De Europese digitale identiteit-wallet: wat betekent dit voor jouw organisatie?

Een nieuwe medewerker aannemen, gegevens controleren of een contract ondertekenen? Met de Europese digitale identiteit-wallet kan dat straks een stuk eenvoudiger.

Wat betekent deze ontwikkeling voor jouw organisatie? Op deze pagina lees je welke mogelijkheden eraan komen, wat AFAS onderzoekt, hoe we ons voorbereiden en wat je zelf al kunt doen.

 

Wat is de Europese digitale identiteit-wallet?

De Europese digitale identiteit-wallet (EUDI-wallet) is een app waarmee mensen zich digitaal kunnen identificeren en officiële gegevens veilig kunnen bewaren en delen. Denk aan identiteitsgegevens, diploma's en beroepsregistraties. De gebruiker bepaalt zelf welke gegevens hij deelt en met welke organisatie.

De wallet is onderdeel van de Europese eIDAS 2.0-verordening. Daarnaast werkt Europa aan een zakelijke wallet voor organisaties.

Goed om te weten

De Europese wallets zijn nog volop in ontwikkeling. Ook de mogelijkheden binnen AFAS werken we verder uit. Je hoeft nu nog niets te doen en kunt deze functionaliteit ook nog niet instellen. We houden je via deze pagina op de hoogte van de ontwikkelingen.

Wat verandert er voor jouw organisatie?

Veel organisaties vragen medewerkers en klanten nog om kopieën van documenten, handtekeningen of andere gegevens. Met de digitale wallets ontstaan nieuwe mogelijkheden om deze informatie rechtstreeks van een betrouwbare bron te ontvangen en digitaal te controleren. Voor jouw organisatie zijn twee wallets interessant: de persoonlijke wallet en de zakelijke wallet.

Jouw organisatie

  • Ontvangt gegevens uit persoonlijke en zakelijke wallets
  • Controleert de herkomst en betrouwbaarheid van de gegevens
  • Gebruikt straks gegevens in AFAS-processen, zoals onboarden, contracten en klantcontrole

Hoe werkt het?

Stel dat een nieuwe medewerker zijn identiteitsgegevens moet aanleveren. Met een persoonlijke wallet kan dat straks in drie stappen:

  1. Je organisatie vraagt gegevens op. Bijvoorbeeld om de identiteit van een nieuwe medewerker te controleren.
  2. De medewerker geeft toestemming. In de wallet ziet de medewerker welke gegevens worden gevraagd en welke organisatie ze ontvangt.
  3. Je organisatie ontvangt de gegevens. De gegevens zijn digitaal te controleren, zodat je minder handmatig hoeft te controleren.

De medewerker houdt controle over welke gegevens hij deelt. Je organisatie vraagt alleen de informatie die nodig is voor het proces.

Bekijk het webinar over de digitale identiteit-wallet

Wat betekent de Europese digitale identiteit-wallet voor jouw organisatie? In dit webinar vertelt Productmanager Kevin Voges hoe de persoonlijke en zakelijke wallets werken, welke mogelijkheden AFAS onderzoekt en wat dit straks betekent voor jouw administratieve processen.

Wat betekent de wallet voor jouw organisatie?

 

Van een nieuwe medewerker aannemen tot een contract ondertekenen: in veel processen vraag je om persoonsgegevens, documenten of handtekeningen. De digitale wallets bieden mogelijkheden om dat werk te vereenvoudigen.

Nieuwe medewerkers sneller in dienst

Bij het onboarden ontvang je straks identiteitsgegevens, diploma's en registraties via de persoonlijke wallet van je nieuwe medewerker. Je kunt direct controleren waar de gegevens vandaan komen. Dat scheelt documenten opvragen en handmatig controleren.

Contracten digitaal ondertekenen

Binnen AFAS kun je nu al documenten digitaal ondertekenen. De Europese wallets bieden daarnaast nieuwe mogelijkheden voor gekwalificeerd elektronisch ondertekenen. Daarmee kun je straks documenten laten ondertekenen op het hoogste niveau dat de Europese wetgeving kent, bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst of belangrijk contract.

