Communiceren, 
hoe doe je dat?

Het lanceren van AFAS Profit heeft veel impact op de organisatie. Het gaat namelijk niet alleen over nieuwe software, maar ook over een nieuwe manier van werken. Goede communicatie is in een veranderproces cruciaal. Het zorgt ervoor dat medewerkers de verandering makkelijker accepteren, de betrokkenheid binnen de organisatie vergroot wordt en de businesscase eerder wordt ingevuld bij het begeleiden van de verandering. 

Op deze pagina geven we je concrete tips, handvatten en voorbeeldsjablonen voor dit proces. 

Onze visie 

Het opstellen van een communicatieplan is één van de eerste activiteiten bij een implementatie. Je kan nog zo’n tevreden projectgroep hebben, maar als de organisatie niet op tijd is meegenomen in de verandering staan we alsnog met lege handen. De communicatie verloopt in iedere organisatie anders. Voor iedere organisatie geldt een andere cultuur en dus een andere aanpak. Het beste kan er overlegd worden met de afdeling communicatie om samen de meest passende communicatieaanpak te bepalen. We hebben vanuit onze ervaring tal van praktijkvoorbeelden die zich bij verschillende klanten hebben bewezen. Hiermee helpen we jou en je organisatie op weg met het bepalen van de beste communicatiestrategie voor jouw organisatie. 



 Goed voorbereid de live-gang tegemoet


 5 Tips voor een projectorganisatie:  

  1. Stel een groep "ambassadeurs" samen

Ambassadeurs zijn geen projectleden, maar een 'dwarsdoorsnede' van de eindgebruikers. Denk hierbij aan medewerkers en managers. Tijdens de implementatie wordt deze groep actief betrokken als klankbordgroep en testgroep. Na livegang is deze groep het eerste aanspreekpunt voor de gebruikers van hun afdeling en een belangrijke informatiebron voor functioneel beheer. 

  1. Geef de implementatie een projectnaam en 'vermarkt' deze intern

Voorbeelden van projectnamen: In Control, Samen op weg, Stoer, De toekomst is dichterbij en Een Frisse Start. Om iedereen direct bij het project te betrekken kan er een win-actie gekoppeld worden aan de naam van de implementatie. 

  3. Manage de verwachtingen middels een roadmap

De kans is groot dat jullie 'gefaseerd' de verschillende mogelijkheden van AFAS beschikbaar stellen. Als dit niet goed gemanaged wordt kan dit tot scheve verwachtingen leiden. Stel daarom een roadmap samen met daarin duidelijk welke onderdelen wanneer beschikbaar komen.

  1. Als projectorganisatie moet je: 

Luisteren 
Voorkom het imago van een 'centraal feestje'. Luister naar de organisatie. Ambassadeurs spelen hierin een belangrijke rol. 
Beschikbaar zijn
Weerstand heeft vaak meer met het uitblijven van een reactie te maken dan met het daadwerkelijke probleem. Wees daarom beschikbaar en acteer snel op meldingen, ook na livegang!
Zichtbaar zijn
Er zijn veel betrokkenen: bestuur, directie, management, medewerkers, etc. De organisatie moet weten waar je mee bezig bent, waarom je er mee bezig bent en wat er aan gaat komen. Daarnaast moeten successen gedeeld worden. Door successen met hen te delen, stuur je het sentiment in de organisatie.

  1. Communiceren houdt nooit op

Nadat je live bent met Profit en een geweldige kick-off en launch-trailer hebt gehad, is het natuurlijk verleidelijk te denken dat je klaar bent. Het tegenovergestelde is waar. Juist na de livegang is het belangrijk om bereikbaar te zijn voor vragen. Zorg ervoor dat medewerkers weten bij wie ze  waarvoor terecht kunnen, en borg dit proces in een mooie workflow!  

 Overige tips voor meer draagvlak

Zie ook onze 6 draagvlakstrategieën voor een verandertraject.






ga naar top

Wanneer communiceren?

Het 4i-model!

    Informeren

Boodschap

Wat gaat er veranderen en waarom?

Middelen

  • Aankondiging en interiew op intranet en/of personeelsblad
  • Kick-off bijeenkomst

 Start van het project

    Interactie

Boodschap

Hoe gaat het er straks uitzien? 

Middelen

  • Klankbordsessies
  • Voortgangsrapportages na belangrijke mijlpalen (bijvoorbeeld eerste loonstrook, eerste factuur)

Gedurende project

    Instrueren

Boodschap

Hoe werkt het?

Middelen

  • Gerichte trainingen voor managers
  • Algemene inloopsessies/ webinars
  • Werkinstructies/ quick reference cards
  • Launch video

Richting livegang

    Inspireren

Boodschap

Maak optimaal gebruik van de mogelijkheden en geef input!

Middelen

  • Inspraaksessies
  • Workflow 'vraag het beheer'
  • Roadmap
  • Werkplekbezoeken

Tijdens en na livegang

ga naar top

Modellen en voorbeelden

Doe er je voordeel mee!



Quick Reference Card


Recept Training Light-Users

Communicatieplan



Recept

Kick-off

Blogs over dit thema



Communicatie is prioriteit nummer één

Wij willen dat klanten zo snel mogelijk optimaal met onze software aan de slag kunnen. Daar is meer voor nodig dan een geslaagde technische installatie. In alle jaren dat ik projecten begeleid, ben ik nog nooit een project tegengekomen waar we zonder goede communicatie toch een geslaagde implementatie hebben opgeleverd. Communicatie is prioriteit nummer één.


Lees de blog van Dimitry Koteris




Een software implementatie is meer dan een goede inrichting

De laatste jaren is het ons gelukt om de implementatietijd van AFAS flink terug te dringen. Om te zorgen dat klanten zo goed mogelijk bij onze standaarden aansluiten, moeten ze vaak wel bedrijfsprocessen aanpassen. Technisch is dat meestal snel voor elkaar. Maar hoe neem je alle mensen mee bij zo'n verandering? 

Lees de blog van René Rogaar

ga naar top