Wettelijk betaald ouderschapsverlof

Vanaf Profit 3 kun je betaald ouderschapsverlof flexibel opnemen via verlofboekingen. Op deze pagina lees je alles wat je hierover moet weten.

 

Wat houdt de wet in?

Dankzij de Wet Arbeid en Zorg (WAZO) worden beide ouders in het eerste levensjaar van het kind voor 9 weken gedeeltelijk doorbetaald. Deze weken komen bovenop de 16 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof voor de moeder en 6 weken geboorteverlof voor de partner.

 

Wat wijzigt er in Profit 3?

Opname via verlof en via het rooster

Vanaf Profit 3 kan het ouderschapsverlof flexibel worden opgenomen via verlof(reeks)boekingen. Je kunt er ook voor kiezen om ouderschapsverlof structureel op te nemen via het rooster. Je kunt de methodes alleen niet in 1 periode combineren.

Overlappende verlofboekingen met dezelfde prioriteit

Vanaf Profit 3 kan het zijn dat een medewerker zowel een verlofreeks als losse verlofboekingen op ouderschapsverlof heeft. Dan kan het gebeuren dat een losse verlofboeking overlapt met de verlofreeks. In dat geval gaat de verlofreeks voor. Profit verlaagt de uren van de losse verlofboeking met het aantal uur dat al via de verlofreeks is geboekt. Dit gebeurt alleen als:

  • Het rooster ongelijk is aan het type 'Uren per week' én
  • De verlofreeks en de losse verlofboeking op dezelfde verlofsoort zijn geboekt

Integratie nacalculatie verlof voor type rooster 'Uren per week'

In Profit 3 maken we het mogelijk om verlof bij het roostertype ‘Uren per week’ te integreren naar de nacalculatie. Je hoeft dan geen losse loonmutaties te boeken. Dit geldt niet alleen voor (betaald) ouderschapsverlof, maar ook voor alle andere verlofsoorten.

Aanvullend betaald ouderschapsverlof

In Profit 3 kun je een aparte verlofsoort aanmaken voor aanvullend betaald ouderschapsverlof. Hiermee maken we een scheiding tussen het saldo wettelijk betaald ouderschapsverlof en het saldo aanvullend betaald ouderschapsverlof. Daarnaast kan een restsaldo op het wettelijke deel worden overgeheveld naar het aanvullend betaald ouderschapsverlof. Blijft er saldo over op aanvullend verlof? Dan kan dat worden overgeheveld naar onbetaald ouderschapsverlof. Meer informatie over het overhevelen vind je in het Help Center.

Profielen

Voor zowel verlofaanvragen als voor verlofreeksaanvragen leveren we standaard profielen uit. In deze profielen stel je via een filter de te gebruiken verlofsoort in. 

In het type profiel 'Medewerker/familie' vind je vanaf Profit 3 de instelling 'Familierelatie met ouderverlof'. Als je dit veld aanvinkt, worden alleen familierelaties met recht op ouderverlof zichtbaar in het veld 'Familierelatie' bij het vastleggen van een familielid. Handig voor het profiel voor het toevoegen van een kind!

Workflows

In Profit 3 leveren we ook workflows uit voor de nieuwe verlofprofielen. Wil je controleren of een medewerker hele weken opneemt? Vanaf Profit 3 kun je een controle inbouwen op het nieuwe veld ‘Aantal weken’ in de gegevensverzameling Mutatie verlofaanvraag. Daarnaast kun je ervoor kiezen om in de nieuwe workflows automatisch een document te genereren. 

InSite

Op InSite kun je gebruik maken van de standaard portalpagina ‘Mijn ouderverlof’. In Profit 3 is deze volledig vernieuwd. Alle nieuwe profielen voor de opname van betaald ouderschapsverlof zijn toegevoegd. Hierdoor stap je eenvoudig over naar de opname via verlof(reeks)boekingen als je dat wil.

