Een online kennisfestival organiseren, kan dat? Dat vroegen wij onszelf af toen een paar maanden geleden duidelijk werd dat de ‘echte’ versie met foodtrucks, festivaltenten en live muziek niet door kon gaan. We geloofden nog steeds in het concept en het nut van Succestival en dus hebben we alles op alles gezet om te zorgen dat we deze dag online toch door konden laten gaan. En zie daar het resultaat.
De dag werd afgetrapt door Robbert de Ruijter, directeur van het klantenbedrijf bij AFAS. Hij benadrukte dat het een gekke editie is dit jaar. Een nagenoeg leeg pand, zonder gezelligheid, maar ondanks dat kijken ruim 1.800 mensen live mee. Dus het is tegelijkertijd ook direct de best 'bezochte' editie van Succestival. "En om in deze tijd ook succesvol beheer te blijven doen, moet je blijven leren" aldus Robbert. "Dat zijn ook de meeste succesvolle AFAS-gebruikers. Het is belangrijk dat je bijblijft en mee blijft doen. En als je veel kennis hebt, dan ben je zekerder in je werk. Daarom willen we je op Succestival graag kennis bieden én inspireren!"
Maar software is niet alleen technisch, daarom besteden we ook veel aandacht aan soft skills tijdens Succestival. De functie van beheerder is namelijk ook verbinden, ook al voelt dat niet altijd zo. "Je bent de spin in het web, altijd op de hoogte en weet hoe je omgaat met processen én mensen."
Als afsluiting had Robbert nog een advies voor alle beheerders die meekeken: "Begin vooral klein. Als je nu een projectplanning tot volgend jaar hebt, is het een planning zonder einddatum. Door het klein te houden boek je successen. En dat motiveert jou, maar ook je collega’s!"
Na de opening van Robbert volgden 4 rondes met elk 6 break-out-sessies verdeeld in 6 tracks, elk met een eigen insteek. Hieronder vind je een korte samenvatting van de sessies per track. Was je erbij, maar kon je niet alle sessies volgen die je wilde? Of wil je nog eens iets op je gemak terugkijken? Klik dan op de linkjes om de sessie terug te kijken.
De dag werd afgesloten door cabaretier Andries Tunru die ontzettend knap door middel van suggesties uit het 'publiek' de ene naar de andere hit wist te componeren. Een heerlijke energieke afsluiter van een mooie dag!
In deze track, voor echte aanpakkers, vind je 4 concrete onderwerpen waar je aan het eind van de sessie direct mee aan slag kunt in jouw organisatie.
Jarno en Sonya, succesmanager en consultant bij AFAS, nemen je mee in de nieuwste optimalisaties rondom het werving- en selectieproces in de software van AFAS. Zo is bijvoorbeeld de sollicitant stamkaart geïntroduceerd. Een standaardpagina vanuit waar je processen kan starten die je met de sollicitant wilt doorlopen, bijvoorbeeld in dienst melden of een afspraak plannen. Door zo’n proces te starten wordt er per actie een nieuw dossieritem aangemaakt met de daarbij behorende workflows. Zo heb je meer inzicht en grip over hoeveel sollicitanten er op welke plek in het proces zitten.
Ook nieuw, en een veelgehoorde wens onder onze klanten, is de mogelijkheid om een contractvoorstel te doen nog voordat een sollicitant officieel in dienst is. Sonya laat zien hoe je dat gebruikt en hoe het eruit ziet. Je krijgt concrete tips en voorbeelden van hoe je jouw recruitmentproces naar een hoger niveau kunt tillen!
In onze software kon je het hele proces van pakbon, levering en facturatie al mooi automatiseren. Wat nog ontbrak was dat jullie klanten zelf hun bestelling kunnen plaatsen op jullie website, dat ging voorheen nog per e-mail of telefoon. Succesmanagers Jiska en Pim laten zien dat dat sinds Profit 15 dat verleden tijd is met het nieuwe bestelportal, natuurlijk helemaal verbonden met de rest van je ERP-systeem. Daardoor hebben je klanten hebben op de portal real-time inzage in de voorraad, inzicht in de status van hun bestellingen en kunnen eerder gedane bestellingen eenvoudig herhalen. Alle orders komen nu volledig digitaal bij je binnen. Via hetzelfde portaal kun je ook (evt. automatisch) de pakbon en de factuur verstrekken aan je klant. Dus alle actuele informatie én historie op 1 plek. Dat betekent meer gemak, werkplezier en snelheid voor iedereen.
