Uitnodigen sollicitanten via dossieritem en berichtsjabloon

Ik heb geprobeerd een zo logisch mogelijke opbouw van het document te maken. De volgende zaken zullen in dit document aan bod komen:

Dossieritem met vrije inrichting 'Uitnodiging sollicitant'
Berichtsjablonen
Instuurprofielen op dossieritem
Aanpassing workflow 'Sollicitatie'
Autorisatie
Opmaak 'eigenschappen sollicitant'
Opmaak 'versturen uitnodiging'
Statustabel sollicitatie beoordelen

1. Dossieritem: Uitnodiging sollicitant

TIP! Maak eerst 2 kenmerken aan. Daarna je dossieritem zonder kenmerkcombinatie en de workflows. De rest van de tabbladen richt je wel in. Ga daarna verder met het maken van de vrije velden. Pas als je vrije inrichting en je berichtsjablonen zijn gemaakt, maak je de workflow en de kenmerkcombinaties aan.

Dit dossieritem bevat 2 workflows:

Uitnodiging voor sollicitatiegesprek
Uitnodiging voor arbeidsvoorwaardengesprek

1.1 De workflow

Maak een conditie op de gegevensverzameling 'Organisatie/persoon'. Voeg het gekoppelde J/N veld 'medewerker' toe aan je gegevensverzameling. Voeg daarna de conditie mdw J/N = N (extern) en mdw J/N = J (intern) toe aan je workflow.

Achter de taak 'mail versturen ....' koppel je het berichtsjabloon.

Extern

Bestemming: Persoon
Aan: gebruikers van taak (portalgebruikers)
Berichtsjabloon: Uitnodiging voor sollicitatiegesprek

Intern

Bestemming: Medewerker
Aan: Contactpersoon v/h dossieritem
Berichtsjabloon: Uitnodiging voor sollicitatiegesprek

Beide taken handel je conditioneel (zonder rechten op taak) af met de conditie 'altijd' of de conditie intern dan wel extern.

Wanneer je workflow klaar is, maak je een nieuwe workflow op basis van 'Uitnodiging voor sollicitatiegesprek' en noem je de nieuwe workflow 'Uitnodiging voor arbeidsvoorwaardengesprek'. Het enige wat je nu in deze workflow hoeft te doen is in beide taken het andere berichtsjabloon te kiezen.

1.2 Verdere inrichting van het dossieritem

Tabblad algemeen - vinkje 'aanleiding' aan.

Tabblad instellingen

Tabblad bestemming

Tabblad In & OutSite

Tabblad kenmerkcombinaties

Let op! vink in tabblad Typen pagina het dossieritem aan in de eigenschappen van InSiteen OutSite!

1.3 Vrije inrichting 'uitnodiging sollicitant'

In dit stuk beschrijf ik de vrije inrichting op het dossieritem.

Locatie: bestandskoppeling naar locatie. Ik gebruik de locatietabel, en koppel je locaties aan crm (zodat je de adresgegevens kunt ophalen in de mail).

Nadat je de velden hebt gemaakt maak je de betreffende pagina-onderdelen in tabbladen: Extern en Tabbladen Intern. Maak hier 2 onderdelen:

Details uitnodiging
Vrije tekst

Je bent dan later in staat om bij de opmaak van de pagina's tekstvakken tussen te voegen.

2. Berichtsjabloon 'Uitnodiging sollicitatiegesprek

Nu de vrije velden zijn aangemaakt kun je ze toevoegen aan een berichtsjabloon.

Vervang de velden (uit de gegevensverzameling 'dossieritem') van de verantwoordelijke vacature met de overeenkomstige velden vanuit de instuurder. Voeg je vrije velden toe aan de gegevensverzameling.
Het eindresultaat ziet er zo uit:

Het berichtsjabloon zelf. Maak gebruik van een tabel om de velden mooi onder elkaar te krijgen:

Kopieer het berichtsjabloon en noem deze 'Uitnodiging arbeidsvoorwaardengesprek'.

Navolging tip! Keer nu terug naar de eigenschappen van het dossieritem en richt de workflows met bijbehorende kenmerkcombinaties in.

3. Instuurprofielen op dossieritem

Maak 2 instuurprofielen voor het nieuwe dossieritem. Deze instuurprofielen gebruik je op de eigenschappenpagina van de sollicitant.

Eigenschappen van het profiel sollicitatiegesprek. Het onderwerp wordt gevuld en is onzichtbaar.

