Je kan natuurlijk in het hoofdmenu van de site verwijzingen opnemen naar alle afdelingspagina’s. Maar wat als dit er heel veel zijn? Het hoofdmenu wil je graag overzichtelijk houden voor iedereen in de organisatie.
Een andere optie is om voor iedere pagina een eigen button te maken op bijvoorbeeld de startpagina van InSite. Maar hiermee maak je het voor de medewerkers die met InSite werken niet makkelijker en ook dit kan onnodig veel ruimte in beslag nemen.
Ideaal gezien zou je één knop willen maken: ‘ga naar afdelingspagina’. Voor een medewerker van de afdeling Sales verwijst deze knop dan naar de afdelingspagina Sales, maar voor een medewerker van de afdeling Controlling verwijst dezelfde knop naar de afdelingspagina Controlling. Met een stukje creatieve inrichting in zowel Profit als InSite kan je dit realiseren.
Bij AFAS werken we voor iedere afdeling met een eigen ‘werkpagina’. Hierop staan specifiek voor deze afdeling handige weergaven met taken of links naar veelgebruikte pagina’s voor deze afdeling. Voor iedere afdeling linkt bovenstaande knop naar een andere pagina.
De truc zit hem in de inrichting van de pagina autorisatie. In een zogenoemde banner heb je de mogelijkheid om meerdere pagina’s op te nemen. Een banner bekijkt per gekoppelde pagina of de ingelogde gebruiker wel rechten heeft om deze pagina te bekijken. Als je er dus voor zorgt dat iedere afdelingspagina alléén voor die specifieke afdeling geautoriseerd is, blijft er in de banner nog maar één pagina over. Je autoriseert in dit geval de pagina dus niet omdat iemand iets niet mág zien, maar om ervoor te zorgen dat er minder keuzes overblijven.
Pagina autorisatie op InSite werkt zoals beschreven in dit schema in ons Help Center. De afdelingspagina moet gekoppeld zijn aan een functionaliteit, en de functionaliteit moet gekoppeld zijn aan de autorisatierol. Via de gebruikersgroep waar de ingelogde gebruiker in zit heeft deze rechten op die gekoppelde autorisatierol. Het is dus aan te raden om per afdeling een functionaliteit aan te maken, waaraan je pagina’s kunt koppelen die alleen beschikbaar zijn voor die afdeling.
Tip: slim omgaan met het inrichten van je autorisatiegroepen en de daaraan gekoppelde autorisatierollen? Lees in dit artikel hoe wij bij AFAS omgaan met het autorisatiemodel.
Nu je alle afdelingspagina’s gekoppeld hebt aan functionaliteit zodat deze voor alle afdelingen goed geautoriseerd zijn, is het tijd om de banner toe te voegen aan je InSite pagina. In het voorbeeld zoals je in het eerste screenshot op deze pagina ziet, kiezen we er bij AFAS voor om met een icoontje te werken. Maar er zijn natuurlijk diverse mogelijkheden om een item in een banner weer te geven. Dit icoontje kan je bij het toevoegen van je banneritems toevoegen.
Geef het onderdeel nu een vaste hoogte, die overeen komt met de hoogte van het icoontje. Mocht iemand dan toch rechten hebben op meerdere items, blijft er visueel alsnog altijd maar één icoontje zichtbaar. Wel zo prettig voor je pagina lay-out. Als je de pagina nu publiceert kijkt de banner bij elke ingelogde gebruiker voor welke pagina deze gebruiker geautoriseerd is.
Tip: als AFAS beheerder wil jij natuurlijk nog wel rechten op alle afdelingspagina’s hebben. Koppel dan alle nieuwe functionaliteiten ook aan jouw eigen rol, zodat je zelf nog wel bij alle pagina’s kan. En werkt je eigen afdeling ook met een afdelingspagina? Zet deze pagina dan bovenaan de vaste lijst in de banner.
De afdelingspagina’s zijn natuurlijk maar een voorbeeld van het toepassen van deze ‘slimme’ knop. Je kan deze inrichting toepassen wanneer je de gebruikers van InSite makkelijker wil ‘routeren’ naar de pagina’s die voor die gebruiker van toepassing zijn. Denk bijvoorbeeld aan een organisatie met meerdere werkmaatschappijen of dochterondernemingen.
Succes!