Wat doe je als je nog een administratie wilt inrichten?
Een goede inrichting van de financiële administratie(s) is cruciaal. De andere modules in Profit zijn allemaal gelinkt aan Financieel, daardoor vormt de financiële administratie de basis voor de gehele omgeving. Door dit stevig neer te zetten zullen facturen en andere journaalposten automatisch doorkomen vanuit andere modules.
Uitgangspunten:
Profit bestaat uit een omgeving met daarin een of meerdere financiële administraties. Bijvoorbeeld een holding met verschillende werkmaatschappijen. In de administraties worden de financiële gegevens bijgehouden van de betreffende entiteit, terwijl op omgevingsniveau klanten worden vastgelegd en je grootboekschema wordt bepaald. Hierdoor worden je financiële cijfers netjes gescheiden, zonder dat je in elke administratie dezelfde gegevens hoeft op te voeren.
Een administratie is gekoppeld aan een organisatie in CRM. Hierdoor wordt de informatie uit de administratie centraal beheert.
Het grootboekschema wordt voor alle administraties gebruikt. Onze template bevat een generiek grootboekschema. Aan elke grootboekrekening is een rapportagecode gekoppeld. Samen met het budget vormt deze de bron voor de dashboards.
Elke administratie heeft eigen dagboeken. Vanuit hier lopen de integraties tussen verschillende modules. Denk hierbij aan het inkoopboek, de verkoopboeken, bankboeken en bijvoorbeeld het memoriaal. Het is mogelijk om memoriaalboekingen te laten beoordelen via een workflow.
Scenario 1: 2 assen, geen verbijzonderingsgroepen
Scenario 2: 1 as, 2 verbijzonderingsgroepen
Met verbijzonderingen krijg je meer inzicht in de kosten en opbrengsten. Je verbijzondert de kosten en opbrengsten bijvoorbeeld naar een kostenplaats, kostendrager, een afdeling of regio. Je verbijzondert de kosten en opbrengsten door ze op een kostenplaats te boeken.
Binnen Profit kan je op maximaal vijf assen verbijzonderen. Door te verbijzonderen kun je dwarsdoorsnedes maken in je financiële mutaties. Je geeft per grootboekrekening aan of je gebruik wilt maken van verbijzonderen en vervolgens welke verbijzonderingscodes op deze rekening geboekt mogen worden.
Ook zijn verbijzonderingscodes verder te verdelen door middel van de verbijzonderingsstructuur.
Via het procuratieschema bepaal je welke medewerker(s) of gebruikersgroepen inkoopfacturen moeten goedkeuren. Dit doe je door een of meerdere grensbedragen in te stellen en vervolgens per grootboekrekening of per verbijzondering procuratieregels aan te maken. De inkoopfactuur wordt op basis van het bedrag en de procuratieregel(s) naar de juiste beoordelaar(s) gestuurd.
Het procuratieschema kan ook bij het inkoopproces gebruikt worden, bijvoorbeeld om inkoopaanvragen te beoordelen voordat deze wordt omgezet in een inkooporder.
Bij het voeren van de administratie zul je minimaal één bankrekening per administratie willen gebruiken. De bankrekening(en) koppel je aan een specifieke administratie en kun je gebruiken voor de loonbetaling (in Payroll), crediteurenbetalingen, incasso-opdrachten en terugbetalingen aan debiteuren.
Ook kun je bankrekeningen via de bankkoppeling koppelen aan je Profit omgeving, zodat bankafschriften automatisch worden ingelezen en betaalopdrachten en incasso-opdrachten direct naar de bank gestuurd worden.
De BTW-inrichting wordt standaard meegeleverd en is direct te gebruiken in je Profit omgeving. Vanuit de financiële administratie(s) kan de BTW-aangifte gegenereerd worden en digitaal naar de Belastingdienst verstuurd worden via een standaard meegeleverd communicatieprofiel. De aangifte is gebaseerd op de financiële mutaties van het juiste tijdvak in de administratie. Als verschillende administraties onder dezelfde Fiscale Eenheid vallen, dan kun je de BTW-aangifte vanuit de Hoofdadministratie in een keer genereren voor alle administraties.
Doordat in Profit de Belastingdienst standaard als crediteur wordt meegeleverd, wordt de aangifte automatisch omgezet in een financiële boeking.
In de vaste activa-administratie beheer je de bedrijfseigendommen en boek je periodiek de afschrijvingskosten naar je financiële administratie. De journaalpost wordt per actief of per activagroep gegenereerd. Je kunt de activa op de fiscale en/of commerciële methode afschrijven.
De onderverdeling van de activa bereik je door de activagroepen goed in te delen.
