Met vertrouwen de eerste verloning accorderen.
Houd er rekening mee dat je ongeveer een halve dag bezig bent met deze controle.
Beginbaas, het is de eerste verloning.
Onder HRM/medewerker/medewerker maak ik altijd een weergave die ik Scorfi-controle noem. Scorfi staat voor Salaris, Contract, OE, Rooster, Functie en Instantie.
In jouw organisatie actief in bijvoorbeeld onderwijs of zorg en hebben medewerkers meerdere dienstverbanden? Maak deze weergave dan aan onder hrm/medewerker/overzicht/HR management. Als je meerdere dienstverbanden hebt zie je onder HRM/medewerker/mederwerker alleen het hoofddienstverband.
In de weergave neem je velden op zoals uren per week, dagen per week, dienstbetrekking, velden die anders zijn bij een andere dienstbetrekking. Vervolgens ga je filteren. Bijvoorbeeld op;
- Dienstbetrekking oproepkracht, maar dagen niet 0 (!0)
- Dienstbetrekking vaste uren, maar een uurloon
- Vinkje min/max contract toepassen in payroll, maar geen min uren of max uren.
Kortom allerlei logische combinaties. Zo kan je snel zien of een medewerker niet goed in het systeem staat. Dit zou natuurlijk ook door de personeelsadministratie op deze manier kunnen worden gecontroleerd.
De stappen van de salarisverwerking vind je in het Help Center als je zoekt op "salarisverwerking".
Nadat je de periodieken hebt gedraaid en de medewerkers hebt verwerkt controleer je de verwerking door op de regel van het salarisverwerkingsplan te klikken. Je ziet nu de weergave met alle medewerkers. Je zoekt in de kolom status op "niet", om de niet verwerkte medewerkers te vinden.
Redenen voor Profit om medewerkers niet te verwerken is bijvoorbeeld dat de geboortedatum niet is gevuld. Profit geeft aan wat het probleem is, je past dit aan en verwerkt de medewerker opnieuw.
In de salarisverwerkingscockpit vind je onder actieknop 7 de payroll auditor. De auditor waarschuwt je voor situaties die niet kloppen of bijzonder zijn. Ik raad aan om gedurende de maand deze meldingen alvast te bekijken en uit te zoeken. Als je op de melding klikt krijg je informatie over waarom je de melding krijgt.
Krijg je bijvoorbeeld de melding "loonheffingskorting niet toepassen niet reëel", dan geeft Profit aan dat de medewerker meer dan 50% van een fulltime werkweek bij jullie werkt en het daarom niet reëel is de loonheffingskorting niet bij jullie toe te passen. Ik raad dan aan een mailtje te sturen naar de medewerker om dit te controleren en voor deze maand de melding te negeren. Hierdoor krijg je de volgende maand weer deze melding.
Geeft de medewerker aan dit te weten, maar dit zo te willen houden? Dan zou het onhandig zijn hier elke maand een melding over te krijgen. In dat geval zet je de melding op medewerkerniveau uit.
Hoe je dit precies doet lees je in het Help Center als je zoekt op "payroll auditor".
Nadat je alle mutaties in het systeem hebt gezet (bijv. de uren uit het roosterpakket) en voordat je begint met je controles kan je de periode dichtzetten. Dit zorgt ervoor dat je je controles kan doen over gegevens die niet wijzigen. Stuurt een manager nog een mutatie in via Insite, dan komt deze in de verschillen na dichtzetten. Nadat je al je controles hebt gedaan kan je hier nog in kijken en zelf bepalen wat je wel en niet toch nog mee neemt in deze periode.
De verschillende regels herken je aan de status van de verwerking. Kijk voor meer informatie in het Help Center onder "periode dichtzetten".
De journaalposten zijn bij iedere organisatie anders. Wil je bijvoorbeeld overuren op het grootboek overuren? Dat kan. Wil je overuren op het grootboek bruto loon? Dat kan ook. Kortom, voor iedere organisatie zien de journaalposten er anders uit. Wel zijn er een aantal zaken die voor alle organisaties gelijk zijn;
De controlerende tussenrekening kijkt of de optelsom in het bruto/netto traject van de medewerker gelijk is aan het te betalen netto loon. Is er iets verkeerd gejournaliseerd dan klopt de optelsom niet en staat er een verschil op de controlerende tussenrekening.
Hoe je dit oplost lees je in het Help Center als je zoekt op "controlerende tussenrekening".
In de salarisverwerkingscockpit vind je onder output het overzicht betalingen. Op de laatste pagina vind je het totaal wat betaald gaat worden in het betaalbestand. Dit totaal moet overeenkomen met het bedrag wat gejournaliseerd wordt op het grootboek te betalen netto salarissen.
Komt dit niet overeen controleer dan welke componenten gejournaliseerd worden op dit grootboek.
