m
Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Zijn het geen handelsgoederen of diensten van derden, dan zijn het wel kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken. Echter zijn veel inkoopprocessen niet voldoende vormgegeven binnen de organisatie en haar informatiesystemen, wat in de praktijk resulteert in een wildgroei aan leveranciers en een gebrek aan grip op kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door inkoopprocessen strategisch te benaderen en te borgen in jouw ERP-systeem houd je grip op het proces en de uitkomsten hiervan.
Budgetten geven je inzicht in de begroting en realisatie van je financiële administratie. Budgethouders krijgen regie over hun bestedingsruimte, bijvoorbeeld per kostensoort of kostenplaats, en kunnen daarmee zelfstandig beslissingen nemen binnen de vooraf afgesproken kaders.
Lees het artikel over budgethouders en beoordelaars (procuratieschema) >
Door het aantal leveranciers tot een minimum terug te brengen krijg je meer grip op leveringsvoorwaarden en kun je hier duidelijke afspraken over maken. Samen met jouw voorkeurleveranciers kun je werken aan een duurzaam samenwerkingsverband waar wederzijds profijt uit vloeit.
Bekijk de video over het inkoopdashboard >
In contracten leg je de gemaakte afspraken vast over de inhoud van de catalogus, prijzen, levertijden en andere inkoopvoorwaarden. Het contract is een verzamelpunt voor je verplichtingenadministratie. Dankzij de vervaldatum genereer je automatisch een workflow wanneer het contract verlengd moet worden.
Lees het artikel over contractbeheer >
Binnen de kaders van de raamcontracten met voorkeurleveranciers bied je jouw collega’s een geautoriseerde catalogus waaruit zij een inkoopaanvraag kunnen plaatsen. Via een workflow wordt de aanvraag beoordeeld door betrokken budgethouders en/of beoordelaars waarna een inkooporder of
-offerte verstuurd kan worden.
Lees het artikel over inkoopaanvragen >
Met inkooporders genereer je automatisch verplichtingen en deze laat je door de aanvrager vanuit de portal beoordelen. Inkoopfacturen kunnen automatisch betaald worden als alle verplichtingen geaccordeerd zijn. Zijn niet alle verplichtingen vrijgegeven, dan moet de inkoopfactuur via de workflow beoordeeld worden.
Bekijk de video over contracten uitnutten >
Lees het artikel over verplichtingen via inkoop >
Laat inkoopfacturen beoordeeld worden via een workflow als deze gecontroleerd moeten worden. Gebruik de workfloweditor om conditioneel acties automatisch uit te voeren.
Lees het artikel over de workflow Inkoopfactuur >
Lees het artikel over condities in workflows >
De interactieve Business Intelligence-dashboards geven jou en je collega’s actueel inzicht in statistieken over crediteuren, contracten, exploitatie, voorraad en nog veel meer.
Bekijk alle beschikbare dashboards >
Tijdens het webinar is een heel aantal vragen gesteld. De meestgestelde hiervan hebben we gebundeld en beantwoord.
Welke inkoopprocessen binnen jouw organisatie herhalen zich vaak en kunnen wel wat extra structuur gebruiken? Denk bijvoorbeeld eens na over jullie proces omtrent het bestellen van:
Veel “secundaire” inkoopprocessen zijn bij uitstek geschikt om te digitaliseren en automatiseren. Identificeer ze, borg ze in workflows en optimaliseer de processen incrementeel om stapje voor stapje tot een efficiënt inkoopproces te komen.
Door het inkoopproces vooraf te definiëren en te borgen in raamcontracten en workflows wordt de inkoopspecialist minder belast met administratieve taken. Dat is gunstig, want zo kun je meer toegevoegde waarde leveren aan de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan taken zoals:
De controlerende taak van de inkoopspecialist wordt verdeeld over de budgethouders van de organisatie. Zij kunnen zelfstandig beslissingen nemen binnen de kaders van hun budget. De inkoopspecialist wordt alleen betrokken bij de uitzonderingen.
De administratieve taak van de inkoopspecialist verdwijnt o.a. omdat de inkoopbehoefte wordt vastgelegd bij de bron. Elke medewerker kan zelfstandig een aanvraag doen via de portal. Uiteraard binnen de geldende autorisaties op bijv. bedrag, kostensoort of kostenplaats.
Financieel Procesbeheer (2 dagen)
Tijdens de cursus ga je aan de slag met de inrichting van Profit Financieel. Dat betekent dat je aan de slag gaat met de inrichting, het beheer en de processen van de financiële administratie.
Ordermanagement Procesbeheer (2 dagen)
Tijdens de cursus leer je alles over de inrichting en beheer van Profit Ordermanagement. Je leert hoe je de logistieke administratie van order tot factuur moet opzetten.
Profit Rapporten en Analyses (2 dagen)
Tijdens de tweedaagse cursus leer je hoe je Profit gebruikt voor management- en andere belangrijke informatie.
Financieel Dagelijks Gebruik
Leer tijdens de cursus het bijhouden van gegevens van debiteuren, crediteuren en financiële boekingen in Profit. De financiële administratie is bij jou in goede handen.
Ordermanagement Dagelijks Gebruik
De cursus is bestemd voor de verantwoordelijke van de dagelijkse verwerking van het ordermanagement in- en verkoopproces.
Laat je medewerkers hun interne inkopen direct in de webshop van je leverancier bestellen via een OCI-koppeling. Profit zet het winkelmandje om in een inkoopaanvraag welke door de budgethouder beoordeeld kan worden. Dat scheelt je tijd en moeite! Je hoeft het assortiment namelijk niet meer zelf te beheren en de prijzen zijn altijd up-to-date.
Wil je een nieuwe OCI-koppeling met een leverancier aanvragen? Registreer dan je wens via de openbare wensenlijst.
Heb je een specifieke, lokale of kleine leverancier die je wilt aansluiten?
Dan kun je zelf een OCI-koppeling (laten) bouwen op basis van onze standaarddefinitie.
Om tot een optimaal resultaat te komen waardoor je de software voor jou laat werken, heb je een goede inrichting nodig. Kom je er zelf niet uit en heb je hulp nodig? Boek dan direct een gespecialiseerde consultant die jou helpt om het ideale inkoopproces te bereiken.