De debiteuren maak je een keer aan en kunnen in alle administraties gebruikt worden. Debiteuren kunnen door de administratie aangemaakt worden, maar ook door medewerkers op InSite. Zo kan bijvoorbeeld een commerciële medewerker direct een nieuwe prospect aanmaken. Je kunt ervoor kiezen om een nieuwe verkooprelatie eerst via een workflow te laten beoordelen, voordat deze in het systeem wordt toegevoegd.
Wanneer je een bankrekening toevoegt bij een debiteur wordt een workflow gestart om de bankrekening via het vier-ogenprincipe te controleren. Pas na akkoord wordt de bankrekening toegevoegd.
Er zijn standaard rapporten en dashboards beschikbaar om de openstaande posten en het betaalgedrag van je debiteuren in te zien.
De crediteuren maak je een keer aan en kunnen in alle administraties gebruikt worden. Crediteuren kunnen door de administratie aangemaakt worden, maar ook door medewerkers op InSite. Zo kan bijvoorbeeld een inkoopmedewerker een nieuwe leverancier aanmaken om bij in te kopen. Je kunt ervoor kiezen om een nieuwe inkooprelatie eerst via een workflow te laten beoordelen, voordat deze in het systeem wordt toegevoegd.
Wanneer je een bankrekening toevoegt bij een crediteur wordt een workflow gestart om de bankrekening via het vier-ogenprincipe te controleren. Pas na akkoord wordt de bankrekening toegevoegd.
Er zijn standaard rapporten en dashboards beschikbaar om de openstaande posten en je betaalgedrag richting crediteuren in te zien.
Voor klanten waar regelmatig een factuur naar verstuurd wordt kunnen incassomachtigingen vastgelegd worden. Hiermee kan er automatisch geïncasseerd worden en hoeft de debiteurenadministratie niet achter openstaande posten aan.
Debiteuren die niet op tijd betalen kunnen via Profit hierop geattendeerd worden. Aanmanen is een digitaal proces dat regelmatig dient te gebeuren. Hiervoor richt je in Profit aanmaningssets in, zodat je tijdig een herinnering naar de klant kunt sturen.
Via een aanmaningsopdracht worden de juiste facturen tijdig aangemaand. De verstuurde aanmaning is vervolgens terug te vinden in het dossier van de klant.
Naast het versturen van een aanmaning is het natuurlijk belangrijk om het betaalgedrag van je klanten in de gaten te houden. Via diverse overzichten en dashboards heb je hier controle op.
De journalisering van de verkoopfacturen is voor een aantal modules van toepassing. Het gaat om de journalisering van facturen uit Cursusmanagement, Ordermanagement, Projecten en Abonnementen. Standaard komt de grondslag voor de verwerking van de verkoopfacturen tot stand op basis van de ingerichte artikelgroep gekoppeld aan het artikel.
Om de financiële boekingen in de administratie te verwerken zul je de geldstroom uit het orderproces moeten journaliseren, zodat er een omzetboeking ontstaat.
Voorbereidingen voor de workshop
Met budgetten heb je grip en inzicht in de voortgang van kosten en omzet. Bepaal of genereer je budgetten en houdt via dashboards inzicht in de voortgang van het budget. Ook kun je een budgethouder aanstellen die verantwoordelijk is voor het budget.
Als je gebruik maakt van het procuratieschema, kun je de goedkeuring van de aanvraag laten uitvoeren door de budgethouder en wordt de aanvraag ten laste van het budget geregistreerd. Uiteraard heb je als budgethouder direct zicht in de budgetruimte.
Voorbereidingen voor de workshop
Via de standaard rekening-courantverhouding kunnen financiële mutaties geboekt worden tussen de verschillende administratie. Bij het maken van de boeking op de grootboekrekening voor de rekening-courantverhouding wordt de administratie gesloten en wordt de andere administratie geopend om de boeking af te maken. De boeking op de rekening-courantrekening maakt Profit voor je.
Als je naast je basisvaluta euro nog andere valuta wilt bijhouden dan spreken we van vreemde valuta. Naast het inkopen en verkopen in vreemde valuta, kun je ook een bankrekening bijhouden in vreemde valuta. Daarnaast heb je de mogelijkheid om de valuta te herwaarderen naar een actuele koers.
Met de Finance Auditor automatiseer je controles in de financiële administratie. Hierdoor ben je op elk moment in control en wordt je direct geattendeerd als iets in de administratie niet lijkt te kloppen.
Standaard levert Profit meer dan 100 controles mee. Je hebt zelf invloed om bij bepaalde controles een minimale- of maximale afwijking in te stellen. Ook kun je bepalen welke controles (geautomatiseerd) worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld via een geplande taak of bij de periode afsluiting.
Na het genereren van de audit regels kun je het resultaat beoordelen en de fouten of waarschuwingen oplossen of negeren.