Overgang naar nieuwe BI-oplossing

Binnenkort introduceert AFAS een nieuwe BI-oplossing ter vervanging van de huidige oplossing met Qlik. Op deze themapagina ontdek je alles over de overgang, de planning en de nieuwe functionaliteit.

 

Waarom een nieuwe BI-oplossing?

Business Intelligence (BI) helpt je om data om te zetten in waardevolle inzichten. Onze huidige Qlik-oplossing stopt op 1 december 2025, omdat deze niet meer aansloot bij de behoeften van veel klanten. De standaard dashboards waren niet flexibel en niet aanpasbaar, waardoor ze nauwelijks werden gebruikt. Daarnaast lag het beheer volledig bij AFAS, waardoor klanten zelf geen aanpassingen konden doen. Dit zorgde voor veel maatwerkverzoeken, wat niet werkbaar was. 

Met de nieuwe BI-oplossing lossen we deze beperkingen op. We stappen over op een aanpak waar je zelf controle hebt over je dashboards. Net als bij rapporten en analyses maak je een kopie en pas je deze vervolgens aan naar jouw eigen wensen. Dit geeft je meer flexibiliteit en vrijheid.

Het verschil met Qlik

De overstap naar de nieuwe BI-oplossing betekent een belangrijke verandering in verantwoordelijkheid, want het beheer ligt nu volledig bij jou. Dit biedt meer flexibiliteit en vrijheid, maar betekent ook dat je zelf een aantal zaken moet regelen.

Je beheert je eigen dashboards

Waar AFAS bij Qlik het beheer deed, ligt dit nu volledig bij jou. Wij leveren de juiste Profit-data en template dashboards, maar jij bepaalt welke dashboards je gebruikt, hoe je ze aanpast en inzet.

Zelf autorisatie instellen

Autorisatie wordt niet automatisch overgenomen uit Profit. De template dashboards bevatten standaard ongeautoriseerde data, dus jij stelt zelf in wie welke informatie mag zien.

Jij regelt de publicatie

Jij bepaalt hoe en waar je dashboards beschikbaar komen en wie er toegang toe heeft. Dit betekent dat je goed moet nadenken over publicatie, rechten en licenties.

Hier moet je nu al mee aan de slag!

Wacht niet op de template dashboards! Je moet je eigen Power BI-oplossing neerzetten. Begin daarom nu alvast met de voorbereiding hieronder, zodat je straks direct aan de slag kunt.

Zorg voor de juiste Power BI-licentie

Power BI biedt verschillende licentiemodellen. Bepaal eerst hoe je de dashboards wilt gebruiken. Wil je alleen individuele rapportages maken, of wil je de dashboards kunnen delen met collega's? Wil je dashboards delen met collega's? Dan heb je een Power BI Pro-licentie nodig. Deze zit standaard in Microsoft 365 E5, maar niet in bijvoorbeeld Office 365 Business.

Bepaal hoe je dashboards gaat publiceren

Je bepaalt zelf hoe en waar je dashboards beschikbaar komen. Zodra een dashboard gepubliceerd is, kun je het als integratiepagina opnemen in InSite, maar je moet zelf bepalen hoe je publicatie en rechten instelt.

  • Wil je dashboards intern, extern of beide publiceren?
  • Hoe richt je de publicatie in en zorg je dat alleen de juiste personen toegang krijgen?

Verdiep je in de autorisatiemogelijkheden

In Qlik werd autorisatie automatisch overgenomen uit Profit. Dit is in Power BI niet het geval. De template dashboards bevatten standaard ongeautoriseerde data, wat betekent dat iedereen met toegang alle data ziet, tenzij je dit zelf instelt.

  • Onderzoek hoe autorisatie in Power BI werkt.
  • Bepaal wie welke gegevens in het dashboard mag inzien en hoe je dit inricht.

Heeft je organisatie de juiste kennis in huis?

De overstap naar Power BI betekent een nieuwe manier van werken. Denk nu alvast na of je organisatie hiervoor de juiste kennis in huis heeft, of dat je een partner nodig hebt om je hierbij te ondersteunen.

Wat is de nieuwe BI-oplossing?

De nieuwe BI-oplossing sluit beter aan bij de huidige marktontwikkelingen en klantbehoeften.
De focus ligt op flexibiliteit en gebruiksgemak. 
Om je snel op weg te helpen, biedt AFAS standaard apps aan voor Power BI. Deze apps bevatten template dashboards en de juist connectoren om direct te beginnen met het analyseren van je Profit-data. 

De nieuwe BI-oplossing bestaat uit twee onderdelen:

Template dashboards

Je kunt onze standaard template dashboards direct gebruiken of aanpassen aan jouw eigen wensen. Met vrije velden pas je de dashboards eenvoudig aan, zodat ze specifiek relevant worden voor jouw situatie.