Video

AFAS Open

 

Tijdens de AFAS Open presenteerde productmanager Nieke de flexibele opname van betaald ouderschapsverlof via verlofboekingen. Kijk hieronder de presentatie terug.

 

Video

Hoe stap je over?

 

In onderstaande video nemen Nieke en Laura je mee in het overstappen van opname via het rooster naar opname via verlof. Welke stappen neem je en waar moet je aan denken?

 

Overstappen naar opname via verlof

Maak je al gebruik van opname van betaald ouderschapsverlof via het rooster? En wil je overstappen naar opname via verlofboekingen? Lees dan snel verder en bekijk de video.

InSite

Vanaf de standaard portalpagina ‘Mijn ouderverlof’ kun je via de nieuwe profielen verlof(reeks)aanvragen insturen. Wil je deze standaard AFAS-versie gebruiken? Open dan de pagina in Sitebeheer en selecteer onder de kop Pagina de AFAS versie. Dit maakt het overstappen een stuk eenvoudiger!

Profielen

In Profit 3 leveren we standaard profielen uit voor zowel verlofaanvragen als verlofreeksaanvragen voor betaald ouderschapsverlof. Ze worden geblokkeerd uitgeleverd. Deblokkeer ze om ze te gebruiken. Hiervoor open je het profiel en vink je het veld Geblokkeerd uit.

In deze profielen (en die voor roosterwijzigingen) geef je aan voor welk type verlof je ze wilt gebruiken. Kies je bijvoorbeeld voor ‘Alleen ouderverlof’ dan kan met dat profiel alleen ouderverlof worden aangevraagd. Vervolgens maak je een kopie van de standaard Profit context om in het veld Type verlof een voorkeurwaarde op te geven. Je koppelt de nieuwe context aan het profiel.

Workflows

Bij de nieuwe profielen leveren we bijbehorende workflows uit. Pas deze aan naar wens. 

Daarnaast kun je een controle inbouwen op het nieuwe veld ‘Aantal weken’ in de gegevensverzameling Mutatie verlofaanvraag. Zo kun je ervoor zorgen dat (indien gewenst) alleen hele weken verlof opgenomen kunnen worden. Ook kun je ervoor kiezen om in de nieuwe workflows automatisch een document te genereren.

Integratie Payroll

Om de verlofboekingen door te zetten naar de salarisverwerking integreer je ze naar de nacalculatie. Hiervoor maak je een urensoort aan waaraan je looncomponent 100.000.251 'Vermindering uren ivm betaald ouderschapsverlof' koppelt die zorgt voor de juiste doorbetaling. In de verlofsoort stel je de integratie verder in. De integratie werkt voor de verlofboekingen die worden gedaan vanaf het moment dat je de integratie hebt ingesteld (dus niet met terugwerkende kracht).

Wil je een verlofsoort niet integreren voor het roostertype ‘Uren per week’? Vink dan het veld ‘Roostertype uren per week niet integreren’ aan in de verlofsoort.

Maak je nu nog geen gebruik van de integratie naar de nacalculatie? Zet dit dan ook aan bij de werkgever op het tabblad Integratie.

Let op: bij de integratie met de nacalculatie heb je te maken met de Einddatum urenregistratie in de salarisverwerking. Hiermee worden de verlofuren meegenomen die liggen tussen de einddatum van het vorige salarisverwerkingsplan en het huidige. Let er dus op dat je deze datum (goed) invult. Meer informatie hierover lees je in het Help Center.

Let op: door ouderschapsverlof op te nemen als verlofboeking met integratie naar de nacalculatie ontstaat er een fluctuerend salaris. Het gemiddelde salaris wordt gekort met het aantal werkelijk opgenomen uren in de periode.

Ga je voor het eerst gebruik maken van de integratie naar de nacalculatie? Lees dan zeker het artikel Integratie nacalculatie en salarisverwerking in het Help Center!

