Ik denk niet in per se in grote successen. In mijn ogen is het belangrijker stil te staan bij de dingen die me als AFAS beheerder in korte tijd al gelukt zijn. Zeker omdat ik van huis uit boekhouder ben. Ik ben van nature geneigd om steeds vooruit te kijken. En dat is bij mijn werk ook een valkuil. We hebben bijvoorbeeld de jaarplanning voor 2019 al gemaakt. Hoewel de planning zeker realistisch is, bestaat toch het risico dat je pas tevreden bent als echt alles gelukt is. Het is goed om ook tussendoor stil te staan bij successen in plaats door te jagen naar het eindresultaat. We staan bij In Tense aan het begin van een reis en zitten boordevol plannen. Er komen dus nog veel succeskansen.
Ik heb hoge verwachtingen van een project dat we nu aan het afronden zijn. Dat betreft het personaliseren van facturen. Klanten stellen eigen eisen aan hun factuur en door dat slim in te regelen, kunnen we daar binnenkort met een muisklik aan voldoen. Dat is iets waar we in de praktijk steeds tegenaan lopen en wat we nu relatief eenvoudig in AFAS hebben opgelost. Een andere uitdaging waar ik naar uitkijk is dat we de salarisadministratie weer in huis gaan halen. Als kleine organisatie hebben we die activiteiten vanwege tijdnood uitbesteed. Inmiddels hebben we weer ruimte om de salarissen in huis te gaan verwerken. We zitten nu middenin in de voorbereiding om dat proces slim in te richten. AFAS biedt ons de mogelijkheid om de verwerking vergaand te automatiseren en het toch op onze eigen manier te doen. Dat is op alle vlakken voordelig.
Als ik eerlijk ben, kunnen we nog op heel wat gebieden slimmer en efficiënter werken. AFAS is in 2016 geïmplementeerd en daarna is er intern weinig aandacht aan besteed. Hierdoor werken we nog met verschillende programma’s. Voor de evaluaties van onze trainingen gebruiken we een apart programma. Ook de planning doen we in Excel. Eigenlijk kan dat allemaal prima in AFAS. Als relatief klein bedrijf moeten we wel goed kijken waar we tijd in investeren. Maar zoals gezegd, kan er nog zoveel beter. We gebruiken bijvoorbeeld InSite nog amper en dat geldt ook voor HRM. Dat laatste staat wel in de jaarplanning voor 2019.
Dat lukt vrij makkelijk omdat we binnen In Tense onderling heel veel contact hebben. Iedereen krijgt al in een vroeg stadium mee wat er op stapel staat. En als er vragen zijn, beantwoord ik die graag. Tegenover het management ben ik soms wat terughoudend als er voor een verandering bijvoorbeeld hulp van een consultant nodig is. Maar nadat de AFAS-ontwikkelingen bijna twee jaar stil hebben gelegen, krijg ik veel steun. Nu alles weer opgestart is, kies ik natuurlijk wel voor de processen die echt nodig zijn en snel concrete voordelen opleveren.
We willen heel veel en het liefst ook zo snel mogelijk. In die situatie is het goed om regelmatig te sparren met iemand die de software kent én een goed beeld van onze organisatie en activiteiten heeft. Kortgeleden heb ik de jaarplanning nog met een Succesmanager besproken. Tijdens zo’n gesprek helpt hij me inschatten of de plannen die we op papier hebben gezet ook haalbaar zijn in de planning. Met de ondersteuning van een sparringpartner kunnen we gerichter aan de slag en uiteindelijk meer resultaat boeken.
Linda volgde het Succesbeheer Traineeship met succes! Kom meer te weten over het Succesbeheer Traineeship.
Functie: Medewerkers Finance Support
Bedrijfsnaam: In Tense
Kernactiviteit: In Tense verzorgt veiligheidstrainingen die gericht zijn op gedrags- en cultuurverandering van management en medewerkers.
Aantal medewerkers: 18
Aantal uren AFAS per week: 16 uur