Bij AFAS hebben we de luxe dat we een hele afdeling voor het procesbeheer hebben. Bij sommige klanten kunnen AFAS beheerders echter niet al hun tijd aan AFAS besteden. Juist als je deeltijd beheerder bent, is een workflow ‘Aanvraag AFAS beheer’ ideaal. Als iemand in de organisatie iets wil, moet het proces ergens starten. InSite is dan de juiste plek. Zo kan iedereen onafhankelijk van tijd of plaats een verzoek indienen. Daarna is het een kwestie van de processtappen doorlopen.
Zeker als je weinig tijd hebt, is het belangrijk je werk slim in te richten. Ad hoc mails en telefoontjes beantwoorden is dan niet effectief. Aanvragen komen bijna altijd binnen als je net met iets anders bezig bent. Toch verwachten mensen snel een antwoord. Mijn advies is om e-mail als opdracht te verbannen. In ieder geval voor het indienen van aanvragen. Dat betekent overigens niet dat je helemaal niet moet mailen. Doe dat alleen om in dialoog te gaan of naar de achtergrond van een verzoek te vragen.
Een workflow inrichten is in basis eenvoudig. Je ontvangt een aanvraag, beoordeelt deze, bepaalt of er actie nodig is, voert deze uit en beoordeelt ook het resultaat weer. Zo weet je precies wat er van je verwacht wordt en hebben collega’s duidelijkheid over de status van hun verzoek. Een aandachtspunt is wel dat een workflow alleen effectief is als iedereen zich aan de afspraken houdt. Dat geldt ook voor managers of de directie. Bij AFAS weet iedereen dat. Als een directeur zijn verzoek via mail instuurt, wordt het verzoek niet uitgevoerd. Zonder discipline, commitment en vertrouwen van de gehele organisatie, wordt dat een lastig verhaal.
Een workflow scheelt de AFAS beheerder veel werk. Je hoeft in ieder geval geen actielijst te maken. Je hebt altijd een takenoverzicht en kunt makkelijk prioriteiten stellen. Verder is altijd duidelijk hoeveel verzoeken er binnenkomen en hoeveel aanvragen je in een bepaalde periode behandeld hebt. Zo maak je de beheeractiviteiten inzichtelijk en zijn je uren verantwoord. Dit effect gaat trouwens verder dan het werk van de AFAS beheerders. Door alle activiteiten in workflows vast te leggen, kun je als organisatie ook eenvoudig aantonen dat iets gebeurd is, wanneer en door wie. Die informatie helpt om aan de eisen van certificeringen en audits te voldoen. Je zegt het niet alleen, maar kunt het ook concreet laten zien.
Een ‘Aanvraag AFAS beheer’ is maar een van de vele voorbeelden van de workflows die AFAS zelf gebruikt. Als je eenmaal een eerste stap met standaardisatie gezet hebt, zullen collega’s de voordelen al snel ervaren. Zo leg je de basis voor nieuwe workflows en een proces van continue verbeteringen. Op die manier zorg je niet alleen dat je je eigen werk beter doet, maar voorkom je onnodig werk voor collega’s. Zo kan iedereen doen waar hij of zij goed in is.
De workflow 'Aanvraag AFAS beheer' is geen rocket science. Hoe je deze workflow bouwt lees je hier terug.
In de break-outsessie 'Workflows als vliegwiel voor je organisatie' gaf Hans je concrete tips hoe je workflows slim kan toepassen. Heb je de presentatie van Hans gemist of wil je deze nog een keer bekijken? Klik dan op onderstaande video.
Hans was één van de break-outsprekers op de Dag van de AFAS beheerder 2018. De presentatie van Hans vind je onder dit blog.