Nieuwe BI-connectoren

Deze connectoren zorgen voor een eenvoudige integratie van Profit-data in Power BI en andere BI-tools. Hierdoor kun je data uit meerdere systemen en verschillende bronnen combineren en analyseren.

Planning & uitlevering

De overgang naar de nieuwe BI-oplossing gebeurt in fases. In februari leveren we de eerste template dashboards uit voor een selecte groep klanten. Stap voor stap breiden we de functionaliteit uit.

Belangrijk: De huidige Qlik-oplossing stopt 1 december 2025. Begin daarom op tijd met de voorbereidingen.

Wat doet AFAS?

Maart 2025 

  • Eerste template dashboards 
    De eerste template dashboards worden als losse apps beschikbaar in Power BI voor een selecte groep klanten. 
     
    • De pilotfase zit vol - aanmelden is niet meer mogelijk.
    • Templates zijn direct aanpasbaar.
    • Vrije velden toevoegen kan nog niet.
    • De dashboards worden geleverd zonder autorisatie. 

April 2025

  • Uitrol van meer template dashboards
    We breiden het aantal template dashboards uit. Deze komen beschikbaar voor alle klanten. Je ontvangt hierover een mail van Customer Care.

     
  • Speciale Data Connector
    Een BI-connector komt beschikbaar om Profit-data eenvoudig te koppelen aan Power BI en andere BI-tools.
     
  • Nieuw menu-item in Profit
    Profit krijgt het menu-item: Algemeen / Uitvoer / Beheer / BI dataconnector, waarmee je BI-connectoren samenstelt en aanpast. Dit is eerst beschikbaar in consultancymodus en later standaard toegankelijk.

Profit 6

  • Nog meer templates dashboards beschikbaar
    Vanaf Profi 6 krijg je meer aanpassingsmogelijkheden en komen er nog meer template dashboards beschikbaar.
     
  • Vrije velden toevoegen
    Vanaf deze fase kun je vrije velden toevoegen aan de template dashboards.

     
  • Berekeningen
    Waar mogelijk worden berekeningen al in Profit uitgevoerd. Zo hoef je deze niet meer in te richten in Power BI.

Wat kun jij doen?

Maart 2025

  • Zet je eigen Power BI-omgeving neer
    De nieuwe BI-oplossing werkt anders dan Qlik. Je moet je eigen Power BI-omgeving neerzetten en daar kun je nu al mee beginnen. Meer details over deze stappen vind je in het onderdeel 'Hier moet je nu al mee aan de slag!'

April 2025

  • Installeer de AFAS BI-app
    Download de app in de Power BI App Store en koppel deze aan je Profit-omgeving. Elk template dashboard is een aparte app.

     
  • Verken de template dashboards
    Ga aan de slag met de template dashboards. In een latere fase kun je hier vrije velden aan toevoegen.

Onderzoek en toekomstige ontwikkelingen

We blijven onderzoeken hoe we de BI-oplossing verder kunnen verbeteren. Dit zijn de belangrijkste punten waar we op dit moment aan werken:

  • Autorisatie vanuit AFASWe onderzoeken hoe we standaard autorisatie kunnen ondersteunen. De mogelijkheden hangen af van de autorisatiefuncties van verschillende BI-tools.
  • Publicatie van dashboardsWe kijken naar manieren om het publiceren van dashboards beter te ondersteunen.

Veelgestelde vragen

  • Hoe is de overgang naar Power BI gecommuniceerd?
    We hebben deze overgang voor het eerst aangekondigd tijdens de AFAS Open 2023. Op de AFAS Open 2024 hebben we de planning verder toegelicht. Sinds februari/maart 2025 informeren we klanten actief per e-mail.

     
  • Blijven mijn huidige GET-connectoren om data uit te wisselen werken?
    Ja. Als je nu GetConnectoren gebruikt om data uit te wisselen blijven deze gewoon werken. 
     
  • Wat gebeurt er met mijn bestaande data en dashboards in Qlik?
    De data blijft gewoon beschikbaar in je AFAS-omgeving. Qlik zelf bevat geen data, dus je verliest geen gegevens.

     
  • Wanneer stopt de huidige oplossing met Qlik?
    De huidige oplossing met Qlik stopt 1 december 2025. Vóór die tijd moet je zijn overgestapt naar een nieuwe BI-oplossing.