Jiska en Maarten, succesmanagers bij AFAS, laten je zien hoe eenvoudig het is om bij het aanmaken van een nieuwe verkooprelatie ook direct een forecast, oftewel een verkooptraject vast te leggen. Vanuit die vernieuwde forecast kun je je hele verkooptraject bijhouden. De gegevens die je net hebt ingevoerd bij de forecast worden ook direct getoond in het dashboard Forecast, zo zie je direct hoe jij en je team ervoor staan. Mooi is dat je vanuit de forecast nu ook heel eenvoudig een offerte en een project kunt aanmaken. En de status van de forecast past zich automatisch aan op het moment dat je bijvoorbeeld een offerte uitbrengt. Zo is het van lead tot project een logisch opeenvolgend proces geworden met meer overzicht en inzicht.
Aanpassingen in salarisverwerking kunnen best spannend zijn want hoe weet je zeker dat het goed staat? Servicemanager Gerben neemt je aan de hand van een handige checklist van 6 stappen mee door het proces. Zo krijg jij het zelfvertrouwen om zelf looncomponenten aan te maken waardoor je sneller en prettiger kunt werken!
In deze track kreeg de bezoeker 4 sessies om met zichzelf aan de slag te gaan, om zo jezelf en je werk weer een paar procentjes beter te maken.
Als beheerder van AFAS kun je steengoed zijn met de software, maar soms is het ook nodig dat je jezelf of bepaalde projecten goed intern kunt ‘verkopen’. Willem van den Born, salesmanager bij AFAS geeft je 3 tips om dat nét wat beter te doen:
Als professioneel trainer heeft John van der Zijden al ruim 30 jaar ervaring met teams en managers. In deze sessie geeft hij managers door middel van het 5C-model (Contact – Commitment – Correctie – Conflict – Consequenties) een mooi handvat voor het aansturen van hun mensen. Hij benadrukt dat alles begint met contact met je medewerkers, weten wat er speelt, juist nu in deze tijd.
Fabio is trainer op het gebied van werk en gezond leven en hij geeft ons drie tips om je werk leuker en gezonder te maken:
Tip 1: Meer zelfvertrouwen
Door je houding te veranderen, rug recht en schouders naar achteren, krijg je meer zelfvertrouwen en een beetje meer testosteron. Dit werkt niet alleen voor zelfvertrouwen, maar ook bijvoorbeeld als jij met open armen en open houding een vergadering in gaat zul je zien dat je meer openstaat voor nieuwe ideeën. Probeer het eens!
Tip 2: Meer creativiteit
Beweging zorgt ervoor dat andere netwerken in je hersenen die actief worden dan die je gebruikt bij je dagelijks werk. Door die andere netwerken krijg je weer nieuwe ingevingen. Je gedachten worden ook impulsiever omdat tijdens het bewegen je impulscontrole gedempt wordt, zo durf je meer uiting te geven aan je eigen gekke en originele ideeën.
Tip 3: Betere samenwerking door beweging
Organiseer eens een yogasessie op kantoor. Goed om even het stressniveau omlaag te krijgen in een drukke periode. Of zet eens een tafeltennistafel neer, zorgt voor meer lol en ontspanning in je team en dus betere prestaties.
Beïnvloeden klinkt wat spannend misschien, maar dat is het niet, het is namelijk niet hetzelfde als manipuleren. Het is handig en soms zelfs noodzakelijk om mensen te activeren en mee te krijgen in jouw plannen. In zijn tweede sessie belicht John het EPOS-model dat je hiervoor mooie handvatten geeft. EPOS staat voor:
Enthousiasmeren – met aandacht voor de persoon en uitleg over waarom het project moet gebeuren en deze persoon erbij hoort en nodig is
Participeren – ander laten meedenken en echt betrekken in het idee
Overtuigen – voorstellen doen en met goede argumenten komen
Stellen – in de laatste stap van het model, die je hopelijk niet vaak bereikt, is het nodig om wat dwingender te zijn. Geef een samenvatting van de historie van het proces tot nu toe en geef aan wat de consequenties zijn van het niet meewerken van de ander. Blijf wel altijd respectvol.
Deze track gaat helemaal over beheerders, het nut ervan en hoe je eigen beheerder in jouw organisatie kunt uitrusten met de vaardigheden om je organisatie elke dag een beetje beter te maken.
