Eenmalige inrichting om facturen te genereren, te verstrekken en te journaliseren.
Voordat je kunt factureren heb je een aantal instellingen en eenmalige inrichting nodig. Deze inrichting doe je in Profit.
Voor je kunt factureren richt je de betaalwijzen en betaalvoorwaarden in. Onder itembeheer valt de inrichting van de stamgegevens van artikelen, uren en kosten (items). Deze gebruik je in de factuurregels. Ook richt je de bijbehorende artikel-en-integratiegroepen in voor de journalisering van de facturen. Om te kunnen journaliseren, maak je per administratie een integratiesoort aan.
Facturen sla je op in het dossier van de verkooprelatie, het abonnement, cursus en/of project. Autorisatie is mogelijk voor dit dossier. Standaard mag iedere medewerker facturen inzien, mits deze rechten heeft op het dossier van de verkooprelatie. Vanuit de 'best practice' is het wenselijk dat een medewerker bij contact met een verkooprelatie het gehele dossier kent en inzichtelijk heeft.
Factureer je in vreemde valuta of factureer je voor meerdere verkooprelaties aan de bovenliggende holding of wil je factureren inclusief btw of een betaallink volg dan de optionele inrichting.
Betalingen |
Digitale verstrekking |
Voordat je direct aan de slag gaat met de inrichting is het goed dat je nadenkt over onderstaande vragen. Dit zijn bepalende keuzes voor de inrichting van het proces. Ga je dit samen oppakken met bijvoorbeeld een AFAS-consultant, zorg dan dat je deze vragen goed hebt voorbereid voordat de consultant op de stoep staat.
De facturatie is het gevolg van een proces. Richt onderdelen zo in dat je op factuurniveau geen aanpassingen meer hoeft doen, zodat het facturatieproces echt een druk op de knop is. Hanteer zo min mogelijk verschillende betaalvoorwaarden en betaalwijzen. Dit maakt uiteindelijk je debiteurenbeheer ook gemakkelijker.
Door op een zo hoog mogelijk niveau prijs- en kortingsafspraken vast te leggen, heb je hier weinig onderhoud op nodig. Werk met de basisprijslijst.
De inrichting van de facturatie geldt voor alle modules. Factureer je vanuit meerdere modules zorg dan dat je een goede ketentest doet. Klopt vanuit elke stap de facturatie en klopt journalisering qua omzetrekeningen?
Maak je de factuur op rekening, of contante verkoop.
Gebruik je contant dan wordt het factuurtotaal geboekt in het dagboek kas in plaats van op de debiteur.
Zo kun je pin of creditcard ook naar andere grootboekrekeningen laten boeken bij het journaliseren.
Lees hier meer.
Een periodetabel bevat alle jaren en perioden waarin je mutaties wilt gaan vastleggen. Deze perioden kunnen bijvoorbeeld maanden, kwartalen of weken zijn. Per module stel je een periodetabel in.
Als je een factuur wilt vastleggen dan moet je hierbij altijd een datum invullen. Deze datum moet voorkomen in de van toepassing zijnde periodetabel. Is dit niet het geval? Dan breid je de periodetabel uit met de betreffende periode.
Lees hier meer.
Een periodetabel bevat alle jaren en perioden waarin je mutaties wilt gaan vastleggen. Deze perioden kunnen bijvoorbeeld maanden, kwartalen of weken zijn. Per module stel je een periodetabel in.
Als je een factuur wilt vastleggen dan moet je hierbij altijd een datum invullen. Deze datum moet voorkomen in de van toepassing zijnde periodetabel. Is dit niet het geval? Dan breid je de periodetabel uit met de betreffende periode.
Lees hier meer.
Om te kunnen factureren richt je eerst de btw-instellingen in.
Bij de facturatie wordt de btw-code bepaald aan de hand van de btw-plicht van de factuur en de btw-tariefgroep van het gekozen item op de factuurregel.
Lees hier meer over het bepalen van de btw-code en het instellen van de btw-tariefgroep per item.
