Hoewel Alon een achtergrond in de IT heeft, was AFAS helemaal nieuw voor hem. “Ik kreeg de kans om als AFAS Beheerder te starten bij ZuidOostZorg en ben gewoon aan de slag gegaan. Door de combinatie van IT-kennis en een enorme leergierigheid kreeg ik het systeem in de vingers. Dat is snel gelukt met de AFAS Help en door af en toe de Servicedesk in te schakelen. In plaats van cursussen heb ik bewust tijd in mijn agenda geblokt om dingen uit te zoeken en te ontdekken. Zo heb ik al heel wat AFAS-video’s gezien.”
In het begin was het zeker een voordeel dat ZuidOostZorg een goed ingerichte omgeving heeft. Toen Alon startte, liep de implementatie van werving & selectie. De consultant die dit begeleidde was ook een belangrijke vraagbaak. “Dit project was indirect de aanleiding voor de kennisgroep. De beheerder van een andere organisatie wilde namelijk meer weten over hoe wij werving & selectie gebruiken. Ik merkte vrijwel meteen hoe fijn het is met elkaar te sparren. Dat beviel zo goed dat we afspraken elke maand op een vast moment digitaal bij te praten om samen vragen en uitdagingen aan te pakken.”
Wat begon als duo kreeg toch al snel momentum en groeide uit tot een groep waarin momenteel 20 verschillende organisaties vertegenwoordigd zijn. “In de beginfase is de groep vooral gegroeid door in ons eigen netwerk te zoeken naar mogelijke geïnteresseerden. Eigenlijk heb ik maar twee keer een LinkedIn-bericht verstuurd. Daar krijg je verrassend veel reacties op. Dit onderstreept dat de behoefte echt leeft en beheerders op zoek zijn naar sparringspartners. Ook hadden we het geluk dat we al snel iemand in onze groep kregen met een groot netwerk. Dit heeft de uitbreiding zeker een boost gegeven. We zijn nu op een punt dat de kennisgroep organisch groeit. Ook nu werkt een bericht op LinkedIn toch nog wel het beste.”
Alon ziet de kennisgroep als een gemeenschappelijk goed van de aangesloten AFAS Beheerders. “Onze groep is nu een actief open platform waar AFAS Beheerders vragen kunnen stellen en ervaringen kunnen delen. Het biedt iedereen de kans om met en van elkaar te leren. De groep bepaalt de onderwerpen en helpt elkaar met het oplossen van vraagstukken. Dit alles in een veilige omgeving. Het moet niet te massaal zijn en het is écht een groep van beheerders binnen organisaties. Dat bewaken we door ook soms nee te zeggen als iemand bij de kennisgroep wilt aansluiten. Het is hierbij dan ook makkelijk dat je aanmeldingen voor de groep centraal laat verlopen. En als ik twijfel, dan bespreek ik dit met de groep”.
In eerste instantie lag de focus bij de zorg, maar we merkten dat het heel waardevol is om te verbreden. Andere sectoren leveren ook weer interessante en verfrissende inzichten op. We profiteren nu van de wisselwerking tussen branches. De verschillende vragen en andere praktijkvoorbeelden zijn een waardevolle aanvulling.” Dit bleek bijvoorbeeld bij een sessie over het Vrijwilligersportaal. “Dit is vanuit de zorg heel interessant, maar dit onderwerp is ook nuttig voor bijvoorbeeld Sport Fryslân. Dan trekken we samen op om te ontdekken hoe je zo’n portaal het beste kunt inrichten. Hoewel de soorten vrijwilligers verschillen, blijft het inrichtingsvraagstuk hetzelfde. Extra voordeel is dat de AFAS Beheerder van Sport Fryslân heel ervaren is.”
De kennisgroep Noord komt nu een keer per maand op een vast moment digitaal samen. “We hebben wel altijd een kleine agenda. Dat gaat dan bijvoorbeeld om actuele onderwerpen zoals betaald ouderschapsverlof. Ook nieuwe versies of functionaliteiten komen aan bod. Het is wel belangrijk dat iemand een facilitatorrol heeft. Dan vind je elkaar makkelijker en is het eenvoudiger onderwerpen in te brengen en die gestructureerd te bespreken. Natuurlijk is er alle ruimte om elkaar vragen te stellen of problemen te delen.”
De groep blijft in ontwikkeling volgens Alon. “Om elkaar beter te leren kennen, komen we eens per kwartaal ook live bij elkaar. We willen dan ook thema’s gaan bespreken. Hierbij denken we dan aan wat Profit 1 in de praktijk betekent. Het is leuk te merken dat AFAS ons initiatief ook heeft opgepikt. Een tijdje geleden heeft Succesmanager Evelien ons bijgepraat over de vrijwilligersportal en een demo gegeven.”
Een live sessie die Alon is bijgebleven, had als thema: jij als AFAS Beheerder. “Hierin stond de manier waarop je functie uitvoert centraal. Het idee was gewoon vertellen, naar elkaar luisteren en goede ideeën meenemen naar je eigen organisatie. Uiteindelijk doen we alles toch net even wat anders en is er geen goed of fout. Het is heel inspirerend om verschillende ideeën te horen. We werkten onder andere met stellingen die in groepjes besproken zijn. Zo kwam iedereen aan het woord.”
Tussendoor is er ook contact. Voor kleinere vragen is een WhatsApp groep opgezet. En als er behoefte is aan verdieping kan dat ook. “We vinden elkaar ook buiten de vaste momenten via de app, telefoon of Teams. Soms gaan we gewoon even bij elkaar langs. En dat hoeven geen hele dagen te zijn. Een paar minuten meedenken kan al voldoende zijn om iemand op weg te helpen.”
Dit voorbeeld onderstreept voor Alon de kracht van de kennisgroep. “Kennis delen is super waardevol voor beheerders. Het is heel verrijkend om vanuit andere perspectieven naar je werk te kijken. Extra voordeel is dat je elkaar via korte lijnen direct kunt helpen vanuit eigen ervaringen. En niet onbelangrijk: het is nog gezellig ook. Je breidt je netwerk op een eenvoudige en laagdrempelige manier uit. Ik zie alleen maar pluspunten.”
6 tips van Alon om je eigen kennisgroep op te zetten
Als AFAS Beheerder is het handig om kennis te delen met andere beheerders en praktijkervaringen uit te wisselen. Alon Assayag vertelt hoe je dit voor elkaar krijgt met een kennisgroep.