Adviseren over procesoptimalisaties, maar ook het invullen van wensen vanuit de organisatie. Dat is wat een goede beheerder doet. Iemand met een sterke affiniteit met software en belangrijker nog, het moet een procesdenker zijn. Succesmanagers Rico en Thymo geven je tips over hoe je ervoor zorgt dat het beheer in jouw organisatie goed geregeld is. Met concrete handvatten voor de beheerder zoals: een goede beheerplanning (jaarplanner), hoe je het beheer organiseert (workflowgestuurd werken), hoe je nieuwe functionaliteit voorbereidt en test en hoe je de organisatie meekrijgt (communicatieplan).
YoungCapitalNext biedt een hbo-opleiding aan specifiek gericht op beheerders van de software van AFAS. Tijdens deze studie gaan studenten al aan de slag bij een bedrijf dat met AFAS werkt. Vios Bouwgroep is zo’n bedrijf en vertelt over hoe het is om een succesbeheerder in opleiding in dienst te hebben. Wat blijkt, ja ze zijn nog in opleiding en moeten dus nog veel leren, maar het is zó nuttig voor een organisatie om iemand in de organisatie te hebben die volledige focus heeft op procesoptimalisatie en het maximale uit de software te halen.
Bij AFAS hebben we sinds 2017 een traineeship voor klanten van AFAS om zich een tijdlang helemaal onder te dompelen in kennis en vaardigheden rondom het vak van AFAS-beheerder. Leon vertelt hoe het traineeship jou, of de beheerder in jouw organisatie echt de fijne kneepjes van het vak leert. Zo haal je meer kennis in je organisatie en krijgt jouw beheerder een kijkje achter de schermen van hoe we het bij AFAS en bij andere organisaties doen. Dat zorgt naast veel nieuwe kennis ook voor nieuwe energie en inspiratie voor optimalisaties in jouw eigen organisatie.
Deze track is volledig gericht op tips en tricks rondom jouw intranet en de positieve impact ervan op jouw organisatie en het slim organiseren van werk in je organisatie.
Hoe maak je nou het proces van een audit voor bijvoorbeeld een certificering wat makkelijker en gestructureerder. Dit kun je doen door een Auditor Self Service op te zetten. Audits worden natuurlijk al een stuk makkelijker als je als organisatie ook al in gestructureerde processen werkt (liefst in workflows in AFAS natuurlijk). In zo’n portal ga je nog een stapje verder en beschrijf je ook bondig hoe jouw processen lopen, handig voor je medewerkers én de auditoren. Via het portal kunnen auditoren ook vragen stellen, daardoor zijn deze vragen voor alle auditoren inzichtelijk en zijn de antwoorden ook geborgd. Zo kunnen we ervoor zorgen dat de informatie volgend jaar alvast klaarstaat. En het is veiliger, geen gevoelige informatie meer via e-mail, maar alles in een online portal, veilig in de cloud beschermd met twee-factorauthenticatie.
Het is in deze tijden niet makkelijk om op de hoogte te blijven van het wel en wee van de organisatie en je collega’s. Speciaal voor deze tijd hebben we een thuiswerkpagina gemaakt op InSite. Met tips van en voor collega’s, kennissessies, maar ook recepten van onze chef en een vraag- en aandbodplatform. Het kan namelijk zijn dat door de situatie sommige collega’s overlopen van het werk terwijl anderen het momenteel wat rustiger hebben. Door dit platform kon de workload mooi verdeeld worden en bleef iedereen lekker bezig.
Zelfs het reserveren van een coronaproof werkplek op kantoor is ingericht via InSite, Jeroen laat zien hoe we dat hebben gedaan en wat jij hieraan hebt voor je eigen organisatie.
Hoe richt je nu je intranet, je InSite, zo in dat je nieuwe medewerkers in een warm bad terecht komen, zelfs als ze even niet naar kantoor mogen komen. Bij AFAS hebben we een heuse Academy ingericht. Daarop vind je tips, het medewerkershandboek, maar ook alvast een lijstje met taken die je kunt gaan uitvoeren om je eerste periode bij je nieuwe werkgever goed te beginnen. Jeroen laat zien hoe je zo’n persoonlijk onboardingstraject helemaal in InSite kunt inrichten.
Hoe maak je nou voor de organisatie inzichtelijk hoe processen in workflows lopen? Bij AFAS maken we gebruik van Visio om heel eenvoudig te tonen wat de stappen van het proces zijn. Deze platen hebben we op InSite gezet zodat medewerkers ze altijd inzichtelijk hebben en kunnen raadplegen wanneer nodig. De visio template is ook beschikbaar voor klanten op klant.afas.nl/visio.
