Communiceren, hoe doe je dat?


Het lanceren van AFAS Profit heeft veel impact op de organisatie. Het gaat namelijk niet alleen over nieuwe software, maar ook over een nieuwe manier van werken. Goede communicatie is in een veranderproces cruciaal. Het zorgt ervoor dat medewerkers de verandering makkelijker accepteren, de betrokkenheid binnen de organisatie vergroot wordt en de businesscase eerder wordt ingevuld bij het begeleiden van de verandering. 

Op deze pagina geven we je concrete tips, handvatten en voorbeeldsjablonen voor dit proces.

Navigatie


Onze visie op communiceren


Het opstellen van een communicatieplan is één van de eerste activiteiten bij een implementatie. Je kan nog zo’n tevreden projectgroep hebben, maar als de organisatie niet op tijd is meegenomen in de verandering staan we alsnog met lege handen. De communicatie verloopt in iedere organisatie anders. Voor iedere organisatie geldt een andere cultuur en dus een andere aanpak. Het beste kan er overlegd worden met de afdeling communicatie om samen de meest passende communicatieaanpak te bepalen. We hebben vanuit onze ervaring tal van praktijkvoorbeelden die zich bij verschillende klanten hebben bewezen. Hiermee helpen we jou en je organisatie op weg met het bepalen van de beste communicatiestrategie voor jouw organisatie.

Wanneer communiceer je?

Maak gebruik van het 4i-model

Informeren | Interactie | Instrueren | Inspireren 


Informeren

Start van het project

Boodschap
Wat gaat er veranderen en waarom?

Middelen

  • Aankondiging en interview op intranet en/of personeelsblad
  • Kick-off bijeenkomst



.

Interactie

Gedurende project

Boodschap
Wat gaat er veranderen en waarom?

Middelen

  • Aankondiging en interview op intranet en/of personeelsblad
  • Kick-off bijeenkomst






Instrueren

Richting livegang

Boodschap
Hoe werkt het?


Middelen

  • Gerichte trainingen voor managers
  • Algemene inloopsessies/ webinars
  • Werkinstructies/ quick reference cards
  • Launch video



Inspireren

Tijdens & na livegang

Boodschap
Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden en geef input.

Middelen

  • Inspraaksessies
  • Workflow 'vraag het beheer'
  • Roadmap
  • Werkplekbezoeken


Projectorganisatie

5 Tips voor een projectorganisatie

Ga goed voorbereid de livegang tegemoet!


1. Stel een groep "ambassadeurs" samen

Ambassadeurs zijn geen projectleden, maar een 'dwarsdoorsnede' van de eindgebruikers. Denk hierbij aan medewerkers en managers. Tijdens de implementatie wordt deze groep actief betrokken als klankbordgroep en testgroep. Na livegang is deze groep het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers van hun afdeling en een belangrijke informatiebron voor functioneel beheer.

2. Geef de implementatie een projectnaam en 'vermarkt' deze intern

Voorbeelden van projectnamen: In Control, Samen op weg, Stoer, De toekomst is dichterbij en Een Frisse Start. Om iedereen direct bij het project te betrekken kan er een win-actie gekoppeld worden aan de naam van de implementatie.

3. Manage de verwachtingen middels een roadmap

De kans is groot dat jullie 'gefaseerd' de verschillende mogelijkheden van AFAS beschikbaar stellen. Als dit niet goed gemanaged wordt kan dit tot scheve verwachtingen leiden. Stel daarom een roadmap samen met daarin duidelijk welke onderdelen wanneer beschikbaar komen.

4. Als projectorganisatie moet je:

Luisteren 
Voorkom het imago van een 'centraal feestje'. Luister naar de organisatie. Ambassadeurs spelen hierin een belangrijke rol. 

Beschikbaar zijn
Weerstand heeft vaak meer met het uitblijven van een reactie te maken dan met het daadwerkelijke probleem. Wees daarom beschikbaar en acteer snel op meldingen, ook na livegang!

Zichtbaar zijn
Er zijn veel betrokkenen: bestuur, directie, management, medewerkers, etc. De organisatie moet weten waar je mee bezig bent, waarom je er mee bezig bent en wat er aan gaat komen. Daarnaast moeten successen gedeeld worden. Door successen met hen te delen, stuur je het sentiment in de organisatie.


5. Communiceren houdt nooit op

Nadat je live bent met Profit en een geweldige kick-off en launch-trailer hebt gehad, is het natuurlijk verleidelijk te denken dat je klaar bent. Het tegenovergestelde is waar. Juist na de livegang is het belangrijk om bereikbaar te zijn voor vragen. Zorg ervoor dat medewerkers weten bij wie ze  waarvoor terecht kunnen, en borg dit proces in een mooie workflow! 

Overige tips voor meer draagvlak

Zie ook onze 6 draagvlakstrategieën voor een verandertraject.

Modellen en voorbeelden

Doe er je voordeel mee!


Inspiratievideo's


Communicatieplan


Werkinstructies


Nieuwsbrief 

Jaarplanning


Tips




Praktijkvoorbeeld Gemeente Groningen

Let's Go AFAS!


Voor de implementatie van AFAS heeft de afdeling communicatie van de Gemeente Groningen een prachtige plaat ontwikkeld. De plaat geeft een mooi beeld wat de implementatie van AFAS de Gemeente Groningen oplevert.

Klik op de afbeelding voor een grotere versie.

Praktijkvoorbeeld i³ groep

3 workshops mét certificaat


De i³ groep heeft de projectadministratie volledig overgezet naar AFAS. Hiervoor werkte ze met verschillende systemen. Om ervoor te zorgen dat alle collega's die uren schrijven dit vanaf het eerste moment goed doen, heeft Projectmanager Arno Burgers 3 workshops gegeven alle alle urenschrijvers. Ieder die de workshop succesvol doorliep kreeg na afloop een certificaat mee, welke Arno zelf gemaakt heeft.

Resultaat

In de eerste week na go-live is 98% van de urenregistratie goed verlopen (21 individuen). De 2% ligt hem bij 1 persoon die niet voldoende uren heeft geschreven.

Bekijk de presentatie en certificaten

> Download de Powerpoint

> Download het certificaat

Praktijkvoorbeeld Hofmeier

Interne roadmap voor AFAS


Klik op de afbeelding voor een grotere versie.

Praktijkvoorbeeld Rijksuniversiteit Groningen

Betrokkenen bedanken met een ijsje


Bij de Rijksuniversiteit Groningen willen ze betrokkenen bedanken door middel van een tegoedbon voor een ijsje. Op deze tegoedbron vind je de vuistregels van de implementatie nog eens terug.








klik op de afbeelding voor een grotere versie. 



Blog

"Communicatie is prioriteit
nummer één"


Dimitry Koteris
Projectleider AFAS



Blog

"Een software implementatie is meer dan een goede inrichting"


René Rogaar
Partner AFAS