Een factuur bestaat uit factuurregels. In een factuurregel wordt altijd geboekt op een item. Vanuit het proces (order, pakbon, nacalculatie, cursusevenement, abonnement etc.) boek je kosten, uren (werksoort) en/of artikelen.
Items zijn gekoppeld aan artikel-en-integratiegroepen. In deze groepen leg je de omzetrekening vast. Op basis van deze groepen journaliseer je de omzet in Profit Financieel.
Elke regel op de factuur kent een prijs en eventueel een korting die samen het regelbedrag vormen.
Alle verstrekkingsrapporten uit Profit worden opgeslagen via het standaard meegeleverde type dossieritem 'document (Profit)'. Ook facturen worden in het dossier van de verkooprelatie opgeslagen.
Om facturen in het dossier te bekijken, heb je rechten nodig op dit type dossier.
Om te kunnen factureren en de omzetboekingen te journaliseren naar financieel richt je de integratiesoort in. Per type factuur per administratie maak je een integratiesoort aan.
Geef bij de integratiesoort aan in welk dagboek de facturen geboekt moeten worden. Ook geef je hier eventuele kortingsinstellingen op.
Lees hier meer.
Na het factureren vanuit abonnementen, cursussen of ordermanagement, boek je de facturen door naar de financiële administratie.
Het journaliseren van deze verkoopfacturen gebeurt op basis van de ingerichte en geselecteerde integratiesoort(en).
Je kunt hiervoor ook een geplande taak opnemen.
Na het factureren vanuit de projectadministratie, boek je de facturen door naar de financiële administratie.
Het journaliseren van deze facturen gebeurt op basis van de ingerichte en geselecteerde integratiesoort(en).
Je kunt hiervoor ook een geplande taak opnemen.
Facturen kun je massaal of per factuur verstrekken via de output-wizard.
Deze wizard kijkt naar de voorkeursinstellingen van de verkooprelatie en het verkooprelatieprofiel. Je kunt in deze wizard ook afwijken en bijvoorbeeld een afwijkende lay-out instellen.
Via de output-wizard sla je de facturen op in het verkooprelatiedossier.
Lees hier meer over het verstrekken van facturen.
Voor de Btw- en betaalinstellingen is het mogelijk om te kiezen tussen de instellingen van de oorspronkelijke debiteur of de instellingen van de debiteur die bij factureren aan genoemd staat, dat stel je in bij het verkooprelatieprofiel.
Op omgevings- en administratieniveau geef je instellingen mee voor de afzender en de bankrekening van de e-factuur.
(Checklist)
Controleer de standaard meegeleverde basisinrichting aan de hand van onderstaande rubrieken.
In het facturatieproces kun je optionele inrichting doen indien dit van toepassing is voor jouw organisatie.
Factureer je in vreemde valuta, factureer je aan de holding in plaats van de vestiging (factureren aan) en/of factureer je met prijzen inclusief btw, volg dan de onderstaande inrichtingsblokken.
Met de integratie van een Payment Service Provider (PSP) is het mogelijk om betaallinkjes mee te sturen met alle facturen of aanmaningen vanuit Profit.
Hiermee kan je verkooprelatie deze direct online betalen en heb je real time inzicht in de status van een factuur en betaallink. Zodra deze voldaan is wordt de status van de factuur geüpdatet dat deze betaald is en kan bijvoorbeeld de vooruitbetaalde order geleverd gaan worden. Ook zorgt deze integratie ook voor een automatische aflettering van alle betalingen die via een betaallink voldaan worden.
Hiervoor heb je een account bij een payment provider nodig en koppel je deze aan Profit. Ook stel je het berichtsjabloon met betaallink in, bij het verkooprelatieprofiel voor de betreffende verkooprelaties.
Het is mogelijk om in het facturatieproces te factureren in vreemde valuta. In Profit financieel zal in de journaalpost zowel in vreemde valuta als de basisvaluta geboekt worden. Dit tegen de ingegeven (dag)koers.
Standaard bepaalt Profit de valuta aan de hand van de verkooprelatie of de opgegeven valuta in het project. Per module kun je afwijken. Zo kun je in Ordermanagement in het orderproces afwijken.
