Medewerkerdossier
Digitaal alles bij de hand.
Introductie
Het digitale dossier kun je per medewerker bijhouden. Het dossier kan bestaan uit brieven en notities, maar ook salarisstroken en jaaropgaven. Daarnaast zal het dossier ook gebruikt worden voor verzuim communicatie met het UWV. Ook de door de medewerker zelf aangebrachte wijzigingen in adres, rekeningnummer en familie worden in het dossier opgeslagen en via de betreffende workflow afgehandeld door personeelszaken. Deze zogenaamde muterende workflows kom je ook tegen voor roosterwijziging, salariswijziging, functiewijziging, overplaatsing en contractwijzigingen.
Voordelen:
- Toegankelijk voor de medewerker en de manager.
- Loonstroken en jaaropgaven zijn in AFAS pocket zichtbaar.
- Volledig digitaal.
Dossieritems raadplegen en vastleggen | Persoonsdocumenten |
Tip van de consultant
Zet bij het type dossier het vinkje vertrouwelijk aan, zodat niet iedereen toegang heeft tot deze gegevens.
AFAS pocket
- Loonstroken
InSite
- Mijn InSite
1. Autorisatie
Zorg ervoor dat er een medewerker de rol van personeelsadministratie heeft, zodat de mutaties van bankrekening, adres en familie worden goedgekeurd.
2. Loonstrook
Verstrek de loonstroken in het dossier van de medewerker. Hierdoor kan deze zelf de gegevens keer op keer opvragen.
3. Jaaropgave
Verstrek de jaaropgave in het dossier van de medewerker. Hierdoor kan deze zelf de gegevens keer op keer opvragen.
4. Digitaal dossier
(optioneel)
Binnen de template worden twee meest gebruikte type dossieritems meegeleverd, namelijk:
- Dossier - Arbeidsvoorwaarden
- Dossier - Personalia
Controleer de kenmerkcombinaties en voeg daar ontbrekende gegevens aan toe.
5. Verklaring omtrent gedrag
(optioneel)
Binnen jullie organisatie is het gebruikelijk dat alle medewerkers beschikken over een verklaring omtrent gedrag (VOG). Deze kun je bij het onboarden toevoegen.
6. Standaard inrichting
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
- Autorisatie gecontroleerd
- Rapportlay-out volledig
- Berichtsjabloon in orde
- Dashboard actief
- Workflow gecontroleerd
- Signalen gedeblokkeerd
- Proces in testomgeving doorlopen
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Medewerkers | Als je wilt werken met medewerkersdossiers, dan zul je in ieder geval de stamgegevens van de medewerkers moeten hebben. | Voer ze met de hand op of bij grote aantallen is een import beschikbaar. |
2. Type dossier | Naast de standaard meegeleverde dossieritems is het toevoegen van een nieuwe type ook mogelijk. | Voeg dit toe in samenwerking met de de CRM beheerder. Denk daarbij met name aan het vinkje vertrouwelijk! |
Ga je nu starten met een nieuwe omgeving?
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit-inrichting specifieke brancheonderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit-onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Bijvoorbeeld aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, InSite-inrichting, autorisatie en weergaven.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Arbeidsvoorwaarden | dossier | Alle uitgaande post t.b.v. arbeidsvoorwaarden |
Personalia | dossier | Alle documenten die je bij de sollicitatie of bij het onboarden digitaal wil vastleggen. |