Auteur: Janjaap van Houwelingen

Condities sollicitanten in sollicitatieproces

Sollicitanten automatisch vastleggen

In het sollicitatieproces kunnen sollicitanten automatisch worden vastgelegd met condities. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen een externe sollicitant (die via OutSite solliciteert) en een interne sollicitant (die via InSite solliciteert). Hieronder volgt de beschrijving van de inrichting van deze condities.

 Doel van de inrichting

Het automatiseren van de administratie rondom sollicitanten.

 Tijd om in te richten

Houd er rekening mee dat je een halve dag bezig bent met de inrichting.

 Moeilijkheidsgraad

Eindbaas.

1. Gegevensverzamelingen

Voor de juiste werking van de condities moeten 2 gegevensverzamelingen aanwezig zijn:

  1. Dossier
  2. Dossier inclusief bestemming

1.1 Dossier

De volgende velden voeg je toe aan de gegevensverzameling:


 

  1. Instuurder mdw J/N is te vinden via: Dossieritem - algemeen - instuurder - algemeen - persoon - Gekoppelde gegevens (J/N velden) - medewerker
  2. Instuurder gebruiker omschrijving is te vinden via: Dossieritem - algemeen - instuurder - algemeen - Omschrijving
  3. Instuurder portal mdw J/N is te vinden via: Dossieritem - algemeen - portalgebruiker instuurder - organisatie/persoon - Gekoppelde gegevens (J/N velden) - medewerker

1.2 Dossier inclusief bestemming

De volgende velden voeg je toe aan je gegevensverzameling:





  1. Bestemming mdw J/N is te vinden via: Dossieritemkoppeling- Organisatie/persoon-Gekoppelde gegevens (J/N velden) - medewerker
  2. Bestemming: gebruiker omschrijving is te vinden via: Dossieritemkoppeling- Organisatie/persoon-koppelingen - Gebruiker - Algemeen - Omschrijving
  3. Instuurder mdw J/N is te vinden via: Dossieritem - algemeen - instuurder- algemeen - persoon - Gekoppelde gegevens (J/N velden) - medewerker

Na het toevoegen van je velden kunnen de condities worden gemaakt.

2. Condities

Voor het juist aanmaken van de sollicitant en het verdere proces zijn 5 condities van toepassing:

  1. Externe sollicitant
  2. Interne sollicitant
  3. Bekende sollicitant
  4. Sollicitant van andere vacature
  5. Externe sollicitant in proces

2.1 Externe sollicitant

De conditie 'Externe sollicitant' wordt gebruikt om een sollicitant automatisch aan te maken. Naast het aanmaken van een sollicitant wordt ook automatisch een portalgebruiker aangemaakt voor toegang tot de portal. De conditie geldt dus als een sollicitant voor de eerste keer solliciteert via OutSite!

De conditie (op basis van de gegevensverzameling 'Dossier') ziet er zo uit:












2.2 Interne sollicitant

De conditie 'Interne sollicitant' wordt gebruikt om een sollicitant automatisch aan te maken als er via InSite wordt gesolliciteerd. Hierbij hoeft geen gebruiker aangemaakt te worden. Daarnaast wordt deze conditie ingezet om eventuele automatische e-mails te versturen naar de 'Profit gebruiker'.

De conditie (op basis van de gegevensverzameling 'Dossier inclusief bestemming' ziet er zo uit:










2.3 Bekende sollicitant

De conditie 'Bekende sollicitant' wordt in de volgende situaties gebruikt:

  1. Sollicitant solliciteert voor de tweede keer. (Geslacht, geboortedatum en e-mailadres zijn gelijk aan de eerste sollicitatie)
    1. Profit controleert voor de sollicitatie of er al een sollicitant is waar Geslacht, geboortedatum en e-mailadres gelijk zijn. Zo ja, dan voegt Profit de sollicitant samen met de reeds bestaande sollicitant).
  2. Sollicitant solliciteert voor de tweede keer, maar logt wel eerst in op de portal. In dit geval zijn de gegevens bekend. 

De conditie (op basis van de gegevensverzameling 'Dossier') ziet er zo uit:










2.4 Sollicitant komt van andere vacature

Deze conditie wordt gebruikt wanneer een medewerker klikt op de knop 'Koppelen aan andere vacature'. Hierdoor is de instuurder van de (nieuwe) sollicitatie iemand anders dan de sollicitant. De instuurder is in dit geval de medewerker die op de knop 'Koppelen aan andere vacature' klikt. Voor de juiste werking moeten de gegevens nu uit de gegevensverzameling 'Dossier inclusief bestemming' gehaald worden.

De conditie (op basis van de gegevensverzameling 'Dossier inclusief bestemming' 'ziet er zo uit:










2.5 Externe sollicitant in proces

Deze conditie wordt gebruikt voor de knoppen die voor een externe sollicitant van toepassing zijn. Omdat nu de bestemming bekend is wordt de data voor deze conditie uit de gegevensverzameling 'Dossier inclusief bestemming' gehaald. Dit is nodig omdat wanneer de externe sollicitant vanaf een andere vacature komt de instuurder niet meer de sollicitant is.

De conditie (op basis van de gegevensverzameling 'Dossier inclusief bestemming' ziet er zo uit:










3. Toepassing van de condities

Hieronder volgt de beschrijving waar en hoe de verschillende condities worden toegepast.

Automatisch registreren sollicitant
  • Knop: Aanmaken sollicitant
  • Zichtbaar voor: Zowel extern als intern
  • Zichtbaar als: Externe sollicitant
  • Naar vervolgtaak als: conditioneel (zonder rechten op taak)
  • Conditie: Externe sollicitant
Automatisch registreren medewerker
  • Knop: Aanmaken sollicitant (zonder Outsite-toegang)
  • Zichtbaar voor: Intern
  • Zichtbaar als: Interne sollicitant
  • Naar vervolgtaak als: conditioneel (zonder rechten op taak)
  • Conditie: Interne sollicitant
Sollicitant bestaat al
  • Knop: Aanmaken sollicitant (zonder Outsite-toegang)
  • Zichtbaar voor: Zowel extern als intern
  • Zichtbaar als: Bekende sollicitant
  • Naar vervolgtaak als: conditioneel (zonder rechten op taak)
  • Conditie: Bekende sollicitant
Sollicitant komt van andere vacature
  • Knop: Aanmaken sollicitant (zonder Outsite-toegang)
  • Zichtbaar voor: Zowel extern als intern
  • Zichtbaar als: Sollicitant komt van andere vacature
  • Naar vervolgtaak als: conditioneel (zonder rechten op taak)
  • Conditie: Sollicitant komt van andere vacature


Externe sollicitant in proces
  • Knop: uitnodigen, verzoek tot extra info enz.
  • Zichtbaar voor: Alleen intern
  • Zichtbaar als: Externe sollicitant in proces
Interne sollicitant
  • Knop: uitnodigen, verzoek tot extra info enz.
  • Zichtbaar voor: Alleen intern
  • Zichtbaar als: Interne sollicitant

4. Tip

Vertel je klanten dat medewerkers via InSite moeten solliciteren en niet via OutSite!