Facturatie uit meerdere bronnen op één verzamelfactuur.
Factureert jouw organisatie uit meerdere modules en wil je deze combineren op één factuur, richt dan verzamelfacturatie in. Je gebruikt hierbij één factuurlay-out en berichtsjabloon waarop alle onderdelen gecombineerd worden. Denk bijvoorbeeld aan abonnementsregels, termijnen en nacalculatieregels op één factuur. Verzamelfacturatie is instelbaar per verkooprelatieprofiel en per onderdeel (bijvoorbeeld per abonnement, cursus, project) kan hiervan worden afgeweken.
Verzamelfacturatie kan uit alle bronnen, behalve uit Ordermanagement. Maak je gebruik van concept facturering dan kun je deze ook via de verzamelfacturatie maken.
Daarnaast heb je met de Factureringscockpit de mogelijkheid om over alle modules heen te factureren. Dit betekent dat je maar naar één plek hoeft om alles te gaan doen voor het factureren, in plaats van naar alle verschillende onderdelen toe te gaan. Daarmee kun je een stuk sneller en efficiënter werken en met een verzamelfactuur ontvangt de klant minder aparte facturen.
AFAS Open 2020 | Verzamelfactuur |
Facturatiecockpit |
Factureer je in de factureringscockpit, dan worden zowel de 'normale' te factureren regels als de te verzamelen regels klaargezet:
Bij het verzamelen van de facturen moeten de te verzamelen regels aan bepaalde voorwaarden voldoen. Ze moeten identiek zijn op o.a.: verkooprelatie, valuta, btw-plicht.
Voordat je kunt verzamelfactureren richt je eerst de facturatie van de betreffende modules (onderdelen) in.
Binnen het facturatieproces maak je gebruik van de contactpersoon. Deze contactpersoon gebruik je voor de t.a.v. op de factuur en bij het verstrekken van de factuur haalt Profit het e-mailadres van deze contactpersoon op.
In de verkooprelatie geef je een voorkeur contact op voor de verstrekking. Je kunt hier per type rapport, zo ook de verzamelfactuur eventueel op afwijken.
Lees hier meer.
Elke type factuur kent een eigen boekingslay-out, zo ook de verzamelfactuur. Alle facturen zijn het gevolg van een voorliggend proces zoals abonnement, termijnen, cursus, etc.
Het is niet mogelijk om handmatige verzamelfacturen aan te maken, zoals wel het geval is binnen het procesonderdeel waaruit je factureert.
Indien je extra instellingen wilt doen, dan kun je een eigen boekingslay-out aanmaken door de standaard meegeleverde lay-out te kopiëren.
Lees hier meer.
Elke type factuur kent zijn eigen rapportlay-out. De meegeleverde standaardlay-out is al opgemaakt met de gegevens van de administratie. Wil je toch een andere indeling, maak dan een nieuwe lay-out op basis van de standaard en pas deze aan.
Voor de factuurlay-out geldt dat je deze kunt kopiëren voor alle type facturen in Profit.
Maak je een nieuwe eigen lay-out, koppel deze lay-out dan ook in het betreffende verkooprelatieprofiel. Hoe Profit de lay-out bepaalt, lees je hier.
Lees hier meer.
Tip: je kunt de factuurlay-out van de verzamelfactuur ook gebruiken voor de cursusfactuur, projectfactuur, termijnfactuur en abonnementsfactuur. Je hebt in principe maar 1 factuurlay-out nodig die je voor alle facturen kunt gebruiken.
De factuur verstuur je natuurlijk digitaal.
Voor het versturen van het e-mailbericht richt je het berichtsjabloon in. In het berichtsjabloon leg je een standaardtekst vast.
Elke type factuur kent zijn eigen berichtsjabloon. Zo ook voor de verzamelfactuur.
Maak je een nieuw eigen berichtsjabloon koppel deze dan ook aan het betreffende verkooprelatieprofiel.
Lees hier meer.
Binnen het profiel stel je de factuurlay-out en het berichtsjabloon in waarmee deze wordt verzonden naar de verkooprelatie.
In het verkooprelatieprofiel geef je ook instellingen op voor het verzamelen van facturen.
De instellingen gelden voor alle onderdelen (cursussen, abonnementen, projecten etc.) van de betreffende verkooprelatie. Profit valt altijd terug op de instellingen in het standaard meegeleverde verkooprelatieprofiel *****.
Maak meerdere verkooprelatieprofielen aan als er verschillende combinaties en methoden voor het verzamelen op een verzamelfactuur nodig zijn voor bepaalde verkooprelaties.
Op onderdeel niveau (cursus, abonnement, project) kun je eventueel afwijken van de instellingen in het verkooprelatieprofiel en kun je de verzamelfactuur uitsluiten.
Lees hier meer.
De factuur verstuur je aan de verkooprelatie.
Aan een verkooprelatie koppel je optioneel een verkooprelatieprofiel. Als je een afwijkend verkooprelatieprofiel hebt voor het verzamelen op factuur, koppel je deze aan de verkooprelaties waar dit moet gelden.
In de eigenschappen van de verkooprelatie geef je de btw-plicht, de betaalvoorwaarde, betaalwijze, etc. op.
Verder stel je per verkooprelatie de verstrekkingswijze en voorkeur contactpersoon in. De voorkeur verstrekking staat op E-mail pdf + factuur als e-factuur, de zogeheten e-factuur.
Om de verzamelfacturen te journaliseren maak je een integratiesoort aan met de koppeling naar een dagboek. Gebruik hiervoor de integratiesoort Verzamelfactuur.
Indien gewenst kun je een apart dagboek aanmaken voor de verzamelfacturen.
Lees hier meer.
(checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Debiteuren | Als je niet voor elke debiteur de verzamelfactuur gaat gebruiken, zul je de debiteuren moeten muteren om het juiste verkooprelatieprofiel te koppelen. | Doe dit handmatig en beoordeel per debiteur of deze aangepast moet worden. |
2. Verkooprelatieprofiel | Als je bij de debiteur wilt kiezen tussen verzamelfacturen of niet-verzamelfacturen, dan moet je een extra profiel inrichten. | Voer deze handmatig toe. |
3. Profiel | Maak je gebruik van het opvoeren van de debiteuren via InSite, dan kun je meerdere profielen maken, waarbij met en zonder verzamelen als standaard wordt meegenomen bij het aanmaken van de debiteur. | Maak deze handmatig aan. |