Veelgestelde vragen over Uren Boeken

Naar aanleiding van het webinar over Uren Boeken zijn er verschillende vragen gesteld. We hebben hier de meestvoorkomende vragen gebundeld en beantwoord.

Wil je het webinar terugkijken?
Doe dit dan op de themapagina over Uren Boeken. 

In welke tijdseenheden kan ik uren boeken?

Bij het maken van een urenboeking kan een selectie van halve uren worden gemaakt. In de volgende versie komt er een instelling waardoor het mogelijk wordt om een selectie van 15 minuten te maken.

Daarnaast is het wel degelijk mogelijk om in de details van de urenboeking tot een minimum van 3 minuten in te voeren. 



Kan ik presets instellen voor alle medewerkers?

De presets is een overzicht van de laatst geboekte combinaties van project en werksoort van de medewerker. Het is niet mogelijk om bijvoorbeeld een project aan de presets toe te voegen voor alle medewerkers.

Kan ik de velden van de presets aanpassen?

Het is niet mogelijk om de velden van de presets aan te passen. De presets zijn nu een combinatie werksoort en project. Wel zijn we van plan om de velden van de presets instelbaar te maken. Hierdoor heb je bijvoorbeeld de mogelijk om de naam van de verkooprelatie toe te voegen aan de presets.

Kan ik zelf de velden van de urenboeking bepalen en inrichten? 

Ja, dat kan. In het beheer van de boekingslay-out kun je zelf bepalen welke velden je in het detailscherm van de uren boeking wilt zien.

Zo kun je bijvoorbeeld het veld projectfase, de begin -en eindtijd en vrije velden toevoegen, waardoor dit voor alle gebruikers beschikbaar is. Ook zijn veldinstellingen mogelijk, zoals een veld verplicht stellen of waardes overnemen uit een ander veld.

Welke roosteruren worden getoond in de lay-out van uren boeken? 

Wanneer de medewerker een gespecificeerd rooster heeft dan wordt deze getoond in de uren boeken lay-out. Zo niet, dan wordt het rooster getoond op basis van de projectinstellingen. 

Werken geldigheidscombinaties ook in deze nieuwe lay-out?

Ja, bij elke boeking wordt gecontroleerd op geldigheidscombinaties. Ook het scherm met de meest recent gebruikte project/werksoort combinaties houdt daar rekening mee.

Kan ik ook kosten en artikelen boeken?

Op dit moment kan je alleen werksoorten boeken in de nieuwe uren boeken lay-out. In Profit 7 gaan we ook kosten toestaan. Hierdoor wordt het mogelijk om naast uren ook declaraties (onkosten) te boeken vanuit de nieuwe uren boeken lay-out.

Voorlopig zijn er geen plannen om artikelen toe te staan in de nieuwe uren boeken lay-out. Dit kan door een pakbon op project.

Kan ik reeksen van 'uren boeken' of een urenboeking kopiëren? 

Nee, dit is op dit moment nog niet mogelijk. Dit staat wel op de wensenlijst. 

Kan ik ook uren boeken van andere medewerkers?

In de nieuwe uren boeken lay-out kan je alleen uren boeken van jezelf (ESS). In een toekomstige update zal het mogelijk worden om ook uren te boeken van andere medewerkers dan jezelf (MSS).

Moet ik de week nog gedeeltelijk verwerken in geval van een gebroken week? 

In de nieuwe uren boeken lay-out is het helemaal niet meer nodig om uren te verwerken. De uren die geboekt worden zijn namelijk direct nacalculatieregels na accordering en kunnen na gereedmelding gefactureerd worden. 

Is het mogelijk om kleine eenheden zoals bijvoorbeeld blokken van 15 of zelfs 5 minuten te boeken?

Ja dit is mogelijk omdat je altijd de tijdsduur handmatig kan aanpassen in het detailscherm bij het boeken van uren. Ook kan je de velden begin- en eindtijd toevoegen waardoor dit mogelijk wordt.

LET OP: Deze eerste versie van het nieuwe uren boeken is niet gefocust op de kleine eenheden zoals per 3, 5 of 6 minuten boeken. Dus het betekent nu meer handmatig werk dan wanneer je grotere eenheden zoals 30 minuten en uren gebruikt. In de toekomst gaan we het mogelijk maken om de tijdsschaal aan te passen waardoor de nieuwe lay-out veel fijner te gebruiken is ook bij hele kleine eenheden.

Kan ik mijn uren boeken net zoals in een agenda?

De uren boeken lay-out houdt in de presentatie van uren geen rekening met de begin- en eindtijd van een uren boeking. De urenboekingen worden boven op elkaar ‘gestapeld’. In Profit 11 introduceren we een 
‘kalenderlay-out’ waarmee je wel op specifieke tijden kan boeken. Dit kun je vergelijken met het maken van een afspraak in de outlook agenda.

Waar kan ik een beschrijving vinden van het inrichten van de functionaliteit?

Deze kun je hier vinden in de KnowledgeBase. 

Komt deze nieuwe lay-out ook in de Pocket app beschikbaar?

De manier waarop uren geboekt worden op een mobiel device of op een webpagina zal nooit precies hetzelfde zijn in verband met usability. Hierdoor werken sommige zaken beter op een groter scherm dan op een mobiel. Wel zijn we van plan om de instellingen van hoe men uren boekt wel degelijk meer samen te brengen, waardoor je op 1 plek kan inrichten hoe uren geboekt worden en dat dit vervolgens doorwerkt voor zowel InSite als de Pocket app.

Komt er een legenda van de gebruikte kleuren in de nieuwe lay-out? 

Ja, deze uitleg en informatie gaan wij beschikbaar maken voor medewerkers die uren aan het boeken zijn. Of dit middels een legenda is kunnen we nu nog niet zeggen.