Wat je zelf kunt doen aan de performance van AFAS Profit

Op onze supportafdeling krijgen we ook wel eens vragen over ‘de performance’ van onze software. In dit artikel gaat Joël Annot, supportmedewerker Techniek bij AFAS in op dit onderwerp. Wat kun je er als AFAS beheerder zelf aan doen? Hoe kun je ervoor zorgen dat wij een eventueel probleem zo goed mogelijk voor jou kunnen oplossen? We hopen dat je met de tips uit dit artikel de performance blijvend kunt verbeteren of dat je bij problemen die je ervaart met de performance beter weet waar je aan toe bent.

Verwachtingen en prestaties

‘Performance’ valt eigenlijk uiteen in twee onderdelen: de daadwerkelijke prestaties en de verwachtingen.

Je beleving wordt voor een deel bepaald door je verwachtingen. Verwacht je dat alle software zo reageert als de apps op je smartphone? Of ben je net overgestapt van een oud softwaresysteem waarbij je voor een internetverbinding nog een modem via de telefoonlijn moet laten inbellen? Dit bepaalt ook hoe je naar de software van AFAS kijkt.

De andere helft van het verschil tussen je verwachting en de realiteit zijn de daadwerkelijke prestaties. Prestaties waarvan? Als alles van AFAS (zowel Profit Windows als InSite als OutSite) trager reageert dan je verwacht, dan zal de oplossing anders zijn dan wanneer alleen één specifieke knop of weergave binnen Profit Windows wel heel langzaam reageert.

Tip:

Als het over performance gaat, bepaal dan of het ‘probleem’ tijdelijk is of altijd voorkomt. Ook is het belangrijk om te bepalen of het op één plek voorkomt of overal.

Het ophalen van informatie

Stel: je wil een weergave ‘Alle pakbonnen’ openen. Wat is de hoeveelheid, de filtering en de sortering van die informatie? Laat jij onze software alle 1,3 miljoen pakbonnen van de afgelopen 15 jaar laden wanneer je die ene pakbon van vanmorgen nodig hebt? En vraag je Profit om die informatie niet alleen op te halen, maar ook een aantal kolommen te converteren en afbeeldingen er bij te tonen? Dan kan het even duren voordat je alle informatie ziet.

Als je alleen de pakbonnen van 2017 ophaalt en je toont in deze weergave alleen de kolommen die je dagelijks nodig hebt, dan laadt de weergave vele malen sneller. Misschien bestaat die eerste weergave ook, maar gebruik je deze alleen om iets heel specifieks op te zoeken, wat je niet vaak nodig hebt. Dit zijn keuzes die je kunt maken in de inrichting van de software. Deze keuzes bepalen voor een deel ook de ervaring die jouw collega’s hebben met het werken in de software van AFAS.

Deze principes gelden door onze hele software heen: een weergave in Profit Windows, een overzichtspagina op InSite/OutSite maar ook het via een GetConnector ophalen van informatie voor een koppeling met andere software. Wees dus kritisch op hoeveel en hoe vaak je informatie ophaalt en haal waar nodig de onnodige velden weg.

Tip:

Bepaal samen met jouw collega’s die een weergave het meest gebruiken, welke velden ze het meest nodig hebben en bied hen zo een snelle weergave aan waarin ze hun meest gebruikte informatie kunnen vinden.

Sorteer en filter!

Gebruik bij voorkeur de standaardsortering van Profit. De standaardsortering gebeurt vaak op het nummer van iets, bijvoorbeeld ordernummer of medewerkerscode. Wil je zien hoe een weergave standaard door Profit gesorteerd wordt? Reset dan je gebruikersinstellingen met CTRL + R.

Tip:

Zorg dat weergaven gesorteerd zijn volgens de standaardsortering van Profit.

Filteren doe je het best door een ‘vast filter’ op de weergave te zetten dat voor iedereen geldt die deze weergave bekijkt. Daarnaast kunnen gebruikers natuurlijk altijd eigen snelfilters gebruiken. Filteren met ‘is gelijk aan’ is veel specifieker en sneller dan snelfilters. Bijvoorbeeld =AFAS Software B.V. is een stuk sneller dan het snelfilter Sf AFAS (Deze zoekt op alle namen die ‘AFAS’ bevatten). Bovendien is het filteren op een numerieke waarde ook sneller dan op tekstvelden. Van veel velden in Profit bestaat een code en een omschrijving. Filteren op de codewaarde heeft dan altijd de voorkeur.

Tip:

Filter zoveel mogelijk weg wat niet gebruikt wordt en gebruik zo specifiek mogelijke filters.

De verbinding

Het laatste belangrijke onderdeel van performance is de verbinding, vooral bij AFAS Online. Als je ergens op klikt moet de opdracht om bepaalde informatie op te halen uit de database worden verstuurd van jouw computer, over je kantoornetwerk, via het internet, naar AFAS Online.

Als er dus verbindingsproblemen of andere technische problemen zijn, dan kan Profit alsnog slecht of traag werken. Om je te helpen analyseren waar de oorzaak ligt (Internetverbinding? Weergave-filters? AFAS Online storing) hebben we een checklist gemaakt: Performance AFAS Online verbeteren (checklist)

Zelf aan de slag?

Wil je met deze – en andere – tips aan de slag? Meer instructies staan op ons Help Center:

Heb je een vraag over performance en wil je contact opnemen met Support?

Denk dan even terug aan het begin: Je beleeft performanceproblemen als wat je gebruikt niet zo presteert als hoe je dat verwacht. Het helpt bij performancevragen dus als je voor jezelf zoveel mogelijk duidelijkheid krijgt over:

  • Wat vind je traag? Alles binnen Profit Windows, maar niet binnen InSite? Alles wat je wil printen? Alleen bij een specifieke weergave? Eén knop? Alleen vandaag? En hoe lang duurt dat dan, 3 of 30 seconden? Of duurt het alleen bij jou 30 seconden, maar 3 seconden bij je collega? Of duurt het vanuit huis, op een ander netwerk, 3 seconden en vanaf kantoor 30  seconden?
  • Wat verwacht je? Duurde het laden van precies dezelfde gegevens vorige week 3 in plaats van 30 seconden? Of verwacht jij dat een weergave met 1.300.000 pakbonnen binnen een halve seconde op je scherm staat?

Als je hier over nadenkt en verder trechtert waar het probleem is, zal je vaak zelf het begin van een oorzaak of oplossing kunnen vinden. Lukt dat niet? We helpen je graag om de definitieve oplossing te vinden. Neem dan contact op met support. Bovendien heb je op deze manier al wel veel informatie verzameld die ons weer helpt om jou beter te kunnen helpen. 

[Dit onderdeel is niet meer ondersteund]