Crediteuren

Crediteuren zijn jouw leveranciers in de omgeving.

Introductie

 

De crediteuren of inkooprelaties worden gebruikt binnen alle administraties van de omgeving. Het toevoegen van een nieuwe leverancier kan zowel in InSite als in Profit, waarbij de voorkeur uitgaat naar InSite, omdat je daar via het profiel meer kunt instellen.

Voordelen:

  • Eenmalige vastlegging van de crediteur.
  • Door een profiel te gebruiken kun je een minimaal aantal velden tonen of laten invullen in InSite.
  • Door de koppeling met Kamer van Koophandel neem je direct de juiste gegevens over.

G-rekening

Aanvullende velden 

Contact toevoegen

 

Bereid je goed voor


Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.

  1. Autonummering
    Bepaal of je de autonummering wilt gebruiken. De standaard reeks is van 50.000 tot 99.999 en bedenk een reden waarom het huidige nummer leidend moet blijven.
  2. Betalen
    Bepaal of de betaalwijzen en betaalvoorwaarden aanwezig zijn, of voeg ze toe.
  3. Toevoegen in InSite of Profit
    Voeg je een nieuwe leverancier toe in InSite en laat je de velden vullen via een profiel en koppeling met Kamer van koophandel of doe je dat in Profit?
  4. Afdeling
    Bepaal welke afdeling de nieuwe leverancier toevoegt.
  5. Vierogenprincipe
    Bepaal of er sprake is van het vierogenprincipe.
  6. Controleren gegevens
    Bepaal of je huidige contactpersonen, afdelingen of afleveradressen actueel zijn en of je deze mee wilt converteren.

Tip van de consultant


Een crediteur of inkooprelatie is een leverancier en geen nummer. Het nummer is dus onbelangrijk en kan via de autonummering tot stand komen. 

Bij buitenlandse crediteuren is het van belang dat de juiste landcode meegegeven wordt.

Bij buitenlandse crediteuren is het van belang dat de juiste btw-plicht en indien binnen de EU ook het btw-nummer meegegeven wordt. 

 

Welke functionaliteit krijg je in

Wat richt je in.

1. Profiel InSite

 


Voor het aanmaken van een inkooprelatie of crediteur via InSite richt je het profiel in.

Daarbij kun je de velden die je niet gebruikt verbergen of velden voorzien van een standaardwaarde en dan wel of niet zichtbaar opnemen binnen het profiel.

Leer hier meer.

 

2. Workflow inkooprelatie


(optioneel)

Een nieuwe inkooprelatie/crediteur (incl. een nieuwe contactpersoon) kun je aanmaken via de workflow. Pas na akkoord is de nieuwe crediteur aangemaakt in Profit.

De workflow is gebaseerd op het type dossieritem Inkooprelatie (Profit). 

Het profiel en de workflow voor het aanmaken hiervan op InSite moet je inrichten.

 

3. KvK / Graydon

 


 

Bij het aanmaken van een Nederlandse organisatie kun je gegevens overnemen van de KvK, je hoeft deze dan niet handmatig in te vullen. 

Bij het aanmaken van een Belgische organisatie kun je gegevens overnemen van Graydon.

De bovenstaande onderdelen hoef je niet in te richten, maar er is één uitzondering. Bij een omgeving met de activeringen Nederland (functionaliteit) en België (functionaliteit) moet je per aanmaakprofiel bepalen of je wilt zoeken bij het KvK of Graydon. Lees hier meer.

4. Betaalvoorwaarde


Op de facturen staat een vervaldatum. Deze wordt berekend aan de hand van de betaalvoorwaarde.

Zorg er dus voor dat de standaard betaalvoorwaarde die gebruikt wordt in je organisatie aanwezig is.

Lees hier meer.

 

5. Inkooprelatieprofiel


Bij het inkooprelatieprofiel leg je de vertrekkingsformulieren vast voor de inkoop gerelateerde processen.

Daarbij is het van belang of je van elke inkooporder een verplichting wilt aanmaken en hoe je deze wil verzamelen.

Wil je soms wel en soms geen verplichting aanmaken, maak dan twee profielen en vul het profiel bij elke inkooprelatie in.

Lees hier meer.

 

 

6. Automatisch betalen


Om de betaling van de facturen via een betaalopdracht te kunnen doen, is het van belang dat er een bankrekening bij de leverancier is opgegeven en dat het vinkje automatisch betalen is aangevinkt.

