ContactCare werkt al meer dan tien jaar met AFAS, maar het beheer en optimalisatie liet het bedrijf vooral over aan externen. Jeroen, zegt hierover: “We gebruikten de verschillende onderdelen eigenlijk als losse systemen voor CRM, HRM, Financieel, cursusmanagement, abonnementenbeheer etc. Een paar jaar geleden hebben we besloten de legacy op te ruimen en de inrichting te optimaliseren zodat de software onze organisatie beter kan ondersteunen. AFAS is nu echt de backbone van onze organisatie.”
Toen duidelijk was dat Jeroen verantwoordelijk werd voor het beheer, ontdekte hij het Succesbeheer Traineeship. “De brede insteek sprak me meteen aan. Ik had wel cursussen gevolgd, maar die zijn meer gericht op een specifiek onderdeel. Extra voordeel van het Traineeship is dat ik de kans kreeg om iedereen bij AFAS alles te vragen. Je wordt gezien als AFAS-medewerker en hebt toegang tot alle resources.”
Als case wilde Jeroen een incidentenregister inrichten. “Dit is best een uitgebreid onderwerp. Als de deur van ons bedrijfsverzamelpand niet op slot is, is dat een veiligheidsincident. Maar dat geldt ook als iemand zijn computer niet gelockt heeft als hij even weg is. We hadden op zich wel een registratiesysteem, maar dat was op basis van een Excelsheet. Als er een melding via mail of telefoon binnenkwam, werd die met de hand in ingevoerd. Pas daarna werd eventuele vervolgactie ondernomen.”
Dit moest slimmer kunnen vond Jeroen. “Het principe van een register is in mijn ogen heel eenvoudig en prima te automatiseren met AFAS. Een melding van een beveiligingsincident is aan de hand van een aantal kenmerken eenvoudig, en automatisch te kwalificeren als incident, datalek of acceptabel risico. Toen ik mijn case eenmaal bedacht had, kreeg ik van AFAS wel het advies om het niet te complex te maken.”
Zijn case bleek een ideaal vertrekpunt om kennis te maken met heel veel aspecten van Profit. “Bij de inrichting van het register kwamen heel veel dingen samen. Zo kon ik bijvoorbeeld kennismaken met alle ins & outs van workflows. Maar ook de autorisatie kwam aan bod. Ik ben echt diep het systeem ingedoken. Daar heb ik momenteel heel veel profijt van als AFAS Beheerder. Hoewel ik in aanvang een vrij complexe case had, ben ik daardoor ook echt uitgedaagd. Bovendien heb ik ook optimaal geprofiteerd van alle kennis en ervaring die bij AFAS beschikbaar is. ”
Het incidentenregister dat Jeroen heeft ingericht functioneert goed. “Het is wel al verder geoptimaliseerd. In overleg met onze nieuwe security officer is het systeem nu volledig afgestemd op onze realiteit. Iedereen kan eenvoudig incidenten insturen via InSite of de Pocket App. Ook de melding van klantgerelateerde incidenten is afgedekt. Klanten melden deze via OutSite. Alle meldingen worden vervolgens automatisch geregistreerd en geclassificeerd. En als er actie nodig is, wordt hiervoor automatisch een workflow geactiveerd. Op die manier is de registratie eenvoudiger en betrouwbaarder. Precies waarvoor we AFAS binnen onze organisatie willen benutten. En door het Succesbeheer Traineeship kan ik deze optimalisaties nu zelfstandig doen.”
Voor nieuwe deelnemers van het Succesbeheer Traineeship heeft Jeroen nog een aantal praktische tips. “Het is voor mij vrij makkelijk: ga het gewoon doen. Neem de tijd om een goede case te bedenken, waarmee je de verschillende kanten van de software kunt ervaren. Dat is in mijn ogen lastiger te realiseren met losse cursussen. Tot slot adviseer ik om de kracht van je groep te benutten. In mijn groep hadden we hetzelfde kennisniveau en vergelijkbare uitdagingen. Hierdoor kun je eenvoudig met elkaar communiceren en het is super dat je elkaar kunt helpen.”
In 8 of 12 weken verdiep jij je aan de hand van een zelf meegebrachte case in de software en cultuur van AFAS. We willen je helpen de allerbeste beheerder te worden: een Succesbeheerder!