Met workflows kun je de dagelijkse processen standaardiseren en feilloos en efficiënt uitvoeren.
Je gebruikt workflows om processen te automatiseren en papiergebruik te verminderen. Naast het gebruik van de standaard meegeleverde workflows kun je ze ook zelf bouwen. Hierdoor kun je de workflow helemaal afstemmen op de organisatie.
Of het nu gaat om het verwerken van een informatieaanvraag, een orderopdracht van een klant of het aanvragen van verlof, het zijn allemaal processen die je kunt automatiseren. Zelfs het sturen van een bloemetje aan een jarige medewerker is een 'proces'. Doordat je de processen automatiseert is de kans op fouten kleiner, voorkom je volle e-mailboxen en zwerven er geen takenlijstjes door de organisatie.
Op zoek naar inspiratie? Kijk dan eens op deze themapagina.
Voordelen:
Automatiseer interne processen zoveel mogelijk met workflows. Zo borg je processen en gaan er geen e-mails rond met alle risico's van dien (zoals e-mails die blijven hangen als iemand op vakantie is).
Via de workflow heb je ook achteraf inzicht in alle acties en gekoppelde documenten.
Je kunt in de workflow condities gebruiken. Via een conditie leg je bijvoorbeeld vast dat een bepaald veld gevuld moet zijn voordat een actie uitgevoerd wordt.
Elke workflow bevat een of meer taken. Via de sturing bepaal je per taak dat bij de juiste gebruiker(s) terechtkomt, de bestemming. Hieronder zie je de mogelijkheden:
Je kunt bij een workflow controles toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld controleren dat een veld gevuld moet zijn (verplicht) maar je kunt ook inhoudelijke controles toevoegen op basis van condities. Je kunt aan (deze) velden ook een waarde toekennen. Hierdoor kun je velden beïnvloeden die je tijdens de workflow vult.