6 draagvlakstrategieën voor jouw veranderproject

Een goede draagvlakstrategie draagt bij aan het slagen van jouw project

Als AFAS beheerder werk je altijd aan projecten die het werk van jouw collega’s veranderen. Projecten die voor jouw organisatie meer efficiëntie opleveren, de foutgevoeligheid verlagen of de administratieve last doen afnemen. Als je aan andermans werkt komt, ontstaat er vaak ook weerstand. De meeste mensen vinden verandering namelijk lastig.

Vaak genoeg komt het voor dat binnen een organisatie het beeld leeft dat het gewenste eindresultaat alleen door middel van ‘overtuigen’ en ‘afdwingen’ bereikt kan worden. Dit zijn dan ook populaire strategieën die kunnen werken in een meer hiërarchische organisatie. Er zijn echter genoeg andere manieren mogelijk om het project succesvol te laten zijn, die vaak beter passen bij jouw persoon en positie in de organisatie.

De genoemde strategieën zijn eigenlijk niets meer dan een vooraf bepaalde combinatie van activiteiten en communicatie om je doelen te bereiken. In de praktijk pas je onbewust al gedeeltes van strategieën toe. Dit artikel gaat dan ook om de bewustwording over de verschillen en wat de voor en –nadelen zijn. Zo ben jij op elke situatie goed voorbereid!

Informeren

1. Informeren & kennis delen

Deze draagvlakstrategie kan goed toegepast worden als er nog niet veel informatie bekend is en het probleem nog niet helder is. In deze fase gaat het over het ‘wat’ en ‘waarom’. Door het betrekken van veel personen is het mogelijk om iedereen ‘aan boord’ te krijgen; ook verderop in het proces. Er is zelfs kans dat uit onverwachte hoek ‘eigenaarschap’ wordt opgeëist, wat goed is voor de kans van slagen. Nadeel van deze strategie is wel dat je een grote ‘accu’ nodig hebt, door het groot aantal betrokkenen. Pas deze strategie dus alleen vroeg in het proces toe. Blijf echter altijd informeren gedurende het project, zodat mensen zich ook betrokken blijven voelen.

Participeren

2. Participatie

Deze draagvlakstrategie pas je toe als er weinig informatie is en je op zoek bent naar een goede relatie met de betrokkenen. Als initiator van de verandering vraag je om een inhoudelijke inbreng waardoor de betrokkenen zich serieus genomen voelen. Dit is vooral een voordeel als er ‘baasjes’ betrokken zijn. Bovendien verbeter je de kwaliteit omdat de betrokkenen misschien wel kennis en vaardigheden hebben die jij minder bezit. Nadeel is dat deze optie veel tijd kost en tot een middelmatige oplossing kan leiden door het ‘polderen’.

Helpen en ondersteunen

3. Helpen & ondersteunen

Deze draagvlakstrategie is goed toe te passen als er aanpassingsproblemen zijn of je deze verwacht. Je neemt taken uit handen van de betrokkenen en regelt dingen voor ze, waardoor je beren op de weg zoals ‘geen tijd’ voorkomt. Ook het aanleren van nieuwe kennis en vaardigheden door opleiding, coaching en inzet van rolmodellen zijn onderdeel van deze strategie. Hierdoor worden de betrokkenen realistischer en hebben ze hun aandacht nodig om zich de verandering eigen te maken. Nadeel van deze optie is dat deze veel tijd kost, waarbij jij de ’accu’ bent die het project van energie blijft voorzien.

Onderhandelen

4. Onderhandelen

Als je aan het werk van mensen komt, kunnen zij dit als een ‘verlies’ zien. Bijvoorbeeld doordat ze zelf meer moeten bijhouden in onze software om de foutkans en administratieve last in de rest van de organisatie te beperken. De draagvlakstrategie onderhandelen pas je dan ook toe op het moment dat je verwacht dat niet iedereen positief is over de veranderingen. Je bent bereid om compromissen te sluiten die voor alle partijen aanvaardbaar zijn. Deze strategie heeft een relatief korte doorlooptijd en je kunt gemakkelijk resultaten bereiken. Nadeel is dat je grip op het resultaat kunt verliezen door te veel water bij de wijn te doen. Indien je deze strategie goed toepast zullen mensen graag willen participeren in toekomstige projecten omdat zij zich maximaal gehoord voelen. 

Overtuigen

5. Overtuigen

Deze draagvlakstrategie pas je toe als de keuze al gemaakt is, maar de bijbehorende acties nog niet zijn doorgevoerd. Dit kan voorkomen als ‘er niets anders opzit’, of een gewenste oplossing niet haalbaar is. In dat geval is overtuigen een goede strategie. Je doet hierbij beroep op het gezond verstand van mensen en beargumenteert de voordelen van de verandering. Door de pressie die je uitvoert is deze strategie snel en goedkoop. Nadeel kan zijn dat er in de toekomst probleem ontstaan door het lagere draagvlak.

Afdwingen

6. Afdwingen

Deze optie wordt vaak toegepast, en in onze ervaring vaker dan noodzakelijk. De beste inzet van deze draagvlakstrategie is bij een vastliggende keuze waarbij haast geboden is in de uitvoering. In de context van een AFAS project kan dit bijvoorbeeld zijn als de beslissing laat gemaakt is en er een harde deadline is  zodat de organisatie met onze software kan werken. Bij deze strategie maak je gebruik van hiërarchie. Het mag vanzelf spreken dat je hiermee niet de meeste vrienden maakt en dat ook op toekomstige projecten mensen hun vraagtekens zullen stellen. Met deze optie wordt wel snel weerstand overwonnen en kan er onder tijdsdruk gewerkt worden. Dit werkt het beste als iemand met aanzien in de organisatie de verandering initieert. Nadeel van deze optie is dat in de toekomst problemen kunnen ontstaan door het lage draagvlak en hierdoor de beheersbaarheid afneemt. 

Alle strategieën op een rijtje

Strategie

Wanneer

Voordelen

Nadelen

Informeren & kennis delen

- Bij gebrek aan info en businesscase

- Mensen voelen zich eigenaar / betrokken

Kost veel tijd - vroeg beginnen

Laten participeren

- Gebrek aan info

- 'Baasjes'

- Participatie leidt tot commitment

- Meer relevante info

- Kost veel tijd ->  kan tot een matige oplossing leiden ('polderen')

Helpen & ondersteunen

- Bij aanpassingsproblemen  

- Vergroot realiteitszin

- Men is maximaal gehoord

- Grote 'accu' nodig

Onderhandelen

- Wanneer er 'verliezers' zijn

- Snel & gemakkelijk

- Je kan grip verliezen en 'polderen'

Overtuigen

- Wanneer de keuze al gemaakt is

- Snel & goedkoop (pressie)

- Top oplossing die niemand gebruikt

Afdwingen

- Bij haast

- Snel en weerstand overwin je hiërarchisch

- Beheersbaarheid & lange termijn relatie


Meer tekst en uitleg? Check de video van de Dag van de AFAS Beheerder!