Scan & herken in AFAS

Het hele crediteurenproces op één plek

AFAS introduceert scan & herken-functionaliteit voor het verwerken van inkoopfacturen in Profit.

Boek jouw inkomende pdf-facturen nog eenvoudiger in de financiële administratie en borg het gehele crediteurenproces op één plek.

In het kort:

  • Scan & herken-functionaliteit voor inkoopfacturen
  • Herkenning op factuurkop; niet op regels
  • Kosteloze toevoeging aan de software vanaf Profit 2 (o.b.v. fair use*)
  • Beschikbaar voor alle klanten

Hoe werkt het?

Productmanagers Mohamed El Abdouni en Diederick Buis vertellen je alles over scan & herken in Profit.

 

Dit moet je weten

  • Activeer deze nieuwe functionaliteit in de eigenschappen van je omgeving. 
  • Je voegt op de gebruikelijke wijze e-facturen toe in Profit Financieel. Dit kan met:
  • E-mailberichten vanuit een pop e-mailbox automatisch inlezen
  • Handmatig vanaf een map op de computer
  • E-facturen die enkel een pdf bevatten (geen ubl) worden automatisch opgepakt door de scan & herken-functionaliteit van AFAS.
  • Zaken als de crediteur, administratie en bedragen worden zo goed mogelijk herkend. Het resultaat wordt direct teruggegeven aan de e-factuur.
  • De e-factuur wordt op de gebruikelijke manier verwerkt via de actie ‘Boeken journaalpost’. Doordat de gegevens op kopniveau zijn herkend, wordt de boeking sneller verwerkt.
  • Als er onvoldoende gegevens worden herkend van de pdf, is er de mogelijkheid de e-factuur zelf eenvoudig te verrijken met gegevens van de pdf. Door deze wijzigingen aan te brengen leer je het systeem om de gegevens bij een volgende factuur wél te herkennen.
     

 

 

* Fair use betekent dat we uitgaan van het verwerken van facturen in de administratie van de eigen onderneming. De functionaliteit is niet bedoeld voor dienstverlening aan derden. 

Waarom een scan & herken-functionaliteit in AFAS?

Inkoopfacturen verwerken kan vandaag de dag in Profit op verschillende manieren:

  • Je verwerkt pdf- of ubl-documenten via het menu E-facturen in Profit Financieel.
  • Je werkt met een aanvullende scan & herken-applicatie waarin de factuur wordt geboekt. Het resultaat wordt via een koppeling in Profit verwerkt.
  • Je boekt inkoopjournaalposten in een financieel dagboek.

De kijk van AFAS op het boeken van inkoopfacturen is altijd geweest dat de toekomst ligt bij het uitwisselen van e-facturen (ubl). Op die visie is de ontwikkeling van Profit gericht geweest. Helaas is de praktijk weerbarstig en zien we dat de route naar de volledige uitwisseling van e-facturen nog lang is. Nog geen 10% van de facturen die worden uitgewisseld tussen administraties is een e-factuur (ubl).

Pdf-facturen verwerken is bijzonder arbeidsintensief, en dan hebben we het nog niet eens over papieren facturen. Gegevens op een pdf moeten normaal gesproken handmatig worden overgetypt in de software. Scan & herken is hier dan vaak de oplossing voor, waarbij gegevens op de pdf worden gelezen en herkend. Gelukkig is zo'n oplossing al lang gemeengoed binnen de wereld van financiële administraties. 

Vanuit AFAS hebben we hiervoor altijd vertrouwd op een netwerk van uitstekende partners die aanvullende applicaties bieden voor deze klanten. Al enige tijd biedt AFAS wel een complete scan & herken-functie aan in de boekhoudsoftware voor kleinere ondernemers SB. Het is altijd de bedoeling geweest om deze zelfontwikkelde functionaliteit ook in AFAS Profit aan te bieden. Dat moment is nu gekomen. Met als belangrijkste doel voor ons om inkoopfacturen zo eenvoudig mogelijk te verwerken in Profit. Het maakt dan niet uit hoe deze worden aangeleverd.

De scan & herken-functionaliteit van AFAS biedt voor veel klanten de mogelijkheid om het administratieve proces rondom inkoopfacturen makkelijker te laten verlopen. Voor klanten met uitgebreide wensen op dit gebied zijn de partneroplossingen nog steeds passend. 

Veelgestelde vragen

  • Wanneer kan ik ermee aan de slag?
    Scan & herken wordt meegeleverd met Profit 2 is voor klanten vrij te gebruiken vanaf februari 2024. 
  • Hoe kan ik dit gaan gebruiken?
    Zodra scan & herken is vrijgegeven aan alle klanten, is het enige dat je hoeft te doen de functionaliteit te activeren in de omgevingseigenschappen. Werkte je nog niet eerder met E-facturen in Profit? Dan kun je dit inrichten middels de stappen uit het Help-artikel.
  • Ik werk met een scan & herken-applicatie van een partner. Kan ik overstappen op scan & herken van Profit?
    Dit is afhankelijk van welke oplossing je nu gebruikt en wat je wensen zijn. Om het duidelijk te maken zullen we een aantal voorbeelden geven. 
    • De scan & herken-functionaliteit van AFAS herkent factuurgegevens op kopniveau (crediteurengegevens, totaalbedragen, etc.). Als jouw huidige oplossing ook regelherkenning ondersteunt, bijvoorbeeld voor het automatisch matchen van inkooporders, is dit een functie die je kwijt raakt met de standaardoplossing van AFAS. Daarentegen kan een inkoopfactuur wel degelijk handmatig worden gematcht in Profit met ontvangsten of verplichtingen.
      Wil je geautomatiseerd matchen in Profit? Dan moet de leverancier een ubl-factuur aanleveren inclusief regels. Deze ubl-factuur kan worden verwerkt via de functionaliteit 'E-factuurregels verwerken'.
    • In Profit is het uitgangspunt dat er enkel juiste factuurdocumenten worden toegevoegd. Handmatig of via een automatisch uit te lezen mailbox. Zaken als aanmaningen, reclame, of andere documenten wordt niet herkend en moeten verwijderd te worden uit de weergave met e-facturen als deze alsnog worden toegevoegd. De functionaliteit van AFAS biedt daarnaast geen mogelijkheden voor het splitsen, samenvoegen of bewerken van documenten. Wel worden facturen met meerdere pagina's ondersteund.
    • Voor het verwerken van de factuur als boeking in de financiële administratie wordt de functie ‘Boeken journaalpost’ gebruikt. Dit wijkt misschien af van de wijze waarop je nu gewend bent om inkoopfacturen te boeken via een andere applicatie. Dit is dus een belangrijke overweging bij het overstappen naar scan & herken in AFAS.