Minder losse verklaringen en documenten

Een medewerker die een hypotheek aanvraagt, heeft vaak een werkgeversverklaring nodig. In de toekomst kan je organisatie zo'n verklaring mogelijk rechtstreeks vanuit AFAS als digitaal bewijs aan de wallet toevoegen. De bank kan de herkomst controleren, zonder opnieuw contact op te nemen met de werkgever.

Meer zekerheid over zakelijke relaties

Met een zakelijke wallet kun je straks eenvoudiger controleren met welk bedrijf je zaken doet en wie bevoegd is om namens dat bedrijf te handelen. Dat scheelt uitzoekwerk bij het controleren van leveranciers, zakelijke klanten en contracten. Ook bij cliëntenonderzoek (KYC en KYB) biedt dit mogelijkheden.

Hoe kom je straks aan een wallet?

 

Voor personen en organisaties werkt dat verschillend. De wallets zijn nog in ontwikkeling, maar dit weten we al.

De persoonlijke wallet

Een persoonlijke wallet is een app op je telefoon. Je kiest zelf of je een wallet gebruikt en van welke erkende aanbieder.

In Nederland ontwikkelt de overheid de gratis NL-wallet. Daarnaast komen er wallets van andere aanbieders. Ook medewerkers uit andere EU-landen kunnen straks een erkende wallet uit hun eigen land gebruiken.

Met een persoonlijke wallet kun je voor privégebruik ook gratis gekwalificeerd elektronisch ondertekenen.

De zakelijke wallet

Ook organisaties krijgen mogelijkheden om een zakelijke wallet te gebruiken. Daarmee kun je onder andere de identiteit van je organisatie aantonen en laten zien wie bevoegd is om namens het bedrijf te handelen.

Hoe organisaties zo'n wallet aanvragen en hoe deze straks samenwerkt met AFAS, wordt nog uitgewerkt.

Hoe bereidt AFAS zich voor op de digitale wallets?

Bij AFAS geloven we dat de digitale identiteit-wallet een grote verandering kan betekenen voor administratieve processen. Minder documenten opvragen, minder dubbel werk en meer zekerheid over gegevens. Dat biedt volop kansen om organisaties slimmer en veiliger te laten werken.

We volgen deze ontwikkeling al langere tijd en onderzoeken hoe we de mogelijkheden binnen AFAS beschikbaar kunnen maken. We willen dat onze klanten hier maximaal van profiteren, zonder dat ze zelf allerlei technische zaken hoeven te regelen. Daarom richten we ons op drie onderdelen.

1. Gekwalificeerd elektronisch ondertekenen

Binnen AFAS kun je nu al documenten digitaal laten ondertekenen met onze bestaande elektronische handtekening. We willen daar de mogelijkheid voor gekwalificeerd elektronisch ondertekenen aan toevoegen.

Daarmee kunnen medewerkers en organisaties in de toekomst ook via geschikte walletvoorzieningen ondertekenen op het hoogste niveau binnen de Europese wetgeving. Dat biedt extra zekerheid bij bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten en belangrijke contracten.

De huidige elektronische handtekening in AFAS blijft bestaan. De gekwalificeerde handtekening wordt een aanvullende mogelijkheid.

2. Digitale wallets accepteren

We willen het mogelijk maken om persoonlijke en zakelijke wallets rechtstreeks binnen AFAS-processen te gebruiken.

Denk aan een nieuwe medewerker die zijn identiteit aantoont of een zakelijke klant die bedrijfsgegevens deelt. AFAS moet het straks mogelijk maken om deze gegevens te ontvangen en digitaal te controleren.

Zo hoef je minder documenten handmatig te controleren en willen we zoveel mogelijk technisch regelwerk uit handen nemen.

3. Gegevens uitgeven aan wallets

Veel informatie die medewerkers nodig hebben, staat al in AFAS. Denk aan een werkgeversverklaring voor een hypotheek of huurwoning.

We willen het mogelijk maken dat organisaties zulke gegevens straks rechtstreeks vanuit AFAS als controleerbaar digitaal bewijs toevoegen aan de wallet van medewerkers. Welke gegevens we hiervoor gaan ondersteunen, onderzoeken we nog.

De medewerker deelt dit bewijs vervolgens zelf met bijvoorbeeld een bank of verhuurder. Die kan de herkomst en geldigheid digitaal controleren. Of de bank of verhuurder het bewijs accepteert, bepaalt die organisatie zelf.

Bouwt AFAS zelf een wallet?