Ook deelt Milo tips om meer gebruik te maken van sjablonen, mooi en makkelijk in gebruik voor zowel beheerder als gebruiker.
Ook met signalen kun je heel eenvoudig en automatisch bepaalde mensen of groepen mensen op de hoogte stellen van bepaalde informatie. Bijv. wanneer een medewerker uit dienst gaat of iemand uit je team bijna jarig is. Een keer inrichten en daarna hebben jij en je collega’s er veel plezier van.
Rondom de dienstverlening van AFAS bestaat een mooi netwerk van partners die daarop aansluiten. Door hun eigen producten of diensten helpen ze klanten van AFAS nog wat beter en prettiger te werken.
AFAS klant De Groot Bewerkingsmachines vertelt over hoe het erp-systeem leidend is geworden in hun organisatie en e-mail en telefoon verleden tijd zijn. Het hele proces is nu efficiënter en werkt sneller en gestroomlijnder. Samen met partner Relyon werden alle processen van de monteurs gedigitaliseerd en efficiënter gemaakt. De Groot kan zich nu focussen op procesoptimalisaties in plaats van bezig zijn met brandjes blussen.
Hoe ga je nu soepel om met nieuwe medewerkers en de ICT die daarbij hoort? Met een koppeling tussen AFAS en andere ICT-systemen in je organisatie kun je op het moment van indiensttreding of een functiewijziging automatisch een aantal processen laten starten op het gebied van AD, rechten, een device van de zaak etc. Dat scheelt veel werk, maar is ook veiliger en je kunt dingen zo inrichten dat je volledig compliant bent met wetgeving zoals de GDPR.
Standaard kan onze software al je inkoopfacturen uit een mailbox halen en automatisch matchen en verwerken. Alleen nog niet iedereen werkt met e-facturen (UBL), sommige bedrijven sturen nog (alleen) een pdf of papieren factuur. Om deze ook heel makkelijk (automatisch) in te kunnen lezen kun je koppelen met zogenaamde scan & herken software. Deze software zet een ‘platte’ pdf om naar een e-factuur zodat deze alsnog automatisch in AFAS ingelezen kan worden. Zo kun je alsnog boekhouden met het licht uit.
In deze tracks een aantal sessies om echt even die materie in te duiken waar je normaal gesproken misschien verre van blijft.
Benno geeft in zijn sessie handige tips en tricks voor de salarisadministrateur, dingen die al lang in Profit zitten en wat onderbelicht zijn of nieuw zijn en nog niet veel gebruikt worden. Een van die functionaliteiten is het Parameterlogboek. Dat is eigenlijk de historie rondom je salarisverwerking, om te zien wat er de afgelopen tijd precies gewijzigd is en door wie.
Payroll Auditor is bedoeld om je als salarisadministrateur te helpen, niet om te pesten, als dat wel zo voelt en er dus audits in zitten die niet relevant zijn kun je ze (tijdelijk) uitzetten. Hier moet je dan wel de reden opgeven waarom de regel niet relevant is zodat ook dit goed terug te zien is.
Een andere onderbelichte functionaliteit is die van het dichtzetten. Dat doe je niet pas 5 minuten voordat je gaat verlonen, nee dat doe je het liefst 3-4 dagen van tevoren zodat je echt de tijd hebt om alles goed te controleren. Mocht er dan nog last-minute iets binnenkomt dan kun je dat los toevoegen en ook alleen die toevoeging controleren. Als dat goed gaat weet je dat het geheel ook nog steeds goed staat en kun je in alle rust gaan verlonen.
Het toevoegen van digitale ondertekening is heel eenvoudig in AFAS als je het proces al in een workflow hebt gegoten. Je voegt eenvoudig een extra stap toe in je workflow waarin ondertekend moet worden. Maar ondanks dat het technisch niet heel ingewikkeld is, zien we dat veel bedrijven aarzelen om ermee aan de slag te gaan. In tegenstelling tot wat veel mensen denken heeft een digitale handtekening veel meer bewijskracht dan de ‘natte handtekening’ zoals helder wordt uitgelegd door Peter Kager, jurist van beroep. Bijna alle zakelijke overeenkomsten mogen tegenwoordig wettelijk gezien ook digitaal ondertekend worden, met alle voordelen van efficiëntie, en dus op het gebied van bewijsvoering die daarbij horen.