Vijf redenen om een jaarplanner te maken

De route naar succesvolle projecten

Het is geen geheim dat de AFAS beheerder extreem belangrijk is voor ons, en voor de organisaties die onze software gebruiken. Als zij hun werk niet goed (kunnen) doen, profiteren gebruikers niet optimaal van AFAS en zal de organisatie nooit het maximale rendement uit de automatisering halen. Daarom helpen we de beheerder graag om het werk eenvoudiger en leuker te maken. Bijvoorbeeld door aandacht te vragen voor een jaarplanner. Dit is een praktisch handvat dat beheerders helpt de software van AFAS beter te onderhouden en te optimaliseren. We geven je vijf redenen om de jaarplanner te gebruiken in deze blog:


Neem de lead

Als beheerder verenig je twee belangrijke succesfactoren je organisatie. Je kent AFAS en weet wat je organisatie nodig heeft. Ga dus in gesprek met het management en collega’s om de uitdagingen en verbeteringen te bepalen. Haak aan bij nieuwe ontwikkelingen of strategische keuzes en maak duidelijk hoe automatisering een oplossing kan bieden. Stel je op als sparringpartner, want als je meepraat kun je ook mee bepalen. Leg projecten vast in een jaarplanner en maak inzichtelijk wat je gaat doen. Zo voorkom je dat je alleen ad hoc zaken aan het oplossen bent en achter de feiten aanloopt. Stop met het zijn van 'handjes' en krijg volledig controle. 

“ Als je meepraat kun je ook mee bepalen.


Profiteer van een heldere structuur

Als de verbeterdoelen helder zijn, is het zaak om ze naar projecten te vertalen. Zo dwing je jezelf – en de mensen om je heen - om gestructureerd te werken. Bovendien is dan steeds duidelijk waarom je iets doet, wat er voor nodig is en wat het resultaat is. Voor een goede business case en strakke budgettering is noodzakelijk om echt alles mee te nemen: je eigen uren, tijd van collega’s en andere investeringen. Vergeet ook niet te laten zien wat de ROI is en doe dat zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: hoeveel tijd zijn we kwijt met het aannemen dan wel afwijzen van sollicitanten? En wat gaan we dus concreet besparen? Dan is er altijd een compleet beeld van wat je doet en bijdraagt.

Hou wel in de gaten wat je organisatie aankan. De inspanningen verschillen namelijk per project. Is het bijvoorbeeld een Quick Win of een Big Win? In het eerste geval is de investering beperkt en het resultaat snel merkbaar. Daarmee maak je makkelijk fans binnen je organisatie. Een Big Win duurt vaak langer, vraagt meer budget en vereist meer masseerwerk in de organisatie. Zorg dus voor de juiste afwisseling en maak doelen SMART.

Creëer extra inzicht

Het succes van een verbetering hangt voor een belangrijk deel af van je vermogen om draagvlak te creëren en collega’s te enthousiasmeren. Dat is eenvoudiger als duidelijk is wat er gaat gebeuren en vooral ook wat het kan opleveren. Een jaarplanner maakt duidelijk wanneer je zaadjes kunt gaan planten of een sessie met de betrokken collega’s of afdeling moet organiseren. Zo bouw je efficiënt aan betrokkenheid en voorkom je een schokeffect. Dat kost in de praktijk veel extra tijd en inspanning. Ook voor je eigen planning biedt een jaarplanner houvast. De prioriteiten liggen vast en jij en je collega's weten wanneer je aan een project werkt. Zo heb je alle verwachtingen in de hand en weet iedereen waar hij of zij aan toe is.

Kans op zelfreflectie

Een overzicht van projecten geeft je inzicht in je eigen aandachtspunten. Bijvoorbeeld welke specifieke kennis is nodig om een project succesvol af te ronden. Moet je daarvoor zelf nog een opleiding volgen, dingen checken of kennis extern inhuren? Verder is het goed om regelmatig te checken of je nog op schema loopt. Dat is eenvoudig te controleren als je projecten in de AFAS Projectadministratie registreert. De voortgang kun je dan in je eigen Dashboard en/of Cockpit volgen. En dat geldt niet alleen voor jou. Geef ook vooral het management en collega’s inzicht in het verloop en de resultaten van projecten. Daarmee onderstreep je dat de blik vooruit hebt en volgens een duidelijk plan werkt. Bovendien verbetert het jouw zichtbaarheid in de organisatie, en dat is met het oog op het draagvlak vergroten geen onbelangrijke factor!

Maak je werk leuker

Het is misschien een cliché maar samen een doel bereiken is veel leuker dan alleen. Een jaarplanner met heldere projecten biedt een praktisch kader voor samenwerking. Een helder project met doelstellingen een einddatum is heel nuttig om collega’s in de aanloop en tijdens het project intensief te betrekken. Hun input en feedback is altijd waardevol, ook als deze kritisch is. Het hoofddoel is immers een verbetering die het werk van collega’s makkelijker maakt en bijdraagt aan een succesvolle organisatie. Als dat lukt, profiteert iedereen daarvan en is de kans veel groter dat de volgende projecten van je jaarplanner net weer wat makkelijker van de grond komen. Pas wel op dat mensen je gedurende het project alsnog van allerlei feedback voorzien. Stel een heldere deadline om te voorkomen dat de scope & doelstellingen van het project kunnen wijzigen.


Heb je zelf nog een andere reden waarom jij graag met een jaarplanner werkt? Deel deze dan met ons. Zo maak je ook het werk van andere AFAS beheerders eenvoudiger en leuker.



[Dit onderdeel is niet meer ondersteund]