Nee, dat zijn we vooralsnog niet van plan. We richten ons op de mogelijkheden die de wallets bieden voor jouw administratieve processen. Daarmee willen we aansluiten op wallets die medewerkers, sollicitanten, klanten en zakelijke relaties gebruiken.

Zo kan onboarden er straks uitzien

 

Een nieuwe medewerker aannemen brengt behoorlijk wat administratie met zich mee. Je controleert de identiteit, verzamelt documenten en zorgt dat de arbeidsovereenkomst wordt ondertekend. Met de digitale wallets kan dit proces er in de toekomst zo uitzien:

1. Identiteit van de medewerker controleren

De nieuwe medewerker deelt zijn identiteitsgegevens via de persoonlijke wallet. Je organisatie ontvangt gegevens waarvan de herkomst digitaal te controleren is. Zo kun je sneller vaststellen met wie je te maken hebt.

 Persoonlijke wallet

2. Diploma's en registraties ontvangen

De medewerker deelt zijn diploma's of beroepsregistraties via de wallet, voor zover die beschikbaar zijn. Je organisatie controleert de gegevens digitaal. Zo hoef je minder losse documenten op te vragen.

Persoonlijke wallet

3. Arbeidsovereenkomst ondertekenen

De medewerker en de werkgever ondertekenen de arbeidsovereenkomst digitaal. In de toekomst kunnen geschikte wallets hierbij een rol spelen, zodat beide partijen betrouwbaar kunnen ondertekenen.

 Zakelijke + Persoonlijke wallet

4. Bewijs van dienstverband delen

We onderzoeken of je organisatie straks een digitaal bewijs van dienstverband vanuit AFAS aan de persoonlijke wallet kan toevoegen. De medewerker kan dit bewijs vervolgens zelf delen met andere organisaties, zoals een bank.

 Persoonlijke wallet

Wanneer kun je de wallets gebruiken?

 

De Europese regels vormen de basis voor de digitale identiteit-wallet. De invoering in Nederland en de aansluiting binnen AFAS zijn nog in ontwikkeling.

Wat gebeurt er in Europa?

In mei 2024 trad de vernieuwde eIDAS-verordening in werking. Volgens de Europese regels moeten lidstaten uiterlijk eind 2026 minstens één erkende digitale identiteit-wallet beschikbaar stellen.

Daarnaast krijgen overheden en bepaalde private organisaties onder voorwaarden de verplichting om deze wallets te accepteren.

Lees meer over de Europese digitale identiteit-wallet op de website van de Europese Commissie.

Wat gebeurt er in Nederland?

Nederland werkt aan de NL-wallet en de wetgeving die nodig is om deze te gebruiken. De invoering loopt later dan oorspronkelijk gepland. Wanneer de Nederlandse wallet beschikbaar komt, hangt onder andere af van de Europese technische eisen en de Nederlandse wetgeving.

Ook de Europese zakelijke wallet is nog in ontwikkeling. De definitieve planning hiervan staat nog niet vast.

Lees meer over de ontwikkeling van MyGov.be.

Wat gebeurt er in België?

Ook België werkt aan een Europese digitale identiteit-wallet. De Belgische overheid ontwikkelt de bestaande app MyGov.be verder, zodat burgers in de toekomst hun digitale identiteit en officiële gegevens kunnen gebruiken volgens de Europese standaarden.

De app is al beschikbaar, maar de Europese walletfunctionaliteit wordt nog ontwikkeld. Daarnaast werkt België samen met Nederland en Luxemburg aan toepassingen voor zakelijke wallets.

Lees meer over de app van MyGov.be.

Wat betekent dit voor AFAS?

We werken aan de technische basis en onderzoeken hoe we de wallets binnen AFAS-processen kunnen gebruiken. We richten ons eerst op gekwalificeerd elektronisch ondertekenen en het accepteren van digitale wallets.

Onze ambitie is om in de zomer van 2027 met Profit 11 de eerste stappen te zetten. Welke functionaliteit precies beschikbaar komt, hangt af van de verdere ontwikkeling van de wallets en de wetgeving.

We houden je via deze pagina op de hoogte.

Wat kun je zelf al doen?

 

Je hoeft nu nog niets in AFAS in te richten. Wel kun je alvast kijken welke kansen de digitale wallets bieden voor jouw organisatie.

