Vraag en aanbod-platform op InSite

Je eigen ‘Werkspot’ maken op InSite

In deze uitzonderlijke tijden waarin we te maken hebben met het coronavirus worden we soms gedwongen om creatief te zijn. Bijna iedereens dagelijks werk is veranderd. De één heeft het extra druk, de ander heeft ineens wat tijd over. Wellicht speelt dit in jouw organisatie ook en kunnen medewerkers elkaar een handje helpen. In dit artikel lees je hoe je hiervoor een platform kunt opzetten met InSite.

De ene afdeling komt handjes te kort en op de andere afdeling is er ineens tijd over die er eerder niet was. Wellicht kunnen deze twee afdelingen iets voor elkaar betekenen, maar hoe zorg je voor een overzichtelijk ‘vraag en aanbod’ overzicht, zonder dat iedereen elkaar platmailt? Wellicht ken je Werkspot, een online platform waar deskundigen hun diensten kunnen aanbieden en waar je zelf ook oproepen voor klussen kan plaatsen. Daar komt vraag en aanbod bij elkaar.

Gelukkig zijn er met Profit en InSite genoeg mogelijkheden om dit op je eigen InSite in te richten. Zo maak je van je InSite écht een intranet waar collega’s bij elkaar komen. Bij AFAS hebben we de ‘AFAS HulpHub’ ingericht op InSite. Hierin kun je een oproep plaatsen voor bepaalde werkzaamheden waar je hulp voor kan gebruiken. Een collega kan de oproep openen en via de workflow aangeven dat hij hierbij kan helpen. De oproep verdwijnt vervolgens uit het overzicht en komt bij de afgehandelde oproepen te staan. Ook zie je precies welke collega’s hun hulp aangeboden hebben.

AFAS HulpHub

Workflow inrichten

Om ervoor te zorgen dat collega’s makkelijk hun oproep kunnen plaatsen kun je hiervoor gebruik maken van de workflowfunctionaliteit. Deze workflow maak je beschikbaar door deze toe te voegen aan een type dossieritem. Je kunt hiervoor een nieuw type dossieritem inrichten. Bij AFAS hebben we dit type de HulpHub genoemd, maar je kunt hiervoor natuurlijk ook een andere (leuke) naam verzinnen. De workflow die je aan dit type koppelt kan er heel eenvoudig uit zien.

HulpHub_workflow

Het is in ieder geval belangrijk dat een collega zich kan melden om te helpen. Dit doe je het makkelijkst door de actie ‘Maak mij verantwoordelijk’ te gebruiken, zodat iemand de taak op zijn eigen naam kan zetten. In de taak daarna bepaalt de instuurder van de oproep of hij tevreden is met de aangeboden hulp. Daarna kan de oproep definitief afgemeld worden. Mocht je in jouw workflow nog extra stappen willen toevoegen kan dat natuurlijk altijd!

Overzichtspagina's maken

Om de ingestuurde oproepen zichtbaar te maken wil je deze kunnen tonen in verschillende overzichten op InSite. Het is namelijk handig om onderscheid te maken tussen oproepen die nog open staan en oproepen die al afgehandeld zijn. Maak dus via sitebeheer twee nieuwe overzichten aan op basis van het type dossieritem dat je net hebt toegevoegd. Pas hiervan de filters aan, zodat je in de ene weergave alleen alle oproepen ziet die nog in de eerste taak van de workflow staan. In het tweede overzicht filter je op alles wat niet in de eerste taak staat, zodat daar alle opgepakte oproepen in staan.

Wil je ook inzichtelijk maken welke collega’s zich vrijwillig gemeld hebben om hulp te bieden, dan zou je daar ook nog een overzicht kunnen toevoegen. Bij AFAS hebben we er voor gekozen om de foto en de naam van deze collega’s te tonen (zoals je in het eerste screenshot ziet). In dat geval voeg je nog een extra overzichtspagina toe, met daarin een filter op alle dossieritems waarbij het veld Verantwoordelijke niet leeg is.

HulpHub_afgehandeld

Weergavesjablonen om oproepen te tonen

Om het geheel wat meer body te geven en niet alleen de standaard ‘saaie’ weergaven te tonen, maak je gebruik van de weergavesjabloon-functionaliteit. Hiermee kun je de standaardtabel met regels vervangen met opgemaakte blokken, of bijvoorbeeld de foto’s van de medewerkers in het geval van het ‘wie heeft er al meegeholpen’ overzicht.

HulpHub_weergavesjabloon

Bij de AFAS HulpHub maken we gebruik van een weergavesjabloon van het type ‘1 kolom’. Hierin voeg je zelf de veldtags toe op de plek waar jij wilt, zodat elke oproep netjes getoond wordt.

Wil je meer weten over het werken met weergavesjablonen? Bekijk het artikel ‘Aan de slag met de nieuwe weergavesjablonen’ om hier meer over te lezen.

Portalpagina beschikbaar maken

Nu is het tijd om alle inrichting die je tot nu toe gedaan hebt samen te laten komen. Om de verschillende overzichten op één pagina te tonen maak je een nieuwe portalpagina aan onder een type pagina dat je beschikbaar hebt in jouw omgeving.

Hoe bouw je een goede portalpagina voor InSite? In een reeks van artikelen leggen we je uit waar je rekening mee kan houden bij het inrichten van een mooie portalpagina. Alles wat je moet weten vind je op de themapagina InSite & OutSite styling.

Voeg de overzichten die je eerder gemaakt hebt toe aan je portalpagina als ‘onderdeel uit bestaande pagina’ en koppel in de eigenschappen het juiste weergavesjabloon. Vergeet ook niet om een knop toe te voegen waarmee iedereen binnen de organisatie zijn vraagstuk kan insturen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een van de standaard meegeleverde iconen.

Nu heb je met een aantal standaard Profit- en InSite-functionaliteiten ineens je eigen ‘Werkspot’ gebouwd op InSite en heb je jouw intranet weer een stukje socialer gemaakt!