Een klantportal opzetten klinkt misschien als een lastige klus. Maar in de praktijk valt dat reuze mee. Het zit gewoon al in de software van AFAS en met de portalfunctionaliteit OutSite richt je het in de meeste gevallen binnen een paar dagen in. Als Succesbeheerder ligt de kans om het werk en het leven van je collega’s bij de financiële administratie veel makkelijker te maken voor het grijpen. En tegelijkertijd vergroot je ook de professionele uitstraling van je organisatie bij klanten.
Hoe fijn is het als je klanten via de portal zelf hun vragen kunnen beantwoorden? Dat bespaart iedereen tijd en je klanten krijgen nog betere service ook. Want ze zijn niet meer afhankelijk van werktijden of de beschikbaarheid van mensen. Via OutSite ben je gewoon 24/7 open. Je geeft geautoriseerde toegang aan specifieke contactpersonen bij je klant. Hierdoor kunnen ze antwoorden op vragen eenvoudig zelf terugvinden. Bovendien houden ze zelf hun gegevens up-to-date, waardoor de kans op fouten of misverstanden verdwijnt. En dit alles is AVG-proof. Er gaan geen documenten of privacygevoelige informatie meer via mail heen en weer. Data blijft op één veilige plek en belandt niet in mailboxen of op onbeheerde servers.
In OutSite worden veelgebruikte workflows standaard meegeleverd. Bijvoorbeeld vragen over een factuur, maar ook de registratie van klachten of verbetersuggesties. Je kunt OutSite inrichten zoals het voor jouw organisatie het beste werkt. Als er een vraag binnenkomt, krijgt de vraagsteller automatisch een bevestiging hiervan. Je kunt inrichten dat klanten zelf de status van hun vragen op kunnen zoeken. Dit geldt ook voor een orderstatus. En vergeet niet hoe handig het is om FAQ items te publiceren zodat klanten hun antwoord zelf op kunnen zoeken. Dus ook wanneer je een training of een vrije dag hebt, is je klant perfect geholpen.
En als je wilt, kan er natuurlijk veel meer. Communicatie met klanten gaat verder dan vragen beantwoorden. OutSite biedt uitgebreide functionaliteit, bijvoorbeeld om klanten ook online orders te laten plaatsen. Zo kan je snel doorgroeien naar een bestelportaal. Als je die stap zet, is een digitale handtekening toevoegen ook een logische stap. Met al deze opties help je je collega’s om hun tijd beter te besteden, zodat zij meer aandacht kunnen besteden aan leuke dingen. Zoals processen verbeteren of rapportages aanscherpen om nog beter kunnen sturen. Bovendien is er dan ook meer tijd voor persoonlijk contact met klanten. Dus gewoon even bellen met je klant om te vragen hoe het gaat als je ziet dat een factuur wat langer openstaat.
Een OutSite portal inrichten is een relatief kleine stap met enorme positieve effecten op de korte en lange termijn. Want tijd besparen en betere service maken je collega’s en je klanten blij. Zo’n kans om te scoren, mag je bijna niet laten lopen.
Zien hoe je dit ook kunt regelen voor jouw organisatie? Kijk dan nu de sessie van Maarten en Marko tijdens de Dag van De AFAS Beheerder terug.
Heb je vragen over het inrichten van OutSite voor jouw organisatie? De Succesmanager helpt je graag op weg!