Als softwareleverancier is het logisch dat wij automatisering als een religie prediken, maar wij zijn ervan overtuigd dat álle medewerkers hiervan profiteren. Want wees nou eerlijk: wie vindt het fijn om alle betalingen die binnenkomen (of juist achterwege blijven) handmatig na te gaan? En wie beleeft er vandaag de dag nog plezier in het overtypen van gegevens? Niemand toch? Zeker als je het volgende beseft.
Geestdodend werk is niet alleen een teken van inefficiëntie: het betekent in veel gevallen ook dat je je gegevens niet makkelijk bereikbaar en/of op één plek hebt staan. Zo ging de VAB Afbouwgroep uit Volendam haar facturatieproces grotendeels automatiseren en leverde dit allerlei nieuwe inzichten op. Of ze bijvoorbeeld structureel meer werk leveren dan in de offertes vermeld staat. Hierdoor heeft de VAB Afbouwgroep een flinke efficiencyslag kunnen slaan. Eentje die cruciaal is in de steeds efficiënter wordende bouwwereld.
Een klant is je pas écht blij als je toegevoegde waarde biedt, niet als je je gewoon aan de afspraken houdt. Je ontvangt geen bos bloemen van ze, omdat de factuur die je hebt opgestuurd conform afspraak is… Automatiseren creëert juist wél tijd en ruimte om echt toegevoegde waarde te kunnen bieden. Neem de zorgbranche: administratieve processen nemen veel tijd in beslag. Uren die ook aan zorg besteed kunnen worden. De zorgverleners van RSZK Zorgprofessionals weten nu waar en wat ze moeten administreren en hoe ze bijvoorbeeld uitgaven voor een nog betere zorgverlening kunnen declareren. Kostbare administratiefouten worden niet meer gemaakt en bovenal kunnen hun zorgmedewerkers zich nu meer focussen op hun kernwerkzaamheden: kwalitatief hoogwaardige zorg verlenen en de mensen oprecht een thuisgevoel geven. In plaats van verdwaald raken in een oerwoud aan systemen kunnen ze hun aandacht richten op kwetsbare ouderen die wel wat ondersteuning kunnen gebruiken: dát noemen we pas toegevoegde waarde leveren.
Als je niet oplet, gaat er ongelofelijk veel tijd en geld in administratieve processen zitten. Denk hierbij niet alleen aan de collega’s die er (dagelijks) mee bezig zijn, maar neem ook eens zoiets als de doorlooptijd mee in deze berekening. Hoe moeizamer dit verloopt, des te minder opdrachten er uitgevoerd kunnen worden. Bouwbedrijf Rijk kan erover meepraten: vroeger was projectbewaking bij hen echt een issue en kon de doorlooptijd soms wel maanden duren. Nu ze dit in AFAS hebben ingericht is het traject van uitvoering tot facturatie teruggebracht tot drie weken én zijn ze realtime op de hoogte van de status van al hun projecten en de kosten die daarmee zijn gemoeid. Mede hierdoor zijn de marges van Bouwbedrijf Rijk fors vergroot. Hetzelfde aantal mensen kan nu immers veel meer werk verzetten en dat vertaalt zich door in de margecijfers. Het hoogwaardige automatiseren van de administratieprocessen stuwt dus zowel de financiële als de organisatorische groei van je bedrijf.
Workflows zijn (als het goed is) niet statisch maar juist dynamisch en groeien met je onderneming mee. Zijn werkzaamheden inefficiënt, dan ben je als bedrijf alleen maar bezig met onderhoud, in plaats van het optimaliseren van lopende zaken. Supermarktconcern Hoogvliet heeft zo’n zesduizend mensen in dienst, waarvan twee derde een tijdelijke kracht is. Namen personeelsmutaties vroeger ongelofelijk veel tijd in beslag, nu is deze in- en uitstroom in een workflow verwerkt en weet men bij Hoogvliet niet eens meer beter dan dat dit soepel loopt. Hetzelfde geldt voor het wervings- en selectieproces. Ook hebben managers geen omkijken meer naar de (wettelijk) verplichte cursussen van hun medewerkers: ook dat is in geoptimaliseerde workflows gegoten. Zoals Manager Personeels- en Salarisadministratie Eldert Zekveld zelf ook aangeeft:
“Je moet er even over nadenken, maar als het eenmaal draait heb je er geen omkijken meer naar.”
Het moge duidelijk zijn: gegevens overkloppen is niet meer van deze tijd. Automatiseren dus! Het eenmalig inrichten kost misschien tijd en aandacht, maar zoals bovenstaande voorbeelden aantonen: het is het dubbel en dwars waard.
Voor een automatiseringsbedrijf als AFAS is dit gesneden koek. Maar klinkt dit voor jouw bedrijf nog als een ‘ver-van-mijn-bed-show’? Een Succesmanager van AFAS kan je hierbij helpen!