Prioritering type verlof

Omdat het betaald ouderschapsverlof straks via verlofboekingen worden opgenomen, is het belangrijk de prioriteit van dit type verlof te controleren. Dit doe je via HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof. Gaat bijvoorbeeld de ouderschapsverlofdag tijdens een feestdag gewoon door, zorg dan dat het type verlof voor betaald ouderschapsverlof een hogere prioriteit heeft dan het type verlof voor feestdagen.

Verlofsoort wettelijk betaald ouderschapsverlof

Maak je op dit moment geen gebruik meer van de verlofsoort voor wettelijk betaald ouderschapsverlof? Zorg er dan voor dat de bestaande verlofsoort een einddatum heeft. Maak de verlofsoort opnieuw aan en zorg ervoor dat de begindatum goed staat. Deze moet liggen voor de geboortedatum van een kind waarvoor recht op betaald ouderschapsverlof geldt.

Verlofsoort aanvullend betaald ouderschapsverlof

Maak je gebruik van een eigen (cao)regeling met aanvullend betaald ouderschapsverlof? Dan maak je hiervoor in Profit 3 een apart type verlof aan. Koppel hieraan een urensoort met het juiste doorbetalingspercentage. Verderop op deze pagina staat voor 4 verschillende situaties uitgelegd hoe je de inrichting precies doet.

Toevoegen roosters en verlofboekingen

Bij de overgang naar Profit 3 kunnen we niet automatisch roosterwijzigingen omzetten naar verlofboekingen. Daarom voeg je zelf nieuwe roosters en verlofboekingen toe bij betreffende medewerkers.  Hieronder kun je de analyse ‘Medewerkers met ouderschapsverlof’ downloaden. Deze geeft je inzicht in de medewerkers die nu via het rooster ouderschapsverlof hebben en die je kunt overzetten naar verlofboekingen. Bekijk de video voor meer uitleg over de analyse. Op basis daarvan kun je nieuwe roosterregels (zonder ouderschapsverlof) en nieuwe verlofboekingen toevoegen. Roosterregels en verlofboekingen kun je ook importeren.

Let op: geneer eerst de analyse en sla deze op. Voeg hierna pas nieuwe roosterregels en verlofboekingen toe. Als je daarna de analyse draait, ben je de oorspronkelijke ouderschapsverlofgegevens kwijt. Die komen dan immers niet meer in de analyse naar voren.

Downloaden en importeren analyse

Om de analyse te gebruiken, importeer je deze in Profit. Dit doe je via onderstaande stappen:

  1. Download hier de analyse.
  2. Ga in Profit naar HRM / Uitvoer / Beheer / Analyse HRM.
  3. Klik op de actie Importeren.
  4. Klik op Bestand en selecteer de analyse.
  5. Klik op Voltooien.

Na het importeren van de analyse gebruik je deze via HRM / Uitvoer / Analyse HRM

Meer informatie over het importeren van analyses lees je in het Help Center.

AFAS Pocket

In Profit 3 kun je betaald ouderschapsverlof ook via AFAS Pocket als verlofaanvraag insturen. Daarnaast kun je het saldo voor ouderverlof tonen. Hiervoor pas je het filter voor verlof aan in de instellingen voor AFAS Pocket in Profit. Zorg ervoor dat het filter ook de typen verlof voor ouderverlof doorlaat.

Eigen (cao)regeling betaald ouderschapsverlof

Maak je als werkgever gebruik van een aanvullende (cao)regeling? Dan kun je gebruik maken van het verloftype Betaald ouderschapsverlof aanvullend (NL). Hieraan koppel je een urensoort met een looncomponent met het juiste doorbetalingspercentage.

Een aantal cao’s heeft een aanvullende regeling voor betaald ouderschapsverlof. Hieronder lees je per situatie hoe je de inrichting hiervoor doet. 

