Inrichting voor het werken met betaalopdrachten.
Het betalen van een inkoopfactuur vlak voor het verstrijken van de vervaldatum is de laatste stap in het proces. De beoordeling heeft plaatsgevonden en is akkoord, waardoor niets een betaling meer in de weg zal staan. In de meest ideale vorm is het proces van betaling kort weer te geven in:
Bankkoppeling ABN/AMRO | Bankkoppeling ING | Bankkoppeling RABO |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Bedenk dat je niet iedere dag betalingen hoeft te doen. Drie keer per week op maandag, woensdag en vrijdag de betaling doen van alle facturen die vandaag plus twee dagen vervallen is een prima optie.
Komt een factuur niet mee in je betaalopdracht? Ga dan naar de checklist betaalopdracht.
Wil je automatisch betalingskorting in mindering laten brengen? Gebruik dan de functionaliteit betalingskorting.
Je kunt automatische betalingen doen op de G-rekening van de crediteur als je wet ketenaansprakelijkheid gebruikt. Lees hier wat je dan extra gaat inrichten.
Op de crediteur zul je moeten bepalen of de openstaande posten door de leverancier worden geïncasseerd of dat je de facturen zelf moet betalen.
Als je zelf betaalt, vul dan in ieder geval een bankrekening in, zet het aantal betaaldagen in de betaalvoorwaarde en zet vinkjes aan bij automatisch betalen en verdichten.
Om de betaling te verwerken heb je een dagboek nodig. Standaard leveren we dagboek Betalingen onderweg mee binnen alle meegeleverde administraties.
Lees hier meer.
Om een betaalbestand aan te kunnen maken zal je minimaal één bankrekening moeten opvoeren waarbij het tabblad betaling of betaling buitenland ingevuld is.
(optioneel)
Bij een aantal banken kun je de bankrekening koppelen aan Profit. Deze is, naast het verwerken van dagafschriften, te gebruiken voor betalingen en incasso. Je aangemaakte betaalbestand wordt direct zichtbaar in de banksoftware. Per bank is de inrichting anders. Klik door voor jouw bank.
(optioneel)
Als je door de leverancier gebeld wordt naar aanleiding van de betaling die je hebt gedaan, dan kun je automatisch een betaalspecificatie van de gedane betaling naar de leverancier mailen. Vink dan het veld Betaalspecificatie aan op het tabblad betaling. Uiteraard heb je ook een e-mailadres nodig van de leverancier. Het berichtsjabloon en het rapport (pdf) waarmee de e-mail verzonden wordt koppel je aan je bankrekening.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1.Inkooprelatie/crediteur | Voor de betaling aan een inkooprelatie heb je in ieder geval ook het bankrekeningnummer van de crediteur nodig. Deze kun je op twee manieren opvoeren:
| Zorg dat de inkooprelaties/crediteuren vanuit de financieel verantwoordelijke worden aangeleverd. Gezien de hoeveelheid verdient importeren de voorkeur. |
2. Grootboekrekening | Bij het verwerken van de betaling wordt de openstaande post afgeboekt en naar de rekening betalingen onderweg verplaatst/geboekt. | Zorg ervoor dat het grootboekschema vanuit de financieel verantwoordelijke is opgevoerd, zodat je direct de grootboekrekeningen kunt gebruiken. |
3. Dagboek | Verwerking van de betaling gaat via een opgegeven dagboek, zodat de openstaande posten lijst wordt afgeboekt. | Gebruik in alle administraties hetzelfde dagboek voor de betalingen onderweg. |
4. Bankrekening | Er is minimaal één bankrekening nodig waarvandaan de crediteuren betaald worden. | Doorloop het proces in een testomgeving en zorg daarbij dat het betaalbestand wordt aangemaakt en ingelezen in de banksoftware.
|