  • Kijk naar je huidige processen
    Waar vraag je medewerkers, klanten of leveranciers om identiteitsgegevens, documenten of handtekeningen? Breng deze momenten in kaart. Denk aan onboarden, contracten en verklaringen.
  • Betrek de juiste collega's
    Bespreek de mogelijkheden met collega's van HR, salarisadministratie, IT, inkoop en privacy. Zo ontdek je waar de wallets administratief werk kunnen besparen.
  • Controleer de bevoegdheden binnen je organisatie
    Wie mag contracten ondertekenen of jouw organisatie vertegenwoordigen? Zorg dat deze bevoegdheden intern duidelijk zijn. Dat is belangrijk voor het toekomstige gebruik van zakelijke wallets.
  • Onderzoek welke verplichtingen voor jou gelden
    Voor bepaalde organisaties gelden straks wettelijke verplichtingen om wallets te accepteren. Laat intern beoordelen of die ook voor jouw organisatie gelden.

Veelgestelde vragen

Moet ik nu al iets instellen in AFAS?
Nee. Je hoeft op dit moment niets in AFAS in te richten. We werken aan de voorbereidingen en delen nieuwe informatie zodra er meer bekend is.

Is mijn organisatie straks verplicht om wallets te accepteren?
Dat hangt af van je organisatie en de diensten die je aanbiedt. Voor overheden en bepaalde private organisaties gelden straks onder voorwaarden acceptatieverplichtingen. Laat intern beoordelen of dit ook voor jouw organisatie geldt.

Komt er maar één digitale wallet?
Nee. Nederland ontwikkelt de NL-wallet, maar ook andere erkende aanbieders kunnen wallets aanbieden. Daarnaast komen er wallets uit andere Europese landen. AFAS wil aansluiten op de Europese standaarden.

Wat gebeurt er met de huidige digitale handtekening in AFAS?
De huidige elektronische handtekening blijft bestaan. We willen gekwalificeerd elektronisch ondertekenen als extra mogelijkheid toevoegen. Zo kun je straks het ondertekenniveau kiezen dat past bij het document en de situatie.

Kan ik straks stoppen met het bewaren van identiteitsbewijzen?
Dat is nog niet duidelijk. Voor de loonadministratie moet je op dit moment een kopie van het identiteitsbewijs bewaren. Of identificatie via de wallet hiervoor voldoende wordt, moet nog worden vastgesteld.

Hoe zit het met de privacy?
De gebruiker bepaalt welke gegevens hij via zijn wallet deelt. Je organisatie ontvangt alleen de opgevraagde gegevens en blijft verantwoordelijk voor de verwerking volgens de AVG. De gebruiker kan ook verzoeken om verwijdering van zijn gegevens.

 

Wat gebeurt er met gegevens die een medewerker deelt?
Je organisatie ontvangt de gegevens en kan de herkomst digitaal controleren. Daarna gelden de normale regels voor verwerking en bewaartermijnen. Je krijgt niet automatisch toegang tot andere gegevens in de wallet.

Wat als een medewerker geen wallet heeft?
Het gebruik van de persoonlijke wallet is vrijwillig. Medewerkers en sollicitanten zonder wallet moeten hun gegevens daarom via een andere route kunnen aanleveren.

Wat gaat dit kosten?
Dat weten we nog niet. Ons uitgangspunt is om het accepteren van wallets en ondertekenen zoveel mogelijk binnen de bestaande AFAS-processen mogelijk te maken. Voor gekwalificeerd ondertekenen namens een organisatie kunnen externe diensten en kosten nodig zijn. Hoe we dit aanbieden, werken we nog uit.

Denk mee over de mogelijkheden van de digitale wallet

 

Bij AFAS geloven we dat de digitale wallets veel administratief werk kunnen besparen. Daarom zijn we volop bezig om te onderzoeken hoe we deze mogelijkheden beschikbaar kunnen maken voor onze klanten.

Zie jij kansen binnen jouw organisatie? Bijvoorbeeld bij onboarden, het digitaal ondertekenen van contracten of het delen van gegevens?

Deel je ideeën via de openbare wensenlijst op het AFAS Klantportal. Met jouw praktijkvoorbeelden helpen we bepalen welke toepassingen voor klanten het belangrijkst zijn.