Eerst een korte introductie: “Ik ben een ervaren functioneel beheerder die actief was in diverse sectoren. In 2009 maakte ik bij een groothandel kennis met AFAS. De software was me dus bekend toen ik in 2019 bij Pro Persona startte. Toch heb ik flink geïnvesteerd in kennis. Naast verschillende cursussen stond zelfontplooiing hierbij centraal. Met 20 jaar ervaring als procesbeheerder had ik AFAS en mijn rol snel onder de knie. Ook het Succesbeheer Traineeship gaf me een duw in de goede richting. Binnen ons team van vier functioneel beheerders richt ik me op ERP en specifiek nog op HRM en verzuim.”
Pro Persona is best een grote organisatie met circa 3.500 medewerkers en 200 externen die samen zo’n 27.000 patiënten ondersteunen. We werken vanuit meerdere locaties en gebouwen. Hierdoor is het vastleggen van meerjarige investeringen, bijvoorbeeld voor de verduurzaming van een pand of eenmalige investeringen best complex. In het eerste geval bestrijkt de investering meerdere boekjaren en voor exploitatieprojecten geldt juist één boekjaar. Soms zijn bij deze projecten ook subsidies betrokken. Al deze administratie vroeg veel handmatige handelingen en heen en weer geschuif van Excelbestanden tussen afdelingen. Dit kost tijd, is lastig en het overzicht, voor individuele investeringen en het totaalplaatje, ontbrak.
De behoefte om de Projectenmodule in te zetten om de investeringen en exploitatie, en de subsidiestroom administratief goed vast te leggen, kwam vanuit het management. Daar ben ik vervolgens mee aan de slag gegaan. Het helpt enorm dat ik de processen in de organisatie goed doorgrond. Bovendien heb ik veel ervaring met procesbeheer. De combinatie met een duidelijk beeld van wat er in AFAS kan, zorgde dat ik vanuit een helder plan kon starten. Natuurlijk ben ik hierover in gesprek gegaan met collega’s van verschillende afdelingen om alle processtappen en hun behoeften helder in kaart te brengen en op elkaar af te stemmen.
Het initiatief kwam van het management, dus die steun was er. Het was wel de uitdaging alle andere betrokkenen mee te nemen. Mijn vertrekpunt was het optuigen van een beheerorganisatie met proceseigenaren en key-users van de betrokken afdelingen, zoals finance, huisvesting en inkoop. Daarnaast heb ik een informatieanalist en de functioneel beheerder betrokken. Communicatie en training van de key-users speelde een sleutelrol. Zij moeten er uiteindelijk prettig mee kunnen werken en ook anderen helpen en motiveren. Dat geldt nog steeds nu alles draait. Er is bijvoorbeeld nog een keer per maand overleg om te kijken waar optimalisatiekansen liggen. Bovendien draagt dit overleg ook bij aan een betere betrokkenheid.
Het complete proces rondom Investerings- en Exploitatieprojecten en Subsidies is nu geautomatiseerd met de Projectenmodule. De verschillende rollen, bijvoorbeeld projecteigenaar, manager en financiële administratie zijn vastgelegd en duidelijk. Dat geldt ook voor alle stappen die ze moeten uitvoeren. Alles is gebaseerd op workflows. Er wordt een investerings-, exploitatie- of subsidieproject aangemaakt, inclusief de teamleden. Vanaf dat moment wordt alle relevante informatie wordt goed en centraal vastgelegd. Afhankelijk van de aard van het project gebeurt het boeken van ontvangsten en uitgaven op de juiste projecten.
Het is niet langer nodig zelf informatie te versturen of over te typen. Je boekt direct op een project. Naast de zekerheid dat iedereen doet wat hij of zij moet doen, is er altijd een real-time overzicht van de status. Ook is het bijvoorbeeld eenvoudiger om een voorcalculatie of nacalculatie te maken. Bij deze investeringen kan het kan gaan om grote bedragen, waardoor het extra belangrijk is dat alles correct en transparant wordt vastgelegd. Dit geeft de directie het overzicht en de concrete cijfers om de juiste investeringsbeslissingen te nemen.
ijn volgende uitdaging ligt op een ander vlak. Naast de vaste medewerkers werken er ongeveer 200 zzp’ers bij Pro Persona. Voor dit Personeel Niet In Loondienst willen we een PNIL-portal opzetten. Om te kunnen werken moeten zij verplicht informatie aanleveren. Dat gaat dan bijvoorbeeld om een VOG, KvK-nummer of BIG-registratie. Nu gebeurt dat nog grotendeels via mail. Een centrale portal om alles aan te leveren, is dan veel makkelijker voor de zzp’ers en voor de HR-afdeling. PNIL’ers kunnen documenten uploaden en wij leggen alles dan centraal vast. Het is ook heel praktisch dat we signalen en checks aan de workflows kunnen toevoegen. Bijvoorbeeld als een document verloopt.
Een ander project dat ik aan het voorbereiden ben, is het vrijwilligersportaal. Binnen Pro Persona zijn bijna 300 vrijwilligers actief. Zij declareren nu nog met bonnetjes die de coördinator dan in Excel vastlegt. Vervolgens moet alles dan nog een keer in de administratie verwerkt worden voordat de uitbetaling volgt. Ik ben momenteel aan het inventariseren hoe we dit proces slim kunnen automatiseren en in AFAS borgen. Bijvoorbeeld door vrijwilligers via OutSite hun onkosten en kilometers in te laten dienen. De coördinator kan deze dan in InSite via een workflow accorderen en laten uitbetalen.
In onze campagne 'Succes begint met AFAS' laat Jonas werk verdampen door te automatiseren. Hij helpt zo zijn collega's fijner werken. Ruben van Leeuwen volgde het Succesbeheer Traineeship én is de Jonas van zijn organisatie. In dit artikel vertelt hij hoe hij de Projectenmodule heeft ingezet.