Met de rapportgenerator kun je snel standaardoutput zoals facturen of loonstroken maken. En dat hoeft helemaal niet lastig te zijn. Beheerders krijgen vaak veel vragen vanuit de organisatie om inzicht te creëren. Maar voordat je aan de slag gaat met een rapport is het sowieso verstandig om kritisch te zijn. Allereerst moet je zeker weten of je de vraag goed begrijpt. Pas dan weet je welke data je nodig hebt voor het juiste antwoord. Een logische vervolgvraag hierbij is: is er al een standaard meegeleverd rapport dat we kunnen hergebruiken? Zonder deze vragen te stellen, bestaat het risico dat er tal van vergelijkbare rapporten worden gemaakt. Zo ontstaat gemakkelijk een wildgroei aan rapporten die je als beheerder vervolgens wel moet onderhouden.
In hun werk komen Bouke en Wilfred hier geregeld voorbeelden van tegen. Bijvoorbeeld van organisaties met meerdere dochterondernemingen of activiteiten in twee landen. Die genereren dan per bedrijf of land een loonstrook. Dat betekent in ieder geval beheer en onderhoud van extra lay-outs. Bovendien neemt de kans op fouten toe. Zonde van de tijd, want per saldo verschillen alleen de naam of het logo op het loonstrookje. Voor lonen worden sowieso heel veel rapporten gemaakt. Dit terwijl je met één rapport vaak wel tien vragen uit de organisatie kunt beantwoorden, bijvoorbeeld over vakantiedagen of overuren. De tijd die je zo bespaart, kun je veel beter besteden aan het creëren van echte meerwaarde met de software.
Rapporten zijn overigens zeker niet alleen voor gebruik binnen je eigen organisatie. Veel rapporten, van facturen en pakbonnen tot orders komen bij derden terecht. Het is dus zaak dat deze output niet alleen correct is, maar er ook goed uitziet. Die output is toch je visitekaartje. Dit gaat vaak geautomatiseerd, waardoor je er zelf na verloop van tijd geen weet meer van hebt.
Er worden bij een gemiddeld bedrijf heel wat rapporten gemaakt. Het is daarom belangrijk dat een beheerder snel en efficiënt een rapport kan aanmaken. Daar helpt AFAS je graag bij. Het is gewoon een kwestie van doen. AFAS biedt genoeg slimme trucs. En als je er toch niet uit komt, helpen wij, Bouke en Wilfred, je graag!
Op de Dag van de AFAS beheerder deelden Bouke en Wilfred hun tips voor de rapportgenerator. Hun presentatie kan je direct terugkijken!