van Budget tot Betaling

Hoe staan jouw inkoopprocessen ervoor? Ga aan de slag met 'van Budget tot Betaling' en krijg grip op budgetten, prijs en kwaliteit van ingekochte goederen of diensten.

m

Onze visie op inkoopprocessen

Elke organisatie heeft te maken met inkoop. Zijn het geen handelsgoederen of diensten van derden, dan zijn het wel kantoorbenodigdheden of relatiegeschenken. Echter zijn veel inkoopprocessen niet voldoende vormgegeven binnen de organisatie en haar informatiesystemen, wat in de praktijk resulteert in een wildgroei aan leveranciers en een gebrek aan grip op kwaliteit en inkoopvoorwaarden. Door inkoopprocessen strategisch te benaderen en te borgen in jouw ERP-systeem houd je grip op het proces en de uitkomsten hiervan. 





 Volledige grip op het inkoopproces in je organisatie


In 7 stappen in control! 
  1. Geef vorm aan budgetten en scenario's

Budgetten geven je inzicht in de begroting en realisatie van je financiële administratie. Budgethouders krijgen regie over hun bestedingsruimte, bijvoorbeeld per kostensoort of kostenplaats, en kunnen daarmee zelfstandig beslissingen nemen binnen de vooraf afgesproken kaders.
Lees het artikel over budgetten > 

  1. Reduceer het aantal leveranciers met wie je vaak zaken doet

Door het aantal leveranciers tot een minimum terug te brengen krijg je meer grip op leveringsvoorwaarden en kun je hier duidelijke afspraken over maken. Samen met jouw voorkeurleveranciers kun je werken aan een duurzaam samenwerkingsverband waar wederzijds profijt uit vloeit.
Bekijk de video over het inkoopdashboard >

  1. Leg contracten vast bij voorkeurleveranciers

In contracten leg je de gemaakte afspraken vast over de inhoud van de catalogus, prijzen, levertijden en andere inkoopvoorwaarden. Het contract is een verzamelpunt voor je verplichtingenadministratie. Dankzij de vervaldatum genereer je automatisch een workflow wanneer het contract verlengd moet worden.
Lees het artikel over contractbeheer >

  1. Registeer de inkoopbehoefte bij de bron 

Binnen de kaders van de raamcontracten met voorkeurleveranciers bied je jouw collega’s een geautoriseerde catalogus waaruit zij een inkoopaanvraag kunnen plaatsen. 

  1. Automatiseer je verplichtingenadministratie

Met inkooporders genereer je automatisch verplichtingen en deze laat je door de aanvrager vanuit de portal beoordelen. Inkoopfacturen kunnen automatisch betaald worden als alle verplichtingen geaccordeerd zijn. Zijn niet alle verplichtingen vrijgegeven, dan moet de inkoopfactuur via de workflow beoordeeld worden.
Bekijk de video over contracten uitnutten >
Lees het artikel over verplichtingen via inkoop >

  1. Beoordeel inkoopfacturen via een workflow

Laat inkoopfacturen beoordeeld worden via een workflow als deze gecontroleerd moeten worden. Gebruik de workfloweditor om conditioneel acties automatisch uit te voeren.
Lees het artikel over de workflow Inkoopfactuur >
Lees het artikel over condities in workflows >

  1. Geef inzicht middels dashboards

De interactieve Business Intelligence-dashboards geven jou en je collega’s actueel inzicht in statistieken over crediteuren, contracten, exploitatie, voorraad en nog veel meer.
Bekijk alle beschikbare dashboards > 



Bekijk ook deze bronnen

Bekijk ook deze bronnen

Videotrainingen


Business Intelligence dashboards


Cursussen


Optimalisatiepakket


ga naar top

Voorbeeld van een inkoopproces


Welke inkoopprocessen binnen jouw organisatie herhalen zich vaak en kunnen wel wat extra structuur gebruiken? Denk bijvoorbeeld eens na over jullie proces omtrent het bestellen van:

  • Relatiegeschenken
  • Kantoormaterialen
  • Hotelovernachtingen
  • ICT-hardware
  • Softwarelicenties
  • Catering
  • Autohuur

Veel “secundaire” inkoopprocessen zijn bij uitstek geschikt om te digitaliseren en automatiseren. Identificeer ze, borg ze in workflows en optimaliseer de processen incrementeel om stapje voor stapje tot een efficiënt inkoopproces te komen.