De factuur verstuur je standaard aan de verkooprelatie waar je zaken meedoet. Je kunt echter ook de factuur versturen aan een andere verkooprelatie dan de verkooprelatie waaraan geleverd is. Bijvoorbeeld een organisatie met meerdere vestigingen waarbij de factuur naar het hoofdkantoor wordt verstuurd.
Hiervoor gebruik je de factureren aan instellingen. Instellingen kun je ingeven in de verkooprelatie, het verkooprelatieprofiel of de betreffende boekingslay-out van het procesonderdeel waarin je aan het werk bent.
Lees hier meer.
Let op!
Test dit onderdeel goed in elke module waar je dit wilt toepassen.
(Activering)
In Profit wordt standaard gefactureerd met prijzen exclusief btw.
Je kunt ook werken met prijzen inclusief btw. Hiervoor zet je de activering 'Prijzen inclusief btw' aan in de eigenschappen van de omgeving.
Hierna kun je bij de verkooprelatie aangeven dat de prijzen inclusief btw zijn. Ook zijn er aparte prijslijsten voor prijzen inclusief btw. Standaard krijg je na activering één basisprijslijst.
Lees hier meer.
Let op!
Als je beschikt over de accountancy-licentie voor Uren/Declaraties dan kun je geen gebruik maken deze functionaliteit.
Wat
| Beschrijving
| Advies
|
|---|---|---|
1. Grootboekrekeningen | Voor de journalisering van de omzet en de goederen transacties heb je grootboekrekeningen nodig. Vaak per artikelgroep een eigen rekening voor de omzet en de kostprijs. De overige rekeningen voor alle artikelgroepen slechts één rekening. | Overleg dit met de financiële administratie en maak de rekeningen aan of importeer deze. |
2. Artikel- /integratie-groepen | Artikelgroepen koppel je aan artikelen. Integratiegroepen koppel je aan werksoorten en kostensoorten. Beide groeperingen gebruik je voor de integratie naar financieel. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
3. Items | Je factureert items (artikelen, werksoorten en/of kostensoorten) | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
4.Prijzen/kortingen | Voor de facturatie heb je prijzen nodig. Voer de reeds afgesproken prijzen en eventuele kortingen op. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
5. Betaalvoorwaarden | Converteer de betaalvoorwaarden die gebruikt worden in je facturatieproces. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
6. Vreemde valuta | Voer de benodigde valuta's en bijbehorende koersen op. | Voer deze handmatig in of bij grote aantallen is er een import beschikbaar. |
Als je vandaag gaat starten met een nieuwe omgeving die door ons wordt aangemaakt dan werk je met een template omgeving. Dit is een omgeving die naast de Profit inrichting specifieke branche onderdelen mee heeft gekregen. In deze omgeving hebben we bovenop de standaard Profit onderdelen alvast inrichting voor je gedaan. Daarbij moet je denken aan aanvullende type dossier/workflows, declaratieprofielen, signalen, Insite inrichting, autorisatie, en weergaves.
Wat
| Type
| Beschrijving
|
Periodetabellen | Algemene inrichting | Voor alle modules wordt een periodetabel uitgeleverd. Standaard wordt de periodetabel maand uitgeleverd. In projecten wordt ook een week tabel uitgeleverd. |
Btw inrichting | Data | Standaard worden alle btw-codes meegeleverd voor de algemene btw voor een administratie in Nederland, België en/of Caribbean meegeleverd. |
Integratiesoorten | Algemene inrichting | Voor elke facturatiemethode per module zijn voor 10 administraties de integratiesoorten, bijbehorende dagboeken en factuurtellers ingericht. |
Artikelgroepen | Data | Er worden standaard artikelgroepen met daaraan gekoppelde grootboekrekeningen meegeleverd. |
Integratiegroepen | Data | Er worden standaard integratiegroepen meegeleverd voor declaraties, directe uren/kosten, faalkosten, verlof/verzuim etc. |
Betaalwijze/ betaalvoorwaarde | Algemene inrichting | Verschillende betaalwijzen en betaalvoorwaarde zijn meegeleverd |