Als je je taken met post-its, excel-sheets of Outlook-herinneringen bijhoudt, is er altijd een kans dat je iets vergeet. Jij kunt wel heel zorgvuldig zijn, maar als je onverwacht uitvalt of lang op vakantie gaat, is het lastig om je werk over te dragen. Zeker als collega’s niet goed weten welke taken er open staan. Het inrichten van repeterende werkzaamheden is dé oplossing. Je creëert overzicht en zorgt ervoor dat terugkerend werk altijd goed gestructureerd is. Zo blijven er geen taken liggen. Extra voordeel is dat de historie vastgelegd is, alles te toetsen is en duidelijk is wie wat wanneer gedaan heeft. Hier zijn de auditoren van onze certificeringen gek op.
Toen wij op zoek gingen naar repeterende taken ontdekten we dat er twee soorten repeterende taken zijn: verlopende en vaste. In het eerste geval gaat het om een actie nadat een bepaald event is afgerond. Belangrijk hierbij is dat het vastgelegd is in Profit. Het idee is simpel: als Profit het weet, kun je het signaleren. Bijvoorbeeld een signaal voor een contactmoment met een klant een half jaar na afronding van een implementatie of na een klacht. Bij AFAS noemen we dat ook wel geautomatiseerde spontaniteit. Kijk je bijvoorbeeld elke dag of een contactpersoon bij een klant jarig is? Laat je dan automatisch informeren als dit het geval is!
Het is een ander verhaal als het gaat om de repeterende taken die met een vaste frequentie terugkomen, zoals schoonmaaktaken, de btw-aangifte of de jaarlijkse 1-aprilgrap. Wat hebben deze taken gemeen? Ze staan nog nergens in Profit maar hebben wel een vaste frequentie waarop ze af moeten gaan. We hebben deze repeterende taken een eigen plek gegeven en in een vrij bestand gezet. Die hoef je dus niet meer in je agenda of elders bij te houden.
Vaste repeterende taken richt je per afdeling in, het liefst in de workflow van de betreffende afdeling. Dan verschijnen ze tussen de dagelijkse werkzaamheden van de afdeling. Het enige wat je hoeft te doen als er een nieuwe afdeling mee wil gaan werken is zorgen dat je basissignaal voor repeterende werkzaamheden gekopieerd wordt en de afdelings-workflow aftrapt. Via een signaal controleren we of de repeterende taak van toepassing is en we sturen een workflow in om de taak uit te laten voeren. Daarna is de afdeling aan zet.
Als een nieuwe afdeling met repeterende werkzaamheden begint, gaan we altijd met ze op zoek naar de Outlook-herinneringen en excel-lijstes die we kunnen gebruiken. Het toevoegen kunnen ze prima zelf! Ze kijken kritisch welke taken repeterend zijn en leggen deze met de gewenste frequentie vast; dag, week maand, kwartaal, half jaar etc. Vervolgens verschijnen ze automatisch in de werklijst. Ook het wijzigen naar een andere frequentie doen ze zelf. Wil je niet dat iedereen dit binnen een afdeling kan? Maak dan iemand beheerder en geef ze deze extra taak.
De schoonmaak bij AFAS is een mooi voorbeeld van hoe je profiteert van repeterende taken. Inmiddels zijn er zo’n 250 repeterende taken vastgelegd. (Wanneer we eind 2020 verhuizen naar ons nieuwe pand worden dat er trouwens minimaal 500). Als iemand met zijn ronde start, logt hij of zij in op de speciale InSite via een iPad en ziet meteen een takenoverzicht per verdieping. Extra voordeel is dat je makkelijk informatie of instructies aan een taak kunt koppelen, zoals foto’s of video’s . En als de taak afgerond is, meld je deze af. Zo is altijd duidelijk of iets gedaan is en door wie. Bij de financiële afdeling is dat heel makkelijk voor de jaarrekening.
Schoonmaak is natuurlijk van maar één van de vele voorbeelden bij AFAS. Iedere afdeling benut het gemak van repeterende taken. En dat geldt zeker voor AFAS Procesbeheer. Niet onbelangrijk als je 100 procent wilt genieten van je lange vakantie ;-).