Onboarden is de workflow voor het in dienst nemen van nieuwe of terugkerende medewerkers. Daarmee wordt het hele proces nóg makkelijker!
De workflow Onboarden biedt één gestroomlijnd en inzichtelijk proces voor het in dienst- en herindienst nemen van medewerkers.
Het uitvragen van aanvullende gegevens is volledig geïntegreerd in deze workflow. De uitvraag wordt vanuit de workflow gestart en het onboarden proces gaat verder als de informatie is aangeleverd door de sollicitant.
Genereer vervolgens het document met de arbeidsovereenkomst en laat deze digitaal ondertekenen door de werkgever en de medewerker.
Tenslotte kun je met deze workflow ook een opvolgend dienstverband aangaan, waarbij de medewerker in één proces uit dienst en weer in dienst gemeld wordt.
Je kunt het onboarden proces op verschillende manieren starten. Je kunt beginnen met lege persoonsgegevens die ingevoerd moeten worden, maar je kunt het proces ook starten voor een sollicitant (met of zonder sollicitatie) en voor (oud) medewerkers.
Voor de workflow Onboarden kun je ook profielen inrichten. Maak velden bijvoorbeeld verplicht, wijzigbaar of onzichtbaar en stel vooraf veldwaarden in. Je kunt elke aanmaken-pagina van elk profiel zelf opmaken. Dit doe je met losse pagina-onderdelen. Dit geeft je veel mogelijkheden bij het indelen en opmaken van de pagina. Denk aan het toevoegen van eigen toelichtingen en het indelen van de pagina in meerdere kolommen of tabbladen.
Start je het onboarden proces met lege persoonsgegevens, dan zorgt het slimme matchingsmechanisme ervoor dat dubbele registraties worden voorkomen. Bij het invoeren van de persoonsgegevens word je geattendeerd op mogelijke overeenkomstige medewerkers en/of sollicitanten die al in het systeem staan.
Bijvoorbeeld: als op basis van de ingevulde naam en geboortedatum blijkt dat deze persoon als oud-medewerker bekend is, kun je verdergaan met het onboarden voor de gevonden medewerker. Op deze manier voorkom je dat een tweede onnodige medewerker wordt toegevoegd.
De onboarden workflow biedt een uitgebreide set aan mogelijkheden. Zo doorloop je gemakkelijk alle belangrijke stappen bij het opstellen van een nieuw dienstverband:
Productmanagers Nieke en Niels nemen je in onderstaande videoserie mee in het hele proces. In elke video richten ze zich op een ander onderdeel van onboarden. Ontdek hoe jij onboarden kunt inzetten binnen jouw organisatie!
Kijk hieronder het webinar terug dat Nieke en Niels gaven in november 2024. Ze staan stil bij de ontwikkelingen in de onboarden functionaliteit en beantwoorden veelgestelde vragen.
Een uitgebreid stappenplan vind je in het Help Center.
Maak profielen voor onboarden. Koppel de nieuwe profielen in de eigenschappen van de vacature. Zo wordt het profiel voor een sollicitant met sollicitatie automatisch bepaald.
Kies welk gegevens en documenten je bij nieuwe medewerkers opvraagt. Maak onderscheid tussen gegevens voor iedereen en gegevens die alleen voor bepaalde functies gelden.
Heb je je keuze gemaakt? Richt dan de bijbehorende profielen en workflows in. Elk gegeven en document heeft een eigen workflow en profieltype. Koppel deze in het draaiboek om op te vragen bij de nieuwe medewerker.
Bundel de op te vragen gegevens en documenten in een draaiboek. Deze verschijnen als taken in de (OutSite) portal van de sollicitant. Kies:
Koppel de juiste draaiboektypes aan het onboardenprofiel en aan de functie bij de werkgever.
Kijk kritisch naar het indienstproces. Versnel en vereenvoudig waar het kan:
Maak de aanmaak- en beoordelingspagina’s van elk onboardenprofiel op. AFAS levert een standaardopmaak. Pas deze aan waar nodig: werk met losse pagina-onderdelen, voeg toelichtingen en vrije velden toe en geef de pagina een logische volgorde. Laat geen verplichte velden weg.
Gebruik ook de standaard portalpagina ‘Onboarden portal’. Start hier het onboarden en houd overzicht op lopende workflows. Plaats een link naar deze portalpagina op je eigen InSite.