     
  • Welke template dashboards levert AFAS uit?
    De volgende dashboards staan op de planning om als template uit te leveren. De precieze volgorde en fasering worden later bepaald.
  • Aangifte cliënt IB

  • Abonnementen

  • Afspiegelingsbeginsel

  • Autorisatie

  • Bezetting (ongeautoriseerd)

  • Bouw

  • Budgethouder

  • Btw recap

  • Contractbeheer

  • Controle verloonde & gefactureerde nacalculatie

  • Crediteuren

  • CSR

  • Cursussen

  • Debiteuren

  • Dossier

  • Exploitatie

  • Formatiebeheer

  • Forecast

  • Inkoop
  • Jaarrekening
  • Keuzemodel
  • Loonbeslagen en leningen
  • Marge overzicht Flex
  • Mobiliteit
  • Onderhanden Werk
  • Organigram
  • Project
  • Sociaal / Verlof
  • Spend
  • Uitstelregeling
  • Vaste activa
  • Verkoop
  • Verkoopomzet
  • Verzuim MSS
  • Vlootschouw
  • Wet arbeidsmarkt in balans
  • Winst en Verlies

 

  • Wat gebeurt er als ik niet op tijd overstap naar de nieuwe BI-oplossing?
    Vanaf 1 december kun je geen gebruik meer maken van de huidige Qlik dashboards.

     
  • Kan ik mij nog aanmelden voor de pilotfase van februari?
    Nee, het maximale aantal klanten voor de pilotfase is bereikt. Zodra de template dashboards breder beschikbaar komen, informeren we je hierover via e-mail en de themapagina. Tot die tijd kun je je alvast voorbereiden op de overgang door te kijken naar de juiste Power BI-licentie, autorisatie-instellingen en publicatiemogelijkheden.

     
  • Voor welke BI-oplossingen zijn de BI-connectoren geschikt?
    De BI-connectoren zijn speciaal geoptimaliseerd voor BI-tools en werken met verschillende BI-oplossingen. De BI-connectoren zijn een variant op de standaard connectoren en zorgen voor een efficiënte en snelle gegevensoverdracht naar jouw BI-omgeving.
     
  • Moet ik een licentie betalen voor Power BI?
    Ja, afhankelijk van hoe je de dashboards wilt gebruiken (bijvoorbeeld alleen bekijken of ook publiceren), zijn er verschillende licentiekosten van toepassing.

     
  • Welke licentie heb ik dan nodig?
    Dat bepaal je als organisatie zelf. Raadpleeg de website van Microsoft voor de verschillende licentiemodellen.
     
  • Kan ik Power BI gratis uitproberen voordat ik een licentie koop?
    Ja. Je kunt Power BI gratis uitproberen met een gratis account. Bezoek hiervoor de website van Microsoft.

     
  • Hoe kan ik de nieuwe BI-oplossing installeren?
    Je kunt de AFAS BI-apps installeren vanuit de Power BI App Store en deze koppelen aan je Profit-omgeving. Voor elk dashboard dat wij uitleveren, is er een aparte app beschikbaar. Hiermee krijg je direct toegang tot het bijbehorende template dashboard en de benodigde data.
     
  • Kan ik de dashboards publiceren op InSite?
    Voorlopig zijn de dashboards alleen te publiceren als integratiepagina op InSite. Als je toegang hebt tot deze pagina, heb je ook rechten op de bijbehorende data. Zorg er wel voor dat je de juiste autorisaties in Power BI instelt.

     
  • Kan ik mijn eigen dashboards maken met de nieuwe BI-oplossing?
    Ja. Met de nieuwe BI-oplossing kun je zelf dashboards bouwen en aanpassen aan jouw specifieke wensen. De template dashboards die AFAS levert zijn een goed startpunt.
     
  • Kan ik met Power BI ook analyses doen op mijn eigen, niet-AFAS data?
    Ja. Power BI biedt de mogelijkheid om analyses uit te voeren op zowel AFAS-data als andere databronnen.
     
  • Hoe deel ik Power BI-dashboards met collega's of externen?
    Zie hiervoor dit artikel van Microsoft.
     
  • Welke ondersteuning biedt AFAS tijdens de migratie?
    AFAS biedt template dashboards en BI-connectoren om je op weg te helpen. Verder bepaal je als organisatie zelf welke licentie je nodig hebt en hoe je de dashboards wilt publiceren/delen met collega's.
     
  • Welke ondersteuning biedt AFAS bij het gebruik van Power BI?
    Als je vindt dat er data ontbreekt of als je een verbetering hebt voor een template, dan kunnen we dit beoordelen en eventueel toevoegen, mits het een generieke aanpassing betreft. Andere ondersteuning, zoals het maken van een grafiek, het instellen van knoppen of het publiceren van dashboards, valt onder je eigen verantwoordelijkheid.

Heb je vragen?

Support staat voor je klaar!

Heb je vragen? Stuur een incident in bij Support.