Bij de conversie worden alle medewerkers eerst ingelezen met als functie "historische functie" en als kostenplaats "historische kostenplaats", uiteindelijk wordt de huidige functie erin gezet. Bij de eerste verloning controleer je dit door de journaalpostanalyse eerst per functie te bekijken en te zoeken op historische functie en daarna te bekijken per kostenplaats en te zoeken op historische kostenplaats. Kom je nog een medewerker tegen die verkeerd staat dan pas je dit aan.
Nadat je deze controle hebt gedaan ga je naar de eigenschappen van de werkgever. Op het tabblad functie open je de historische functie en deze blokkeer je. Hetzelfde doe je op het tabblad kostenplaats voor de historische kostenplaats. Zo weet je dat deze niet meer ingevoerd kunnen worden en dat je deze controle de volgende maand niet meer hoeft te doen.
Wanneer je vervangende grootboekrekeningen gebruikt houdt dit in dat je bijvoorbeeld het bruto loon niet op de rekening bruto loon zet, maar dit uitsplitst. Vaak gebeurt dit op functie. Je krijgt dan een grootboekrekening met bruto loon verpleegkundigen, een andere met bruto loon kantoorpersoneel etc. Weet je niet waar dit over gaat dan gebruik je dit waarschijnlijk niet, je kan het altijd even vragen aan de financiële administratie.
Gebruik je dit wel dan richt ik in het rekeningschema in payroll de rekening bruto loon altijd in als 41xxx. Zodat als je de journaalposten bekijkt en je ziet 41xxx je direct weet dat er een vervangende grootboekregel ontbreekt.
Tussen alle cijfers vallen die xxx direct op.
In de eigenschappen van de werkgever richt je de vervangende grootboekrekeningen in.
Aan het begin van de implementatie heb je de werkgeversinstellingen al ingericht. Toch vind ik het altijd prettig om de volgende dingen nog even te checken.
Op het tabblad betalingen vind je de locatie van het betaalbestand. Je stelt deze in door op de puntjes te klikken en de juiste locatie te selecteren. Wil je het generen een keer testen? Maak dan een testomgeving en genereer daarin het betaalbestand nadat je de salarisverwerking hebt geaccordeerd.
Controleer op het tabblad loonstrook/jaaropgave of de juiste loonstrook is geselecteerd. Als je toch op dit tabblad bent kan je ook direct kijken of de juiste ondertekenaar van de e-mail goed staat.
Controleer de loonaangifte altijd vóórdat je de salarisverwerking accordeert. Mocht er iets niet kloppen dan moet je dit nog kunnen aanpassen. Als je al hebt geaccordeerd ben je te laat.
Wanneer je de loonaangifte controleert voordat je hebt geaccordeerd krijgt deze de status "voorlopig gecontroleerd". Nadat je hebt geaccordeerd controleer je de aangifte opnieuw en krijgt deze de status "gecontroleerd". Alleen een loonaangifte met de status gecontroleerd kan klaargezet worden voor verzending naar de belastingdienst omdat er alleen geaccordeerde gegevens naar de belastingdienst kunnen worden verstuurd.
Als de aangifte de status "voorlopig gecontroleerd" heeft betekent dit dat Profit deze technisch heeft gecontroleerd. Vergeet deze niet zelf ook inhoudelijk te controleren. Daarnaast controleer je of de journaalposten overeen komen met de aangifte.
Hoe je dit doet vind je in het Help Center als je zoekt op "loonaangifte en journaalpost vergelijken".
Omdat er verschillende pensioeninstanties met elk een eigen manier van aanleveren methode zijn verschilt de manier van controleren.
Maak je gebruik van de UPA, dan is de controle hetzelfde als beschreven bij de loonaangifte. Vraag dit eventueel na bij je consultant.
Tijdens de implementatie heb je alle losse looncomponenten al een keer getest. Je weet daarom al of de pensioenpremie goed gaat bijvoorbeeld. Je hoeft dat in dit stadium als het goed is niet meer te controleren. Maar het kan natuurlijk geen kwaad.
Om gevoel te krijgen bij de verwerking klik ik altijd per soort medewerker een aantal 5 vakkenschermen open. Zo kijk ik bij een aantal oproepkrachten, een aantal vaste medewerkers, een aantal stagiaires. Omdat we looncomponenten niet per medewerker inrichten, maar op cao niveau kan het bijna niet zo zijn dat het bij de ene medewerker wel goed gaat en bij de andere niet. Je ziet zo al snel of het er goed uit ziet.
Ik raad altijd aan om voordat de maand van de eerste verloning er is voor jezelf een checklist te maken met wat je wilt zien. Waarschijnlijk had je deze lijst ook bij eerdere verloningen al in je hoofd. Door dit uit te schrijven en af te vinken weet je precies waar je staat bij de eerste en latere verloningen.
Heb je alles gecontroleerd? Dan ben je klaar om te accorderen!
Voor het controleren van de salarisverwerking gebruik je de standaard rol: salarisadministratie.
De controle van de salarisverwerking ligt bij de salarisadministratie. Als succesbeheerder kan je de salarisadministratie helpen door wanneer gevraagd een testomgeving aan te maken.