Het gemak begint met het gebruik van de medewerkersportal: InSite. De software van AFAS biedt jou ruime mogelijkheden om workflows op deze portal in te richten. Zo kunnen collega’s heel veel administratie zelf doen met slimme Self Service-opties. Op die manier zijn veel werkzaamheden af te vangen en te structureren, en kun je je 100% concentreren op de zaken waar jouw kennis en ervaring echt meerwaarde oplevert. Wij zien in ieder geval zes dingen waarmee jouw werk veel makkelijker wordt.
Als beheerder van AFAS hoef je echt niet alles zelf te doen. Je collega’s kunnen een groot deel van de administratieve taken zelf uitvoeren. Dat scheelt tijd terwijl de informatie toch correct en actueel is. Een goed voorbeeld is Employee Self Service (ESS). Collega’s kunnen dan een deel van hun eigen gegevens bijhouden en raadplegen, eventueel zelfs in dashboards. Of bijvoorbeeld een verlofaanvraag doen. Daar ben jij niet voor nodig.
In AFAS zijn processen eenvoudig te automatiseren en te monitoren. Met deze workflows creëer je het overzicht om snel goed gefundeerde beslissingen te nemen. Dit geldt zeker als je alle workflows in één statustabel laat binnen komen. Dan zie je in een oogopslag waar je prioriteiten liggen. Je kunt nog een stap verder gaan met conditionele workflows. Deze processen maken slim gebruik van de beschikbare gegevens en helpen je met proactieve beslissingen. Zo bespaar je nog meer tijd.
Een snelle vraag tussendoor of een e-mail van een collega. Het zijn vaak de kleine dingen die je werkdag ontregelen. Dit is snel op te lossen door een workflow ‘Vraag het de AFAS beheerder’ in te richten. Alle vragen komen dan via InSite automatisch binnen als een nieuwe taak. Dit heeft een aantal voordelen:
Allereerst heb je dan geen overvolle inbox meer. Ten tweede zie je in het overzicht snel of er actie nodig is, bepaal je wanneer je het oppakt en kun je eenvoudig een terugkoppeling geven. Als laatste – en dat is niet onbelangrijk natuurlijk – is deze workflow erg handig voor jouw zichtbaarheid in de organisatie en borging van de vragen die binnenkomen. Al enige tijd is de workflow 'Vraag het de AFAS Beheerder' ook een standaard onderdeel van de template.
Wij hebben een workflow ingericht zodat jij ons makkelijk kunt bereiken. Met de workflow Themasuggestie Succesbeheer kun jij thema's insturen waar wij mee aan de slag moeten. Heb je een eigen best practice om te delen met anderen? Stuur deze dan ook zeker in.
Collega’s zijn prima in staat om bepaalde documenten in InSite of OutSite zelf aan te maken en te wijzigen. Met een duidelijk sjabloon kan er niets misgaan. Door hier vooraf goed over na te denken, bouw je samen documentsjablonen voor de gehele organisatie. Dat is makkelijk voor jou en voor je collega’s. En als er toch een autorisatie nodig is, is dat ook snel in te regelen, dit kan namelijk op het sjabloon zelf.
In de software van AFAS kun je collega’s eigen verantwoordelijkheden geven. Met de juiste autorisatie passen ze bijvoorbeeld analyses zelfstandig aan. Of je geeft ze de rechten om zelf de definities van rapporten te wijzigen. Delegeren van verantwoordelijkheden is eenvoudig te regelen, zonder dat je de controle verliest.
Management by exception is ontzettend effectief. Je besteedt namelijk alleen aandacht aan zaken die er echt toe doen. Inzet van signalen voor bepaalde situaties zorgt dat je continu op de hoogte bent van de actuele stand van zaken. Bij afwijkingen weet je meteen wat er aan de hand is en of je hier prioriteit aan wilt geven. In Profit kun je signalen baseren op de waarde van een veld of op datum. Extra voordeel is dat je een signaal via InSite toegankelijk kunt maken voor een collega of per e-mail laat versturen. Je kunt signalen bijvoorbeeld inzetten voor je debiteurenbeheer, maar ook voor verjaardagen van collega's.
We hopen dat je wat aan deze tips hebt en ze slim kunt gebruiken. Als het goed is kun je hiermee veel tijd besparen en kom je als AFAS beheerder eindelijk toe aan innovatie. Veel succes!