Veelgestelde vragen Digitaal ondertekenen

Op deze pagina hebben we de meestvoorkomende vragen gebundeld en beantwoord.



Hoe weet ik of een digitaal ondertekend document echt rechtsgeldig is?

AFAS maakt voor de ondertekening gebruik van een speciaal eIDAS-certificaat in combinatie met een beveiligd proces en een 'Hardware security module (HSM)' waardoor een rechtsgeldige digitale handtekening ontstaat.


Wat doet het certificaat?

Het certificaat zorgt ervoor dat zowel het Word-document wat omgezet wordt naar PDF als een originele PDF geseald wordt. Na het ondertekenen veranderen de pixels en wordt het document opnieuw geseald. Elke stap in het proces wordt zo opnieuw geseald. Als een digitaal ondertekend document op welke wijze dan ook gewijzigd wordt, verbreekt de zegel en vervalt de digitale handtekening. Dit is direct inzichtelijk voor diegene die het document kan raadplegen.


Welke tijdstempel wordt er meegegeven tijdens het ondertekenen?

Er wordt een time-stamp gezet door de externe partij QuoVadis. Dit is het moment dat daadwerkelijk de handtekening op de PDF gezet wordt. We zetten deze stempel, zodat de digitale handtekening en verzegeling ook op de lange termijn controleerbaar zijn.


Hoe lang blijft een ondertekend document rechtsgeldig?

Een document dat digitaal ondertekend is blijft voor altijd rechtsgeldig. Tot het moment dat de digitale handtekening verbroken wordt. Dan vervalt de rechtsgeldigheid.


Als ik wissel van softwareleverancier blijft het ondertekende document dan rechtsgeldig?

Ja. Documenten die ondertekend zijn blijven altijd rechtsgeldig.


Waar kan ik het logbestand vinden?

Het logbestand (SignServiceLog.pdf) wordt na het ondertekenen als extra bijlage toegevoegd aan het dossieritem. Je kan het logbestand raadplegen door het dossieritem te openen in InSite of Profit Windows.


Wordt het logbestand bijgewerkt als meerdere personen het digitaal ondertekenen?

Ja. Het logbestand wordt bijgewerkt na elke ondertekening. Zo is alles op één plek gewaarborgd. 

Welke bestandsformaten kan ik digitaal ondertekenen?

Je kunt alleen DOCX- en PDF-documenten digitaal ondertekenen. Als je een DOCX-document digitaal ondertekent, wordt dit vervangen door een PDF-document. Het DOCX-document vervalt.


Welke documenten kan ik digitaal ondertekenen?

Je kunt documenten digitaal ondertekenen die via de workflow worden ingestuurd. Dit kunnen documenten zijn die via Profit gegenereerd worden, of externe documenten (PDF of DOCX). Let er wel op dat de documenten niet voorzien zijn van een wachtwoord. De AFAS Signing service kan versleutelde documenten niet ondertekenen. 


Heb ik het PCC nodig om digitaal te ondertekenen?

Voor het ondertekenen van een document heb je het PCC niet nodig. 


Kan ik het logo van de digitale handtekening aanpassen?

Het logo van de digitale handtekening is niet aan te passen. De AFAS Signing Service is de trusted third party van de digitale handtekening wat ervoor zorgt dat het document rechtsgeldig is.


Mijn ondertekend document geeft aan dat de geldigheid van de handtekening onbekend is (geel uitroepteken i.p.v een groen vinkje).

Dit kan voorkomen als je net Adobe Reader hebt geïnstalleerd en hierna direct een ondertekend document opent, of als het automatisch bijwerken van de lijsten uit staat. Adobe heeft dan de Trusted Lists nog niet bijgewerkt. Ga in Adobe Reader naar: Bewerken / Voorkeuren / Betrouwbaarheidsbeheer. Klik op de actie 'Nu bewerken' onder de Trust List (AATL en EUTL) om de lijsten bij te werken.
Als je gebruik maakt van Foxit Reader pas je dit aan via: Bestand / Voorkeuren / Ondertekening. Zet een vinkje bij 'Controleer handtekening wanneer document is geopend'.



Voor welke type dossieritems kan ik digitaal ondertekenen gebruiken?

Digitaal ondertekenen is in te richten voor alle vrije type dossieritems. Dit zijn de dossieritems waar het typenummer geen (-)teken bevat. Vanaf Profit 11 is de mogelijkheid om bijlagen digitaal te ondertekenen uitgebreid. Bekijk voor welke type dossieritem digitaal ondertekenen is toegevoegd.


Welke PDF-reader kan ik gebruiken om het ondertekende document te raadplegen?

Je kan digitaal ondertekende documenten bekijken in Adobe reader of Foxit reader.


Kan ik digitaal ondertekenen met de Pocket app?

Ja dat kan! Hoe dit werkt lees je in het artikel Documenten digitaal ondertekenen via AFAS Pocket.


Naar welk telefoonnummer wordt de bevestigingscode verstuurd?

Profit gebruikt het eerst geldige/bruikbare telefoonnummer in de volgorde: Mobiel werk, mobiel privé, telefoonnummer werk, telefoonnummer privé.


Kan ik digitaal ondertekenen met een buitenlands telefoonnummer?

Ja dat kan! Let op dat het geregistreerde telefoonnummer in Profit de juiste landcode bevat. Telefoonnummers waar de landcode ontbreekt krijgen automatisch de Nederlandse landcode. Een bevestigingscode kan in dit geval naar een verkeerd telefoonnummer verstuurd worden.


Hoelang zijn de e-mail en SMS-code geldig?

De e-mail en SMS-code zijn maximaal 15 minuten geldig. Als de code is verlopen is, vraag je om een nieuwe e-mail of SMS-code te versturen. 


Waar vandaan wordt de e-mail voor het digitaal onderteken op OutSite verstuurd?

Deze e-mail wordt vanuit de AFAS Signing Service verstuurd. De inhoud van de e-mail kan je niet wijzigen. Ook hoef je hiervoor geen aanpassing te doen in je omgeving.


Kan ik een document meerdere keren digitaal ondertekenen?

Een document kan via de workflow door meerdere verantwoordelijke ondertekend worden. Zelf kun je een document maar één keer ondertekenen. Is het document eenmaal ondertekend en uit de workflow dan kan je het document niet nog een keer aanbieden om te ondertekenen.


Wat moet ik doen als een document door de verkeerde persoon is ondertekend? 

Een document dat eenmaal ondertekend is kan niet worden verwijderd of nog een keer worden ondertekend. Is het document verkeerd ondertekend dan kan je de workflow afkeuren, of verwijderen en vervolgens een nieuw dossieritem met document insturen.


Hoe zorg ik ervoor dat alle gebruikers in de taak het document kunnen ondertekenen?

Je richt dit in, in de workflow. In de actie voor het ondertekenen geef je het veld: Naar vervolgtaak als de waarde Na kiezen actie meerdere gebruikers op.


Ik krijg een foutmelding bij het digitaal ondertekenen.

Als het ondertekenen van een document niet gelukt is, stuur je een incident in bij Support inclusief foutreferentie. De foutreferentie vind je namelijk niet terug  in het logboek van de site, of in het omgevingslogboek.