Logisch gevolg van de salarisverwerking.
Het logische gevolg van de salarisverwerking is de loonjournaalpost die in de financiële administratie verwerkt wordt.
Je richt een groot deel van de journalisering op cao-niveau in. De cao, het rekeningschema en de journaalstructuur staan hierbij centraal. Per werkgever bepaal je de journalisering, koppel je een journaalstructuur en bepaal je hoe Profit de mutaties verbijzondert.
Het rekeningschema bevat de grootboekrekeningen voor het journaliseren van loonkosten. Dit rekeningschema moet naadloos aansluiten bij het rekeningschema van de financiële administratie.
Payroll - Journalisering |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS-consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
Vervang de template grootboekrekeningnummers door jouw grootboekrekeningnummers. Doe dit zowel in HRM als in Financieel.
Als de salarisverwerking niet in Profit plaatsvindt, dan kun je ervoor kiezen om de loonjournaalpost te importeren.
Alle looncomponenten die in de bruto/nettoberekening zitten, worden gejournaliseerd op grootboekrekening Tussenrekening lonen. Deze controlerende tussenrekening loopt op nul door de tegenhanger te betalen netto loon. Dit is gelijk een goede controle of je journaalstructuur klopt.
Eens per jaar leg je het totaal aan vergoedingen en/of verstrekkingen vast die je onder de WKR hebt gebracht. De werkkostenregeling (WKR). Dit bedrag stel je zelf samen op basis van de financiële administratie. Dit bedrag vul je in het salarisverwerkingsplan van december huidig jaar of januari-februari (volgend jaar).
Het is daarom belangrijk dat de loongerelateerde kosten, die tot uiting komen in de loonjournaalpost op de daarvoor bestemde grootboekrekening wordt weggeschreven.
De cao bevat de looncomponenten die je kunt journaliseren. Je bepaalt per looncomponent of je deze wilt journaliseren en of je deze wilt verbijzonderen. Alle looncomponenten worden standaard opgeleverd met de meest logische vorm van journalisering.
Lees hier meer.
Is de looncomponent nog niet (volledig) ingericht? Doe dit dan eerst.
Het rekeningschema bevat de grootboekrekeningen voor het journaliseren van loonkosten. Dit rekeningschema moet naadloos aansluiten bij het rekeningschema van de financiële administratie.
In de template zijn beide gevuld met een standaard. Vervang deze door je eigen rekeningnummers en vul aan waar nodig.
Lees hier meer.
Is het grootboek in Financieel nog niet (volledig) ingericht? Vergeet dit niet in te aan te vullen.
In de journaalstructuur koppel je per cao ieder looncomponent afzonderlijk aan een grootboek- en tegenrekening.
Hierbij zijn 2 regels heel belangrijk:
Het financiële kenmerk is puur een label om overzicht te creëren in de structuur.
Let op:
Als je een Cao Update hebt geïnstalleerd, een nieuw looncomponent hebt geactiveerd kan het zijn dat je de journaalstructuur moet bijwerken.
Lees hier meer.
Bij de werkgever op het tabblad Salarisverwerkingsplan leg je de geplande verwerkings- en betaaldatum vast.
Op het tabblad Journalisering leg je de financiële periode, het dagboek en de tekst voor de journaalpost vast.
Is het salarisverwerkingsplan nog niet (volledig) ingericht? Doe dit dan alsnog.
Bij de werkgever op het tabblad Integratie vink je Journaliseren bij accorderen aan. Dit zorgt ervoor dat de loonkosten direct worden gejournaliseerd na accorderen.
Controleer ook of de correcte administratie is gekoppeld.
Lees hier meer.
Om de journaalpostintegratie naar Profit Financieel goed te laten verlopen moet je er voor zorgen dat de inrichting naadloos op elkaar aansluit.
De 'gaten' maak je zichtbaar door de Controle-analysegrootboek Payroll (Profit) te raadplegen.
Lees hier meer.
(optioneel)
Je kunt de loonkosten op verschillende manieren verbijzonderen. Bijvoorbeeld op afdeling, functie, kostenplaats en/of kostendrager.
Je kunt er voor kiezen specifieke looncomponenten te verbijzonderen. Dit kan variabel maar ook vast. Dit kan ingericht worden op de werkgever, maar ook afwijkend op de medewerker.
Je kunt grootboekrekeningnummers ook deels vervangen door een ander nummer.
Alle manieren van verbijzondering staan gebundeld op één inrichtingspagina.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekschema | Zowel in Payroll als in Financieel moeten de grootboekrekeningen uit de journaalstructuur aanwezig zijn. Vervang eventueel de huidige grootboekrekeningnummers, om een vliegende start te kunnen maken. De journaalstructuur en looncomponenten zijn namelijk gekoppeld aan dit grootboekschema. | Zorg dat er afstemming is met de financiële afdeling over de te gebruiken rekeningen. Zet eventueel de grootboekrekeningen geblokkeerd voor handmatige boekingen. |
2. Dagboek | Voor het doorboeken van de verloning is een dagboek nodig. | Zorg dat dit een apart dagboek is dat alleen voor de verloning wordt gebruikt. |
3. Journaalstructuur | Een journaalstructuur is aanwezig in de template. Door de grootboekrekeningen aan te passen naar je eigen rekeningschema, hoef je alleen de grootboekrekeningen aan te passen van de looncomponenten die niet correct gejournaliseerd worden. De nieuw aangemaakte looncomponenten voeg je hier aan toe.
Contoleer altijd je ingerichte journaalstructuur voor livegang aan de hand van het controleoverzicht in de journaalstructuur.
| Maak je gebruik van een andere cao? Dan kun je de huidige (bestaande) journaalstructuur doorkopiëren. Daarnaast kun je ook een nieuwe journaalstructuur importeren. Lees hier meer. |