Dennis: ‘We kunnen niet zonder automatisering. Elke dag zetten we ons in voor het beste onderwijs voor onze leerlingen. Automatisering helpt ons daarbij, want daarmee bereiken we dat we niet te veel tijd hoeven te besteden aan administratieve werkzaamheden. Ook zorgt het ervoor dat afdelingen meer met elkaar in verbinding komen, met een betere samenwerking als resultaat.’ Bertrand: ‘De Veluwse Onderwijsgroep telt tien scholen in het voortgezet onderwijs en zestien scholen in het primair onderwijs. Die hebben allemaal hun eigen directeur en personeelsbestand. Het is voor ons belangrijk dat zij zoveel mogelijk op dezelfde manier werken. Automatisering en het standaardiseren van processen is essentieel om dat mogelijk te maken.’
Bertrand: ‘Ik denk meteen aan digitaal ondertekenen dat we voor HR hebben ingericht. Voor die tijd ondertekenden de sectordirecteuren nog stapels papier met de hand, van contractverlengingen tot urenmutaties. Je kunt je voorstellen dat dat met 1700 medewerkers heel veel werk is. Uitprinten, ondertekenen, scannen: er kwamen allemaal handmatige handelingen bij kijken waar meerdere mensen bij betrokken waren. Daar hebben we een gedigitaliseerde workflow van gemaakt en de verantwoordelijkheden die daarbij horen lager in de organisatie gelegd. Met een druk op de knop is digitaal ondertekenen geregeld en kunnen we de bespaarde tijd besteden aan zaken die er echt toe doen. Er gaat sinds de automatiseringsslagen die we maken met AFAS nog meer tijd en geld naar onderwijs.’
Dennis: ‘We zijn oorspronkelijk een samenwerkingsstichting. Voordat we met de software van AFAS werkten, had elke school zijn eigen programmatuur en werkwijze. Sommige processen waren voor een deel uitbesteed bij een administratiekantoor. Dat was niet handig en kon efficiënter en makkelijker. Het grote voordeel van AFAS is dat het een totaaloplossing is waar we meerdere processen in kunnen onderbrengen, zoals financieel, HR en inkoop. Het is ook nog eens een systeem dat zijn strepen heeft verdiend in het onderwijs en workflow-denken bevordert. Een ander belangrijk voordeel is dat de software de samenwerking tussen afdelingen makkelijker maakt. Afdelingen richten processen niet alleen en onafhankelijk van elkaar in, maar juist in samenspraak met elkaar. Ook heeft AFAS de discussie over het lager leggen van verantwoordelijkheden binnen onze organisatie op gang gebracht. Ook daardoor zijn processen aangepast en efficiënter ingericht.’
Renate: ‘Het begon met onze behoefte om als inkoop meer inzicht te krijgen in het proces voordat medewerkers in onze organisatie een formele opdracht verstrekken aan een leverancier, waarbij de juiste persoon fiat geeft. We willen niet pas op de hoogte zijn van een aankoop als er al geleverd is en de factuur binnenkomt. We hebben een projectteam gevormd met collega’s van ICT, inkoop en financieel. Dat team heeft het volledige inrichtingsproces doorlopen. Daarnaast zijn we gestart met gebruikersgroepen, op basis waarvan we ook voor dit proces de keuze hebben gemaakt om het in AFAS onder te brengen. Vervolgens hebben we dit samen met consultants van AFAS verder onderzocht: wat is er mogelijk en hoe gaan we het inrichten? We hebben op basis daarvan een inkoopportaal ingericht met inkoopprofielen en OCI-koppelingen tussen ons systeem en de webshop van onze leveranciers.’
Renate: ‘Om te beginnen heeft het inkoopportaal met het onderdeel webshopkoppelingen ons bestelgemak bevorderd en de kans op fouten verkleind. We bestellen hier rechtstreeks op de bestelsite van de leverancier. Het onderdeel inkoopprofielen zorgt voor een beperkt assortiment aan artikelen dat te bestellen is bij een beperkte selectie leveranciers. Bij deze twee onderdelen verloopt het proces van bestellen tot betalen gestroomlijnder, waarbij de juiste mensen op de juiste momenten akkoord geven. Daarnaast heeft deze automatiseringsslag tot meer bewustzijn van de kosten geleid en is de samenwerking tussen scholen en ons servicebureau naar een volgend niveau getild; we weten elkaar nog beter te vinden.’ Bertrand: ‘Het inkoopproces in AFAS geeft ons ook meer controle. We hebben in beeld wanneer welke contracten met leveranciers aflopen, omdat het systeem daar signalen over geeft. Een aantal jaar geleden waren er heel veel indexaties vanuit onze leveranciers en was het soms een hele zoektocht naar het juiste contract. Nu weten we precies waar we moeten zijn voor welk contract en welke personen daarbij betrokken zijn. Meer grip op en inzicht in contractbeheer heeft het systeem dus ook opgeleverd.’
