Met het nieuwe Onboarden in de software van AFAS worden de bestaande workflows Medewerker indienst, Sollicitant indienst en Medewerker herindienst samengebracht in één gebruiksvriendelijke workflow.
Op deze pagina ontdek je wat deze nieuwe, gecombineerde workflow betekent voor jouw organisatie en hoe je de overstap maakt.
Onboarden is de nieuwe workflow voor het in dienst nemen van nieuwe of terugkerende medewerkers. Daarmee wordt het hele proces nóg makkelijker!
De workflow Onboarden biedt één gestroomlijnd en inzichtelijk proces voor het in dienst- en herindienst nemen van medewerkers.
Het uitvragen van aanvullende gegevens is volledig geïntegreerd in deze nieuwe workflow. De uitvraag wordt vanuit de workflow gestart en het onboarden proces gaat verder als de informatie is aangeleverd door de sollicitant.
Genereer vervolgens het document met de arbeidsovereenkomst en laat deze digitaal ondertekenen door de werkgever en de medewerker.
Tenslotte is kun je met deze nieuwe workflow ook een opvolgend dienstverband aangaan, waarbij de medewerker in één proces uit dienst en weer in dienst gemeld wordt.
Je kunt het onboarden proces op verschillende manieren starten. Je kunt beginnen met lege persoonsgegevens die ingevoerd moeten worden, maar je kunt het proces ook starten voor een sollicitant (met of zonder sollicitatie) en voor (oud) medewerkers.
Voor de nieuwe workflow Onboarden kun je uiteraard ook profielen inrichten. Maak velden bijvoorbeeld verplicht, wijzigbaar of onzichtbaar en stel vooraf veldwaarden in. Eigenlijk zoals je al gewend was. Vanaf Profit 3 kun je ook elke aanmaken-pagina van elk profiel zelf opmaken. Dit doe je met losse pagina-onderdelen, in plaats van een wizard zoals bij in dienst en herindienst het geval is. Dit geeft je veel mogelijkheden bij het indelen en opmaken van de pagina. Denk aan het toevoegen van eigen toelichtingen en het indelen van de pagina in meerdere kolommen of tabbladen.
Start je het onboarden proces met lege persoonsgegevens, dan zorgt het slimme matchingsmechanisme ervoor dat dubbele registraties worden voorkomen. Bij het invoeren van de persoonsgegevens word je geattendeerd op mogelijke overeenkomstige medewerkers en/of sollicitanten die al in het systeem staan.
Bijvoorbeeld: als op basis van de ingevulde naam en geboortedatum blijkt dat deze persoon als oud-medewerker bekend is, kun je verdergaan met het onboarden voor de gevonden medewerker. Op deze manier voorkom je dat een tweede onnodige medewerker wordt toegevoegd.
De onboarden workflow biedt een uitgebreide set aan mogelijkheden. Zo doorloop je gemakkelijk alle belangrijke stappen bij het opstellen van een nieuw dienstverband:
Tijdens deze inrichtingssessie ga je in je eigen omgeving aan de slag om over te stappen naar onboarden.
Vanaf Profit 6 (zomer 2025) kun je geen gebruik meer maken van de workflows voor in dienst, herindienst en sollicitant in dienst. Daarom is het belangrijk dat je op tijd overstapt op onboarden.
Een uitgebreid stappenplan vind je in het Help Center. En bekijk ook eens de pagina over onboarden in SIMPLR, onze implementatietool.
Maak nieuwe profielen aan voor onboarden. Gelukkig kun je deze nieuwe profielen baseren op bestaande indienst of herindienst profielen. Ga na welke indienst profielen en herindienst profielen met elkaar gecombineerd kunnen worden tot één onboardenprofiel. Koppel de nieuwe profielen in de eigenschappen van de vacature. Zo wordt het profiel voor een sollicitant met sollicitatie automatisch bepaald.
Het opvragen van aanvullende gegevens heeft een nieuwe opzet gekregen. Daarom is het belangrijk dat je bepaalt welke gegevens en documenten binnen jouw organisatie opgevraagd moeten worden bij een nieuwe medewerker. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen gegevens en documenten die bij iedereen van toepassing zijn of alleen voor bepaalde functies. Je kunt de volgende gegevens opvragen bij een sollicitant:
Heb je een keuze uit bovenstaande gegevens en documenten gemaakt? Dan kun je hiervoor profielen en workflows gaan inrichten. Voor elk gegeven en document zijn een eigen workflow en profieltypes beschikbaar. Deze heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd bij de nieuwe medewerker.
Met een draaiboek kun je een set van op te vragen gegevens en documenten samenstellen. Dit worden taken die vanuit de onboardenworkflow bij de sollicitant in de (OutSite) portal worden klaargezet. Je hebt de keuze tussen taken die onderdeel zijn van het onboardenprofiel en taken specifiek voor de functie van de nieuwe medewerker. Hiervoor heb je draaiboeken nodig van verschillende types. Deze koppel je aan het onboardenprofiel en in de functie bij de werkgever.
Neem het indienstproces eens goed onder de loep en bekijk welke functionaliteiten jullie proces nóg eenvoudiger en efficiënter kunnen maken. Welke gegevens kun je laten uploaden via de werkenbij site in plaats van te ontvangen via de mail? Waarom zou je de arbeidsovereenkomst nog laten printen en na ondertekening weer inscannen? Laat je inspireren door de 4 verschillende workflows die AFAS standaard meelevert.
Wil je de huidige workflows voor in dienst of herindienst gebruiken als start voor de nieuwe workflow Onboarden? Maak dan gebruik van de nieuwe mogelijkheid om workflows te exporteren en importeren.
Je kunt nu aan de slag met het opmaken van de aanmaken- en beoordelen pagina's van elk afzonderlijk onboarden profiel. AFAS levert een standaard opmaak mee, maar je kunt ervoor kiezen om deze aan te passen naar de wensen van je eigen organisatie. Je hebt de vrijheid om te werken met losse pagina-onderdelen in plaats van een wizard. Voeg bijvoorbeeld toelichtingen en vrije velden toe en pas de indeling aan. Let er wel op dat de opbouw van de pagina's een logische volgorde heeft en er geen verplichte velden ontbreken.
Daarnaast leveren we de standaard portalpagina 'Onboarden portal' uit. Hierop kun je onboarden starten en houd je inzicht in lopende onboarden workflows. Je kunt een link naar deze portalpagina toevoegen op je eigen InSite.
Profielen: bij het aanmaken van een onboardenprofiel kun je ervoor kiezen deze te baseren op een bestaand indienst profiel
Veldcontexten: bij het inrichten van het onboarden profiel kun je gebruik maken van alle aanwezige veldcontexten. Denk aan veldcontexten voor contract, rooster, instanties et cetera.
Workflows: je kunt workflows importeren en exporteren. Zo kun je bestaande workflows van indienst en herindienst gebruiken als start voor het inrichten van de onboardenworkflow.
Documenten: je kunt voor onboarden dezelfde documenten gebruiken als voor indienst en herindienst. Zowel de documenten die via een workflowactie worden gegenereerd (en eventueel digitaal worden ondertekend) als documenten die zijn gekoppeld aan het profiel en als los dossieritem worden ingestuurd.
Heb je na het lezen van deze pagina en de artikelen in het Help Center hulp nodig? Dat kan!
Wil je weten waar jij het beste terechtkunt? Vul dan de keuzehulp in.