Stressvrij salaris berekenen: volg deze checklist

Volg de checklist en vind zelf de antwoorden

Het salaris moet kloppen en op tijd worden uitbetaald. Dat is de opdracht voor de salarisadministratie. Maar wat doe je als je vastloopt met een salarisberekening of als een saldo niet klopt? Geen paniek! Je hoeft echt niet meteen Support te bellen. Vaak kan je het probleem zelf achterhalen door de juiste vragen te stellen. De checklist met zes stappen, samengesteld door Trainee Consultancy Niek Hoitink, brengt je effectief naar een oplossing. Deze aanpak scheelt in ieder geval stress. Bovendien weet je de volgende keer precies wat je kunt doen. 

Bij een medewerker die 40 uur werkt volgens de cao, niet ziek is of geen ouderschapsverlof heeft, loodst de software je soepel door het salarisproces. Maar als er iets afwijkt of niet helemaal klopt, is het soms zweten. Allereerst zijn collega’s daar niet blij mee. De werkdruk op de salarisadministratie is vaak hoog. Er is elke maand een harde deadline. Alle gegevens moeten voor de betaaldatum zijn ingevoerd om salarissen op tijd uit te betalen. Bovendien zijn er aangiftes, zoals de loonaangifte, aan het salaris gekoppeld die correct moeten zijn en binnen de termijn aangeleverd.

Je zaakjes op orde hebben

Een andere stressfactor ontstaat als de software van AFAS nog niet optimaal wordt gebruikt. Als medewerkers verlofaanvragen of declaraties via mail insturen, kan dit voor fouten of vertraging zorgen. Daarom vinden we gegevens bij de bron invoeren zo belangrijk. Verder heeft de salarisadministratie veel raakvlakken met andere afdelingen, zoals Financiën. Je wilt je zaakjes dus op orde hebben en problemen snel oplossen.

Durven klikken voor een goede analyse

Maar waar begin je als er iets afwijkt of misgaat? Bij Support pakken we dat systematisch aan en noemen we dat trechteren. En dat kan jij ook. Sterker nog, in veel gevallen vind je het antwoord zonder hulp van AFAS. Die tijd kan je jezelf en je collega’s besparen. In het begin is dat best spannend. Het betekent bijvoorbeeld dat je schermen moet durven openen en soms op iets moet klikken zonder dat je de uitkomst kent. Toch is dat wel de weg naar een goede analyse. Deze checklist geeft je hierbij houvast. Afhankelijk van wat er precies misgaat in de berekening, kan je zelfstandig de volgende checks doen.

Check 1: onderzoek de primaire gegevens van de medewerker

  • Salaris: zijn er recente wijzigingen doorgevoerd?
  • Contract: klopt de contractinformatie nog steeds?
  • Rooster: is het rooster recent aangepast?
  • Instantie: zijn er veranderingen in de betrokken instanties die het salaris beïnvloeden?

Check 2: analyseer de componenten van de salarisberekening

  • Verdiep je in de parameters die verband houden met looncomponenten, grondslagen en salaristabellen. Dubbelklik eens op de component om te zien met welke waarden gerekend wordt. Goed om te weten: je kan doorklikken op parameters met als bron looncomponent, grondslag, salaristabel.
  • Bestudeer de toelichting van de component om de werking beter te begrijpen.
  • Controleer parameterinstellingen op cao-, werkgever- en medewerkersniveau voor mogelijke afwijkingen. Jullie hebben een parameter ingesteld op cao-niveau, maar bij deze medewerker loopt de berekening anders. Grote kans dat er iets op medewerkersniveau is toegevoegd bij de medewerker. Controleer dit via het tabblad loonmutatie en looncomponent bij de medewerker.
  • Onderzoek de grondslagen die in de berekening worden gebruikt en controleer of er aanpassingen zijn gedaan. Je kan de grondslag in de salarisverwerking openen om te zien welke looncomponenten in de grondslag tellen.


Check 3: controleer of een correctie over een eerdere periode de oorzaak is

  • Gebruik de ingebouwde oplossing om in TWK gegevens gedetailleerde berekeningen te raadplegen. Selecteer de component in de TWK gegevens van de salarisverwerking en kies onderin je scherm voor meer acties > Parameters. Je ziet nu welke parameters zijn gewijzigd die de TWK berekening hebben veroorzaakt.
  • Vergelijk 'overige componenten' in zowel oorspronkelijke als vervangende gegevens, vooral bij pensioenberekeningen. Dit zijn vaak complexe berekeningen waarbij meerdere looncomponenten gebruikt worden.
    - Open de salarisverwerkingscockpit twee keer; eenmaal de oorspronkelijke gegevens en eenmaal de vervangende gegevens
    - Filter nu op ‘pensioen’ in beide schermen onder ‘overige componenten’ aan de rechterkant.
    - Vergelijk de gegevens. Mogelijk dat je hier een looncomponent vindt die verschilt.

    - Bekijk of de parameterinstellingen zijn gewijzigd en neem de toelichting van de looncomponent door.

Check 4: zorg voor een actuele cao

  • Controleer of de cao up-to-date is.
  • Bezoek het update center om na te gaan of er recente updates zijn uitgebracht.
  • Controleer de releasenotes om te zien of wij aanpassingen hebben gedaan.

Check 5: controleer nacalculatie en declaraties

  • Check hoe de einddatum voor urenregistratie geregistreerd is, omdat deze de verwerking van uren en declaraties beïnvloedt. Deze vind je bij de werkgever op het tabblad salarisverwerkingsplan. Uren en declaraties tot en met deze datum gaan mee in de verwerking. Liggen de uren of declaratie na deze datum? Dan gaan deze mee in de volgende periode.
  • Controleer of de declaratie volledig is afgerond.
  • Bekijk of je de nacalculatie moet accorderen. Dit vind je onder HRM/Beheer/Instellingen op tabblad Integratie. Als dit het geval is, controleer dan of de nacalculatie al is geaccordeerd.

Check 6: los problemen met de loonheffing op

Deze problemen zijn vaak te verklaren uit:

  • Het toegepaste tijdvak (bij overige componenten).
    - 1 staat voor kwartaaltabel.
    - 2 staat voor maandtabel.
    - 3 staat voor weektabel.
    - 4 staat voor vierwekentabel.
    - 5 staat voor dagtabel.
  • De instellingen op de fiscusinstantieregel.
  • Versie van de cao.
  • Het woonland van de medewerker.

Veel minder stress en correcte salarissen

Het lijkt een hele lijst, maar in de praktijk heb je snel door welke checks het belangrijkst zijn. Met deze basiscontrole kan je in de meeste situaties doelgericht een oplossing voor je probleem of vraag vinden. Hoe vaker je dit doet, hoe makkelijker het wordt. Zo werk je met minder stress, zorg je voor correcte salarissen en betaal je ze op tijd uit.

Kom je er toch niet uit? Stuur dan een incident in bij Support en beschrijf wat je al hebt gecontroleerd. Dan weet je zeker dat je snel de beste oplossing hebt.