De rol van de inkoopspecialist

Adviseren


Door het inkoopproces vooraf te definiëren en te borgen in raamcontracten en workflows wordt de inkoopspecialist minder belast met administratieve taken. Dat is gunstig, want zo kun je meer toegevoegde waarde leveren aan de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan taken zoals:

  • Nieuwe raamcontracten sluiten met de beste leveranciers;
  • Offertes aanvragen en vergelijken voor niet-gestandaardiseerde inkoopaanvragen;
  • Bewaken, analyseren en voorspellen van budgetscenario’s;
  • Spend-analyse en leveranciersbeoordeling op basis van Business Intelligence-dashboards.

De controlerende taak van de inkoopspecialist wordt verdeeld over de budgethouders van de organisatie. Zij kunnen zelfstandig beslissingen nemen binnen de kaders van hun budget. De inkoopspecialist wordt alleen betrokken bij de uitzonderingen.

De administratieve taak van de inkoopspecialist verdwijnt o.a. omdat de inkoopbehoefte wordt vastgelegd bij de bron. Elke medewerker kan zelfstandig een aanvraag doen via de portal. Uiteraard binnen de  geldende autorisaties op bijv. bedrag, kostensoort of kostenplaats.

ga naar top
Videotrainingen over inkoopprocessen





ga naar top
ga naar top
Cursussen voor inkoopfunctionaliteit

Gevorderde gebruikers/beheerders:

Minder ervaren gebruikers of even opfrissen?

  • Financieel Dagelijks Gebruik
    Leer tijdens de cursus het bijhouden van gegevens van debiteuren, crediteuren en financiële boekingen in Profit. De financiële administratie is bij jou in goede handen.

  • Ordermanagement Dagelijks Gebruik
    De cursus is bestemd voor de verantwoordelijke van de dagelijkse verwerking van het ordermanagement in- en verkoopproces.

  • Bootcamp "Cockpits klant en klaar"
    Ga aan de slag binnen je eigen InSite met de bouw van goed werkende en automatische cockpit. Met cockpits zorg je voor optimale transparantie binnen de organisatie.

ga naar top
Blogs over dit thema




Strategische benadering bespaart tijd en geld!

Er bestaat geen organisatie meer zonder inkoop. Ik geloof je als je beweert dat de primaire inkoopprocessen van jouw organisatie strak afgesteld staan. Over de inkoop van bijvoorbeeld handelsgoederen wordt strategisch geredeneerd om het maximale resultaat te behalen. Maar wees eens eerlijk, hoe zit het met je secundaire inkoopprocessen? Lees het blog van onze productmanager Gerard Nijboer.

Auteur: Gerard Nijboer, Productmanager




Licht aan het eind van de inkooptunnel

Met inkoop valt substantieel geld te besparen. Inkoop gaat namelijk allang niet meer alleen over het bestellen van mooie pennen. Sterker: inkopers hebben een veelomvattend vak, op operationeel en tactisch niveau. Zij bewaken administratieve processen en houden zich bezig met het selecteren, contracteren, managen en evalueren van leveranciers. Lees het blog van Sandor Jongerius. 

Auteur: Sandor Jongerius, Accountmanager Zorg en Welzijn

ga naar top
Neem contact op!
AFAS Adviseur

Ontmoet de AFAS Adviseur

Wij snappen dat het een soms moeilijk is om uit te vinden waar je het snelst rendement behaalt. Daarbij helpt de AFAS Adviseur! We stellen met jou een jaarplan op die zorgt voor zekerheid, rendement en innovatie door maximaal gebruik te maken van onze software.

Consultant

Boek een consultant

Om tot een optimaal resultaat te komen waardoor je de software voor jou laat werken, heb je een goede inrichting nodig. Kom je er zelf niet uit en heb je hulp nodig? Boek dan direct een gespecialiseerde consultant die jou helpt om het ideale inkoopproces te bereiken. 

Optimalisatiepakket

Met het optimalisatiepakket 'van Budget tot Betaling' heb je een totaalpakket om dit voor jou organisatie op te tuigen. In het pakket zit een opleidingsplan, inrichtingsplan en een vast aantal dagen consultancy. Meteen duidelijkheid over kosten en resultaat. 

ga naar top