Scheiding wettelijk en aanvullend betaald ouderschapsverlof

Deze regeling wordt bijvoorbeeld toegepast bij de cao Rijk. Er is recht op 13 weken betaald ouderschapsverlof en hierbij is een duidelijk onderscheid tussen wettelijk en aanvullend betaald ouderschapsverlof. Het moment van opname bepaalt hierbij het doorbetalingspercentage. Je mag maximaal 9 weken opnemen tegen 100% doorbetaling, mits je die opneemt in het eerste levensjaar. De overige minimaal 4 (tot maximaal 13 weken) worden doorbetaald tegen een lager percentage en neem je op voor het 8e levensjaar.

Hoe richt je dit in?

We adviseren de volgende inrichting:

Verlofsoort wettelijk betaald ouderschapsverlof

  • Verlofrecht: 9 weken
  • Geldigheidsduur: 1 jaar
  • Integratie naar een urensoort met doorbetalingspercentage 100
  • Vink het veld ‘Restsaldo overhevelen naar aanvullend betaald ouderschapsverlof’ aan. Zo wordt na 1 jaar het resterende saldo automatisch overgeheveld naar aanvullend betaald ouderschapsverlof.

Verlofsoort aanvullend betaald ouderschapsverlof

  • Verlofrecht: 4 weken
  • Geldigheidsduur: bijvoorbeeld 2 jaar
  • Integratie naar een urensoort met het juiste doorbetalingspercentage (cao-specifieke of eigen looncomponent)
  • Vink het veld ‘Restsaldo overhevelen naar onbetaald ouderschapsverlof’ aan. 

Geen scheiding wettelijk en aanvullend betaald ouderschapsverlof

Deze regeling wordt veel toegepast binnen de overheid en het onderwijs (onder andere bij de cao’s Nederlandse Universiteiten, Primair- en Voortgezet onderwijs, MBO en RDW). Er is geen duidelijk onderscheid tussen wettelijk en aanvullend betaald ouderschapsverlof. Het moment van opname bepaalt het uitbetalingspercentage. Tijdens het eerste levensjaar geldt een doorbetaling van 70%, daarna geldt een lager percentage.

Hoe richt je dit in?

We adviseren de volgende inrichting:

Verlofsoort wettelijk betaald ouderschapsverlof

  • Verlofrecht: 13 weken
  • Geldigheidsduur: 1 jaar
  • Integratie naar een urensoort met doorbetalingspercentage 70
  • Vink het veld ‘Restsaldo overhevelen naar aanvullend betaald ouderschapsverlof’ aan. Zo wordt na 1 jaar het resterende saldo automatisch overgeheveld naar aanvullend betaald ouderschapsverlof.

Verlofsoort aanvullend betaald ouderschapsverlof

  • Verlofrecht: 0 weken
  • Geldigheidsduur: bijvoorbeeld 2 jaar
  • Integratie naar een urensoort met het juiste doorbetalingspercentage (cao-specifieke of eigen looncomponent)
  • Vink het veld ‘Restsaldo overhevelen naar onbetaald ouderschapsverlof’ aan. 

Doorbetaling wettelijk betaald ouderschapsverlof aanvullen vanuit de aanvullende regeling

Deze regeling wordt bijvoorbeeld toegepast bij gemeentes. Het betaald ouderschapsverlof bestaat uit 9 weken wettelijk en 13 weken aanvullend. Je hebt de mogelijkheid om de wettelijke doorbetaling van 70% te verhogen tot 100% ten koste van het aanvullend verlof. Het recht van het aanvullend betaald ouderschapsverlof wordt in dat geval verlaagd.

Hoe richt je dit in?

We adviseren de volgende inrichting:

Verlofsoort wettelijk betaald ouderschapsverlof

  • Verlofrecht: 9 weken
  • Geldigheidsduur: 1 jaar
  • Integratie naar een urensoort met doorbetalingspercentage 70
  • Vink het veld ‘Restsaldo overhevelen naar aanvullend betaald ouderschapsverlof’ aan. Zo wordt na 1 jaar het resterende saldo automatisch overgeheveld naar aanvullend betaald ouderschapsverlof.