Daarnaast zet je verdichten standaard aan, want dan worden er meerdere facturen als één betaling verwerkt, indien er ook een creditfactuur is wordt dit automatisch verrekend. 

Het veld betaalspecificatie zet je aan, als de leverancier graag een specificatie van jouw gedane betaling wil hebben, of er komt de vraag “welke facturen betalen jullie in dat ene bedrag?”  

Hoe je je bankrekening instelt voor crediteurenbetalingen lees je hier.

7. Nieuwe bankrek.

beoordelen via workflow


 

Je kunt een nieuwe bankrekening bij een inkooprelatie of verkooprelatie beoordelen via de workflow. Hierdoor kun je het vierogenprincipe toepassen bij het beoordelen van een nieuwe bankrekening. 

 

8. Verrijken van bedrijfsgegevens


(optioneel)

De bedrijfsgegevens zijn nog verder te verrijken met de gegevens van company info, via de plug-in. Je kunt deze plug-in gebruiken als je een company.info abonnement hebt. Lees hier meer.

Belgische bedrijfsgegevens zijn verder te verrijken via Graydon. Je moet hiervoor klant zijn bij Graydon. Lees hier meer.

9. OCI-koppeling

 


(optioneel)

Als bij een leverancier vaker bestellingen worden gedaan voor interne inkopen en deze beschikt over een webshop, dan zijn er diverse leveranciers die direct met Profit kunnen koppelen.

Daarnaast is er ook een standaard profiel ontwikkeld binnen Profit zodat de leverancier kan aansluiten aan de standaard van AFAS.

Lees hier meer.

10. Leveranciersportal

 


(optioneel)

Met behulp van de leveranciersportal geef je de leveranciers de mogelijkheid om eigen gegevens te beheren, verplichte documenten digitaal aan te leveren, maar ook te reageren op uitstaande offertes.

 

11. Bestel- en

leverkalender


(optioneel)

Als bij de “nieuwe” leverancier vaker wordt besteld kun je instellen wanneer de te bestellen artikelen mee moeten komen op het bestelvoorstel.

Je moet ten minste één besteldag hebben. Je kunt hier eenvoudig opgeven “vandaag voor 14.00 uur besteld wordt morgen geleverd."

Lees hier meer.

12. G-rekening

 


(optioneel)

Heb je te maken met de wet ketenaansprakelijkheid en moet je de crediteur op een G-rekening betalen, lees hier dan verder.

13. Standaard inrichting

 


(checklist)

Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.

  • Autorisatie gecontroleerd
  • Rapportlay-out volledig
  • Berichtsjabloon in orde
  • Dashboard actief
  • Workflow gecontroleerd
  • Signalen gedeblokkeerd
  • Proces in testomgeving doorlopen

Conversie


Nadat je de inrichting hebt gedaan, moet je er nog voor zorgen dat de data in Profit komt te staan. Hoe je om gaat met conversiewerkzaamheden lees je hier.

Wat


 

Beschrijving


 

Advies


 

1. Grootboekrekening

Om de subadministratie van de crediteuren te koppelen aan het grootboek heb je minimaal één rekening nodig die het type verzamelrekening crediteur heeft. Daarnaast heb je deze nodig om de voorkeur tegenrekening te vullen, indien dat van toepassing is.

Het splitsen van binnenlandse en buitenlandse crediteuren in het grootboek is niet nodig. 

2. Betaalvoorwaarde

Voor het optimaal betalen van de crediteuren is het gewenst om verschillende betaalvoorwaarden op te nemen. De meest gangbare zijn aanwezig.

Controleer de tabel en voeg eventueel nieuwe regels toe.

3. Crediteuren

Alle bestaande leveranciers zul je vaak via een import toevoegen aan de omgeving. De crediteuren zijn voor alle administraties te gebruiken.

Indien nodig, hernummer je de twee aanwezige crediteuren (AFAS en de Belastingdienst) naar een eigen nummer. 

Dit vind je nu al standaard in Profit


We helpen je graag op weg met de standaarden die wij alvast voor je gemaakt hebben. Zo kan je sneller aan de slag. De standaarden zijn voor alle klanten beschikbaar.

Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?


Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.

Wat


 

Type


 

Beschrijving


 

Crediteuren

Inrichting

Er worden standaard twee crediteuren meegeleverd, namelijk AFAS Software en de Belastingdienst.

 

Beschikbare cursussen


Wil je een cursus volgen over een onderwerp van dit thema?