Welke leveranciers vraag je om een offerte?
Het proces van de inkoopofferte kun je grofweg splitsen in twee onderdelen.
Bij beide methoden voer je een offerte in, waarbij het verschil is dat bij de eerste wel en bij de tweede geen leverancier invult. Je gaat namelijk eerst bij diverse leveranciers via actie 1. offerteaanvragen meerdere leveranciers selecteren om een offerte op te vragen. Hiervoor is een workflow offerteaanvraag gekoppeld. Daarmee kan de leverancier een vraag stellen, of een offerte indienen, of bedanken als er geen offerte uitgebracht gaat worden. Deze acties zijn allemaal ondergebracht in het leveranciersportaal. Dit leveranciersportaal wordt standaard in de template meegeleverd. Zo houd je overzicht van welke leveranciers je een offerte hebt terugontvangen.
Inkoopoffertes |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Zet de leveranciersportal in om grip te krijgen op de uitstaande offerteaanvragen bij de diverse leveranciers. De administratieve afhandeling van het accepteren en afwijzen is dan ook eenvoudig vast te leggen.
Binnen het profiel stel je de lay-out van de offerte in en het berichtsjabloon waarmee deze wordt verzonden.
Geef ook aan of de offerte vooraf goedgekeurd moet worden via de workflow en wat de portal is waarmee wordt gecommuniceerd.
Lees hier meer.
Binnen de inkooprelatie geef je aan welk profiel de relatie heeft. Werk je maar met één profiel, zet die dan als standaardwaarde in het veld inkooprelatieprofiel.
Lees hier meer
Het opvragen van offertes bij diverse leveranciers wordt gedaan door middel van de actie offerteaanvragen. Je herkent de offertes in de weergave doordat er geen inkooprelatie ingevuld is.
(optioneel)
De standaard meegeleverde workflows zijn voorzien van conditionele afhandeling met als laatste stap de verantwoordelijke budgethouder.
Als je niet via de standaard wilt werken maar een eigen workflow maakt, zul je deze moeten koppelen in de instellingen van Ordermanagement.
(optioneel)
De beoordeling van de inkoopaanvraag en offerte kun je op basis van een bedrag door meerdere medewerkers laten beoordelen via het procuratieschema.
De instelling voor de procuratiegrondslag geldt voor de gehele omgeving.
De grensbedragen voor de beoordeling en de beoordelaars leg je per administratie vast.
Standaard heb je de beschikking over een offerte boekingslay-out.
Maak op basis van deze een nieuwe aan als je van de standaard wilt afwijken. Denk daarbij met name aan de algemene instellingen in de boekingslay-out.
Voor voorkeurswaarde in de veldinstellingen gebruik je de rechtermuisknop op het veld zelf.
Lees hier meer.
De meegeleverde standaard lay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.
Uiteraard moet je dan wel je nieuwe lay-out koppelen in het inkooprelatieprofiel.
Voor de offerteaanvraag heb je de volgende berichtsjablonen tot je beschikking:
Uiteraard wordt de offerte via de mail naar de leverancier verzonden. De opmaak van deze mail regel je in het berichtsjabloon.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Voor de journalisering van de geld- en de goederentransacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening. | Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze. |
2. Artikelgroepen | De schakel tussen de artikelen en het grootboek. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
3. Artikelen | Je volledige assortiment leg je vast in artikelen. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
4. Inkooprelaties | De leveranciers waaraan je artikelen koopt. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar.
|
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Offerte | Berichtsjabloon | Voor het mailen van de offerte naar de leverancier. |
Offerte | Layout | Standaard opgemaakt met afbeelding, naw gegevens. |
Artikelgroepen | Data | Er zitten artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen in. |
Leveranciersportal | Outsite portal | Portal waar je als leverancier toegang krijgt tot je eigen gegevens en waarin je alle communicatie met betrekking tot de offerteaanvragen . |