Voor de jaarovergang in Payroll sluit je het loonjaar af en richt je Payroll in voor het volgende jaar. Op deze pagina zoomen we in op de eerste fase: de jaarafsluiting.
De einddatum urenregistratie in Profit bepaalt in welke periode declaraties en geboekte uren worden meegenomen. Omdat TWK-mutaties niet over het jaar heen gaan, maak je voor declaraties over het jaar heen een correctieperiode aan.
Je vult het totale bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen in die je binnen de WKR (vrije ruimte) hebt gemaakt. Reken je af in december, dan vul je in het salarisverwerkingsplan van december het bedrag aan werkkosten in. In het salarisverwerkingsplan van januari en februari geef je dan 0 op. Reken je af in januari, dan vul je in december en februari 0 in en in januari het bedrag aan werkkosten. Als je afrekent in februari, dan vul je in die periode de werkkosten en in december en januari vul je 0 in.
Heb je het afgelopen jaar een formule van een looncomponent, een grondslagintelling of de journaalstructuur aangepast (of laten aanpassen)? Initieer dan voor alle medewerkers een TWK vanaf periode 1 (ook als je twijfelt of er iets is aangepast). Dit zijn namelijk acties waarbij geen automatische TWK wordt gestart. Door dit alsnog handmatig te doen, kun je controleren of er nog correcties ontstaan. We adviseren dit in een testomgeving te doen. Je kunt dan op je gemak kijken of er correcties ontstaan en of deze terecht zijn. Hiervoor kun je het standenregister jaaroverzicht gebruiken. Voor de medewerkers die correcties hebben, start je ook in de productieomgeving een TWK. Deze TWK-mutaties verloon je in een correctieperiode. Hierdoor heb je het loonjaar volledig verwerkt en voorkom je dat je in een jaaroverschrijdende correctieperiode TWK-mutaties verloont die nog niet eerder zijn meegegaan.
Tip: plan de taak 'Salaris verwerken' 's avonds in om de TWK's te verwerken. Dan is de verwerking al gedaan en kun je er de volgende ochtend mee aan de slag.
Een nieuw jaar kan niet worden opgestart zonder dat het huidige jaar is afgesloten. Zorg ervoor dat alle (openstaande) perioden van het loonjaar zijn geaccordeerd. Om snel te controleren of alle perioden zijn geaccordeerd, open je de weergave Salarisverwerkingsplan (alle). Filter hier op het jaar 2023 en in de kolom Status verwerking op !Geaccordeerd. Als er geen regels meer naar voren komen kun je starten met nieuwe loonjaar.
Voor het genereren van de jaaropgaven maak je gebruik van de Digitale jaaropgave salariswijzer (Profit), of de Digitale jaaropgave (Profit). Deze jaaropgaven genereren per nummer inkomstenverhouding een aparte jaaropgave.
In het artikel 'Jaarovergang Payroll' staat het hele proces van het afsluiten van het huidige jaar en het opstarten van het nieuwe jaar uitgelegd. Lees het artikel en volg alle stappen. Zo weet je zeker dat je niets vergeet!
Het team CAO Beheer houdt voor elke cao bij of de cijfers binnen zijn, wat de verwachte uitleverdatum is en of de cao al is uitgeleverd. Zodra er informatie bekend is, lees je dat in het Help Center.
Richt voor het nieuwe jaar vast het verlof in, zodat medewerkers verlof kunnen boeken voor 2024. Wist je dat je het samengestelde verlof automatisch kunt verlengen? Dat scheelt je weer wat werk!
Januari 2024 nog niet geaccordeerd? Dan verwerk je TWK-mutaties via een normale correctieperiode. Is januari wel geaccordeerd, dan verwerk je TWK-mutaties jaaroverschrijdend.
In 2024 gaan weer verschillende wijzigingen in op het gebied van wet- en regelgeving. Je leest ze op de pagina Nieuw in Profit 2 - HRM. Bekijk ook de CAO releasenotes op de AFAS Klantportal.
Tijdens de cursus Jaarovergang Payroll leer je alle ins & outs van het afsluiten van het nieuwe jaar en het opstarten van het nieuwe jaar. Een goede oefening voor het echte werk! Schrijf je dus snel in.