4. Autorisatie

Bij de autorisatie moet je rekening houden met de interne rollen en de externe rol sollicitant. Allereerst de autorisatie van de interne rollen. Deze moeten de uitnodigingen kunnen versturen en inzien. Dit kan natuurlijk per klant verschillen. Als voorbeeld gebruik ik hier de autorisatie op de rol Werving en Selectie:

Pagina-onderdelen

De pagina's

4.1 Autorisatie sollicitant

Voeg de functionaliteit 'uitnodigingen sollicitant' toe aan de autorisatierol Sollicitant. Let op: na klikken op nieuw via weergaven ‘geblokkeerde weergaves' tonen kun je de functionaliteit kiezen.

4.2 Gegevensfilters

Bij een nieuw dossieritem moeten altijd nieuwe gegevensfilters worden gemaakt. 1 op insturen en 1 op bekijken:

5. Aanpassen workflow sollicitatie

Het doel is om in deze workflow als je op de knop 'uitnodigen' hebt geklikt, je direct de details van de uitnodiging kunt invoeren. Daarna wordt er automatisch een mail gestuurd met daarin de details van de uitnodiging.

Instellingen achter de knop 'uitnodigen':

De truc is hier om te kiezen bij 'Nieuw dossieritem' voor 'dossieritem insturen (aanpasbaar). Dit betekent dat de 'aanmaak' pagina van het dossieritem gestart wordt. Hier kun je dan vervolgens de details van uitnodiging invullen. Wanneer er op aanmaken wordt geklikt wordt afhankelijk van het kenmerk de workflow afgetrapt. En die workflow verstuurt de email.

5.1 Velden bij koppelen

Dossier - Onderwerp - vaste waarde - uitnodiging soll...

Dossier - Kenmerk 1 - Vaste waarde - [juiste kenmerk]

Vrije velden bij dossier - Vacature - veld uit geg.- sollicitatie - vacature

Deze instellingen (op het kenmerk na dan), doe je ook achter de knop 'Uitnodigen voor arbeidsvoorwaardengesprek'

6. Opmaak 'aanmaken uitnodiging'

Bij het opmaken is het belangrijk dat je de gebruiker helpt het foutloos in te vullen. Dat is de reden waarom ik vaak gebruik maak van toelichtingsteksten en heb ik een afbeelding van het berichtsjabloon toegevoegd aan de pagina. Onderstaande pagina wordt dus gestart als er in de workflow op Uitnodigen wordt geklikt.

7. Opmaak 'eigenschappen sollicitant'

Ook de eigenschappen van sollicitant maak ik opnieuw op. Met name om het stuk 'beheer uitnodigingen' toe te voegen. Vanaf deze plek ben je in staat om nieuwe uitnodigingen te versturen mocht dat nodig zijn.

Hier vind je het onderdeel 'beheer uitnodigingen'. Ik heb hier een kopie van de pagina 'sollicitantdossier' toegevoegd, gefilterd op type.

Ook heb ik een banner gemaakt die knoppen toon naar de 'aanmaakpagina's' van de instuurprofielen.

De opmaak van deze pagina's is gelijk gemaakt aan de eerdere aanmaakpagina. Maar let op! Het zijn echt andere pagina's. dus de opmaak moet je ook voor de pagina's maken.

8. Statustabel sollicitatie beoordelen

Bij klanten maak ik vaak gebruik van 'dubbele' statussen. Status intern laat de echte status zien, status extern vertelt bij wie de taak ligt (deze is ook zichtbaar voor de sollicitant). Daarom gebruik ik voor de workflow 'sollicitatie' ook een andere statustabel:

Vervolgens maak je dat zichtbaar in de weergave:

9. Extra: Houd de workflow lekker simpel

Dit komt veel voor in zorg. Ontzorg de manager, kandidaten niet geschikt voor hem misschien wel voor iemand anders. Uitgangspunt is hier: Werving en selectie doet de voorselectie en stuurt potentiële kandidaten door. Dat betekent dat de verantwoordelijke slechts een overzichtelijk aantal sollicitaties te zien krijgt. Uitnodigen doet hij zelf. Wordt het hem niet, dan heeft hij 1 andere optie: terug naar Werving en selectie. Blijkbaar was de kandidaat goed genoeg om door te zetten. Wellicht dat de kandidaat nog op een andere vacature ingezet kan worden.