Het komt regelmatig voor dat een declaratie of plaatsing moet worden aangepast, maar wat is nu de beste manier om dit te doen? Om je daarbij te helpen neemt consultant Robert je mee in de verschillende manieren van corrigeren en behandelt hij de 3 crediteringsmethoden.
Op welke manier je een declaratie of plaatsing corrigeert, hangt af van de status van de declaratie/ plaatsing
en stap in het proces. Op deze themapagina neemt consultant Robert je hierin mee.
Gebruik de stroomschema's in dit help-artikel als ondersteuning bij de video's. Ook legt Robert uit welke crediteringsmethoden je vervolgens kunt gebruiken. Daarnaast vind je op deze pagina een aantal veelvoorkomende situaties uit de praktijk én geven we je nog een aantal tips & tricks waarmee je de administratie rondom de correcties makkelijker maakt.
Het kan voorkomen dat het aantal uur dat gefactureerd is niet klopt of dat er een verkeerde kostenplaats is gebruikt. Om de declaratie op de juiste manier aan te passen, stel je jezelf eerst de vraag: is de declaratie al goedgekeurd? Als de declaratie namelijk nog niet is goedgekeurd, pas je de declaratie eenvoudig aan via de actie: Nacalculatie. Is de declaratie wel goedgekeurd? Dan hangt de manier van corrigeren af van de status van de declaratie. In deze video neemt Consultant Robert je hierin mee.
Ook voor het verwijderen van een declaratie is het belangrijk om jezelf af te vragen of de declaratie al is goedgekeurd. Is de declaratie namelijk nog niet goedgekeurd dan verwijder je de declaratie eenvoudig via de actie: Collectief verwijderen. Is de declaratie al wel goedgekeurd? Dan is het belangrijk om na te gaan in welke stap in het proces de declaratie zich bevindt. Consultant Robert neemt je in deze video hierin mee.
Voor het aanpassen van een plaatsing is het belangrijk om te weten of de wijziging betrekking heeft op het verleden. Als dit het geval is, is het belangrijk om via het correctievoorstel te controleren of de wijziging impact heeft op al geboekte declaraties.
In deze video laat consultant Robert zien welke 2 methodes je kan toepassen.
Om te zorgen dat aanpassingen op hoger niveau (kostprijsmodel, loonschaal, periodetabel, instantie of prijsafspraak) in alle plaatsingen wordt doorgevoerd, voer je de actie 'loonafspraken actualiseren' uit. Er wordt dan een nieuwe loonafspraak gemaakt. Via het correctievoorstel controleer je vervolgens op welke declaraties de wijziging impact heeft gehad.
Consultant Robert neemt je hierin mee.
Nadat de correcties zijn gegenereerd is het mogelijk deze te vorderen bij de medewerker of een nabetaling te doen. Ook stel je een creditfactuur op richting de opdrachtgever. Er zijn 3 verschillende crediterings-methoden die in de volgend video's worden behandeld. Bij deze eerste methode maak je een volledige creditfactuur van het oorspronkelijke bedrag en vervolgens maak je een nieuwe factuur met het nieuwe bedrag. Consultant Robert neemt je mee in dat proces.
Bij deze methode ontstaat er alleen een creditfactuur van het gecorrigeerde bedrag.
Consultant Robert laat het zien in deze video.
Bij deze laatste methode ontstaat er alleen een creditfactuur voor het onderdeel dat is gecorrigeerd. Dit pas je dus toe bij wijzigingen die bijvoorbeeld verdeeld zijn over 2 plaatsingen. Hierdoor ontstaat er ook een nieuwe debetfactuur voor alleen het onderdeel dat gecorrigeerd is.
Consultant Robert vertelt je meer!
Heb je de factuur per week gefactureerd, maar moet dit per maand? Of heb je alle medewerkers apart gefactureerd en moeten alle medewerkers op één factuur? Hieronder vind je de stappen die je doorloopt om de verzamelperiode of verzamelmethode aan te passen.
De onderliggende declaraties hebben versie .01
1. Ga naar: Projecten / Facturering / Facturen.
2. Selecteer de onjuiste facturen (CTRL + S en vink deze aan). Druk vervolgens op de actie: 4. Crediteren.
3. Druk op 'Ja' bij de melding over het terugdraaien van de declaratie inclusief nacalculatieregels.
4. Profit maakt nu creditfacturen aan. Tegelijkertijd wordt de status 'gefactureerd' teruggedraaid op de declaraties.
5. De declaraties verschijnen opnieuw in de weergave 'Declaraties factureren'. Factureer deze nog niet.
6. Open de betreffende klantovereenkomst en navigeer naar het tabblad: Facturering 2.
7. Pas hier de Verzamelperiode aan naar de juiste verzamelperiode (bv: van week naar maand), of:
Pas hier de Verzamelmethode aan naar de juiste verzamelmethode (bijvoorbeeld van per project / medewerker naar Per project).
8. Factureer de declaraties opnieuw via: Projecten / Facturering / Declaraties factureren.
9. In Projecten / Facturering / Facturen staan nu de juiste facturen.
Doorloop eerst de stappen uit een van bovenstaande video's, waarin wordt uitgelegd hoe je een loonschaal aanpast en deze wijziging vervolgens doorvoert in alle voorgaande declaraties. Daarna volg je de stappen uit het artikel Hoe verloon ik correcties tijdens de jaarovergang? (Flex).
Werk je al met AFAS, maar wil je nog meer uit de software halen? Schakel eens met een Succesmanager om de mogelijkheden te bespreken.
Wil je aan de slag met Payrollinrichting en heb je hulp nodig? Bekijk hoe een Servicemanager jou bij de inrichting hiervan kan helpen, of het nou een optimalisatie of een kleine inrichtingsvraag is.