Verlofsoort aanvullend betaald ouderschapsverlof

  • Verlofrecht: 13 weken
  • Geldigheidsduur: bijvoorbeeld 2 jaar
  • Integratie naar een urensoort met het juiste doorbetalingspercentage (cao-specifieke of eigen looncomponent)
  • Vink het veld ‘Restsaldo overhevelen naar onbetaald ouderschapsverlof’ aan. 

Kiest een medewerker ervoor de wettelijke doorbetaling aan te vullen vanuit de aanvullende regeling? Dan doe je het volgende:

  • Boek handmatig via een verlofcorrectie het benodigde aantal verlofuren op de verlofsoort voor het aanvullend betaald ouderschapsverlof af, én 
  • Leg op medewerkerniveau een afwijkend doorbetalingspercentage (parameterwaarde) vast

Verschillende percentages voor wettelijk betaald ouderschapsverlof

Deze regeling wordt bijvoorbeeld toegepast bij banken.

Hoe richt je dit in?

We adviseren de volgende inrichting:

Verlofsoort wettelijk betaald ouderschapsverlof

  • Verlofrecht: 9 weken
  • Geldigheidsduur: 1 jaar
  • Integratie naar een urensoort met het standaard doorbetalingspercentage
  • Gedurende de weken waarin een hoger doorbetalingspercentage geldt, leg je een afwijkend percentage (parameterwaarde) vast op medewerkerniveau

Veelgestelde vragen

  • Kan ik via Profit een WAZO declaratie insturen voor de vergoeding van opgenomen betaald ouderschapsverlof?
    Ja, dat kan voor het wettelijk betaald ouderschapsverlof (ongeacht of je dit via verlofaanvragen of roosterwijzigingen opneemt). Meer informatie hierover lees je in het Help Center.

     
  • Kun je de opname van betaald ouderschapsverlof gecombineerd via verlofaanvragen en roosterwijzigingen doen?
    Dat kan, maar je kunt de methodes niet in 1 verloningsperiode combineren. Dat komt omdat via het verlof werkelijke uren worden doorgezet naar de salarisverwerking. Via het rooster wordt een gemiddeld aantal uren doorgezet. Gecombineerd wordt dit een te ondoorzichtige salarisberekening. Aanvullend betaald ouderschapsverlof kun je alleen via verlofaanvragen opnemen.

     
  • Wij werken met opname van ouderschapsverlof in combinatie met een roosterplanningspakket. Kunnen wij ook overstappen naar de opname via verlof?
    Ja, als je wil gaan werken met opname via het verlof kun je hiervoor een GetConnector gebruiken. In Profit 3 leveren we de GetConnector 'Profit_rooster_ouderverlof' en de nieuwe gegevensverzameling ‘Medewerker/rooster en verlofboekingen ouderverlof’ mee. 

     
  • Kun je betaald ouderschapsverlof integreren met de nacalculatie?
    Ja, als je in Profit 3 het ouderschapsverlof opneemt via verlof dan integreer je deze uren naar de nacalculatie.

     
  • Wordt er rekening gehouden met de verlofopbouw bij opname van betaald ouderschapsverlof?
    Dit is instelbaar in Profit. Bij de wettelijke en bovenwettelijke verlofsoorten vind je op het tabblad Saldobepaling de mogelijkheid om wel of niet op te bouwen over betaald ouderschapsverlof en geboorteverlof.

     
  • Is het mogelijk om te controleren of de medewerker hele weken opneemt?
    Vanaf Profit 3 kun je hiervoor een controle inbouwen in de workflow op het nieuwe veld 'Aantal weken' in de gegevensverzameling 'Mutatie verlofaanvraag'.

Hulp nodig bij het overstappen? 

Onze Servicemanagers staan voor je klaar!

Heb je liever hulp bij de overstap of wil je het helemaal uit handen geven? Dat kan! Servicemanagement biedt een optimalisatiekans 'Ouderschapsverlof van rooster naar verlof' aan waarmee dit voor jou wordt geregeld.