Dennis: ‘Het is nu tijd om volgende stappen te zetten, want er is nog genoeg ruimte voor verbetering. De basis staat, maar nu moeten we de ruwe randen daarvan polijsten.’
Renate: ‘Het inkoopproces werkt goed voor grote inkoopopdrachten voor bijvoorbeeld ICT, huisvesting en facilitair. Dan gaat het om contracten waar het systeem ons soepel doorheen leidt. Producten die door veel gebruikers worden aangekocht, kunnen we ook goed inrichten via een koppeling. Maar gaat het om kleinere, specifiekere volumes, zoals weekboodschappen per school, dan is dat nog niet zo goed werkbaar. Daar is nog genoeg te winnen, ook in het geven van toestemming binnen onze organisatie. Voor een bestelling van meer dan een paar honderd euro moet een leidinggevende vooraf akkoord geven. Is diegene toevallig vrij, dan stokt het proces en heb je bijvoorbeeld op maandag geen boodschappen als je die op vrijdag niet kunt bestellen.’
Dennis: ‘We gaan aan de slag met servicemanagement. Stel dat een wc kapot is, dan willen we het proces van de werkbonnen na de telefonische melding laten aansluiten op het al ingerichte inkoopproces. Dat gaan we nu inrichten in AFAS, zodat dat hele proces van de eerste melding tot de betaling van de factuur van de installateur daarin afgehandeld wordt. We kiezen voor een gefaseerde aanpak: eerst richten we dit proces in voor de afdelingen HR, financiën en facilitair. In de eerste fase ligt de focus op facilitaire zaken, zoals een defecte wc. Onze aanpak? We richten dit proces in door onze interne beheerders te laten samenwerken met consultants. We beginnen met een aftrap, waarbij we functionarissen van de betreffende afdelingen bij elkaar brengen. Samen met de consultants gaan ze het proces belichten: wat willen we bereiken? Als dat helder is, gaan we met elkaar bouwen totdat er een concept is. Dat gaan we vervolgens testen, waarbij we klein starten met een van de scholen. Als een wc kapotgaat, meldt het maar. Dan halen we de kleine laatste fouten eruit en kunnen ook de andere scholen aanhaken, die we uiteraard een toelichting geven over dit nieuwe loket voor serviceaanvragen. Als dit proces eenmaal staat voor deze afdelingen, gaan we het ook inrichten voor IT. Dat is wat complexer, vandaar dat we kiezen voor een gefaseerde aanpak. Uiteindelijk zie ik een grote toegevoegde waarde van AI weggelegd in dit proces. Met de kennis die AI opbouwt, kan hij medewerkers namelijk snel en gericht verder helpen als ze een vraag stellen. Dat is interessant om met elkaar te verkennen.’
Dennis: ‘Voor onze medewerkers gaan we een portaal binnen het systeem van AFAS inrichten waarin ze meteen een vraag aan HR kunnen stellen. Onze HR-collega's werken al in AFAS, dus het is prettig dat ze vragen in dezelfde omgeving kunnen oppakken. Stel dat iemand wil weten wat het betekent als hij of zij minder gaat werken. De informatieverstrekking daarover verloopt nu nog via een ander systeem. Straks krijgt een HR-medewerker de vraag binnen en kan hij of zij direct bij de personeelsgegevens. Nog mooier wordt het als Jonas, de AI van AFAS, meedenkt en medewerkers een eerste antwoord geeft. Want die heeft al HR-informatie over de medewerker opgebouwd en kijkt mee in het personeelsdossier, waardoor hij zonder de tussenkomst van onze HR-afdeling antwoord kan geven. Dit levert ons drie concrete voordelen op: medewerkers krijgen sneller antwoord op hun vraag, procesoptimalisatie voor intern personeel (HR) en kostenbesparing.’
Bertrand: ‘Zo is er altijd wat te winnen. Maar als je ziet wat we allemaal in AFAS doen, dan is het voor onze organisatie wel de gouden standaard waarmee geen ander pakket te vergelijken is.’
Goed onderwijs maak je samen. De scholen van de Veluwse Onderwijsgroep bieden ruimte aan leerlingen om te groeien. Door van én met elkaar te leren, blijven ze het onderwijs vernieuwen, met bevlogen docenten en ondersteunende collega’s die het onderwijs elke dag mogelijk maken.