd.
De beste breedte voor een e-mail is 600px. Als je deze breedte aanhoudt, wordt een e-mail zowel op een desktop als op een mobiel apparaat goed weergegeven.
In het berichtsjabloon kun je deze breedte instellen door te beginnen met het toevoegen van een tabel. Wanneer je dit niet met een tabel doet, moet je met de [ENTER]-toets de regeleindes aangeven en dit is onwenselijk.
Het toevoegen van een tabel doe je door op het icoontje van de tabel te klikken. Hier zie je een weergave om te starten met de tabel.
Tip: in de bewerkfase kun je de randdikte van de tabel ook tijdelijk op 1 zetten. Hierdoor kun je makkelijker werken doordat je overzicht duidelijker wordt. Voor het opslaan van het uiteindelijke berichtsjabloon pas je de tabel vervolgens weer aan naar randdikte 0 en sla je het berichtsjabloon op.
Hieronder zie je een voorbeeld van een tabel waar een afbeelding boven geplaatst gaat worden, in het midden een tekst en een afbeelding onder. De randdikte van deze tabel staat op 1.
Het personaliseren van je bericht doe je door tags te gebruiken die uit de gegevensverzameling komen. In dit artikel op de AFAS Help vind je hoe je tags toevoegt aan je berichtsjabloon.
Omdat een e-mail in veel verschillende e-mailprogramma’s ontvangen kan worden (zoals Outlook, Gmail, Hotmail) is er een aantal lettertypes afgesproken die je ‘veilig’ kan gebruiken. Deze lettertypes kun je kiezen in de E-mailtemplate editor.
Onze tip is om eerst de tekst te typen, zodat deze helemaal gereed is. Vervolgens selecteer je alle tekst, en pas je helemaal aan het eind pas de stijl toe (lettertype, kleur, lettergrootte). Zo weet je zeker dat de stijl door je hele mail gelijk is.
Voor toepassen stijl:
Na toepassen stijl:
Voor het toevoegen van afbeeldingen in een berichtsjabloon zijn er twee mogelijkheden: Het ‘uploaden’ van een afbeelding in het bericht of het opgeven van een URL waar de afbeelding staat.
Het opgeven van een URL heeft hierbij de voorkeur. Beide functies werken goed, maar het verschil zit in de wijze waarop de ontvanger de mail gaat zien. Met de functie ‘uploaden’ kan het voorkomen dat afbeeldingen die zijn toegevoegd niet direct in het bericht getoond worden, maar als een aparte bijlage bij de e-mail worden meegezonden. Als de afbeeldingen worden toegevoegd door een URL, dan worden deze per keer ‘live’ opgehaald van het web en altijd goed getoond.
Bijkomend voordeel van deze methode is dat je afbeeldingen van een berichtsjabloon centraal kunt beheren. Wijzig je een afbeelding, maar blijft de url gelijk (doordat je deze precies op dezelfde plek upload, met dezelfde bestandsnaam). Dan wordt vanaf dat moment de nieuwe afbeelding getoond wanneer een bericht wordt verzonden vanuit dit berichtsjabloon. Let er dan op dat de afmetingen van de afbeelding wél gelijk blijven, anders wordt de nieuwe afbeelding uitgerekt weergegeven.
Hoe voeg je een afbeelding toe via de url?
Het makkelijkste is om hier een upload via het web voor te gebruiken die binnen je organisatie tot je beschikking staat. Dit is bijvoorbeeld je website of een ftp-server. Belangrijk is dat deze afbeelding voor iedereen toegankelijk moet zijn. Als je een OutSite hebt ingericht die voor iedereen toegankelijk is, dan kun je hier de afbeelding ook uploaden als een ‘downloadbaar bestand’. Vervolgens gebruik je de precieze url van de afbeelding om deze toe te voegen aan de mail.
Na het toevoegen van de afbeeldingen (en het terugzetten van de randdikte van de tabel op 0), ziet het bericht er als volgt uit:
Vervolgens kun je het berichtsjabloon met het groene vinkje linksboven opslaan en is het berichtsjabloon klaar voor gebruik!